Wij DDi-ers geloven erin dat jouw bedrijf optimaal wil communiceren met je klanten. Door de huidige 24/7 internet economie zijn klanten meer eisend geworden. Op alle mogelijke manieren nemen ze o.a. schriftelijk contact met je bedrijf op. Via e-mail, post, social media, fax, etc. Informatie komt tegenwoordig overal je organisatie binnen. Mailboxen, de cloud, mappen op de server, postbakjes, et cetera. Voordat het bericht kan worden behandeld, is deze vaak al door vele handen gegaan. Je organisatie is vaak drukker met het bericht dan met de inhoud. Tot ergernis van de klant.

Contact

DDi – Information Automation Engineers

Binnenweg 18
2132 CT Hoofddorp
e-mail: info@ddi.nl
website: http://www.ddi.nl
telefoon: +31 (0)88-567 2000

Profiel

Capture all formats including paper, PDF, email, XML in one seamless process

“In deze 24-uurs economie is het aantal mogelijkheden en momenten om als klant te communiceren fors toegenomen. Veel van deze communicatie vindt nog steeds schriftelijk plaats. Via de email, social media, web portalen, traditionele post, et cetera. Nagenoeg ieder bericht van je klant is een opdracht aan je organisatie om wat te doen. Door de verscheidenheid komen deze ”berichten” op verschillende plekken in verschillende vorm je organisatie binnen. Waar en hoe ze binnenkomen is niet direct voorspelbaar. Waar het over gaat is niet direct duidelijk. Wie er wat mee moet vaak al helemaal niet. Voordat het bericht bij de juiste behandelaar(s) ligt is deze al door vele handen gegaan en misschien wel geprint, gekopieerd en/of opnieuw gescand. Met als gevolg dat te veel mensen met het “document” bezig zijn i.p.v. met de inhoud. Status onderhanden werk is niet duidelijk. Afdelingen/mensen roepen dat ze het te druk hebben. De klant moet te lang wachten op reactie (klant gaat misschien klagen dus nog meer werk). Tegelijkertijd leven we in een tijd dat marges slinken en het aantal document uitwisselingen groeit. Laatst zij een directeur van een bedrijf tegen mij “als ik mijn informatie processen niet aanpak dan besta ik over twee jaar niet meer”.

Ongetwijfeld herkent niet ieder dienstverlenende organisatie zich in bovenstaande situatie. Gelukkig niet. Tegelijkertijd komen wij – DDi-ers – dikwijls in contact met organisaties die hier wel mee worstelen en van deze worstelingen af willen, of zelfs moeten. Dan zijn ze bij DDi Information Automation Engineers aan het juiste adres. De veelzijdigheid van de DDi software biedt reeds voor vele organisaties een passende oplossing voor bijvoorbeeld bovengenoemde vraagstuk. Bovendien (en vanzelfsprekend) beheersen alle DDi-ers de magie van het data capture en document management vak.

Thom Menssink – Directeur DDi Information Automation Engineers

Oplossingen

  • Digitale postkamer (DDi Digitale Postkamer)
    De Digitale Postkamer van DDi is een complete oplossing om de documentstroom van in- en uitgaande post te digitaliseren en te optimaliseren en kan uitstekend worden ingezet als voorkant van een DMS (Document Management Systeem).Het systeem zorgt ervoor dat alle poststukken (zowel papier als digitaal) op uniforme wijze door uw organisatie geregistreerd en behandeld kunnen worden. Zo brengt u structuur aan in uw interne documentstromen en worden relevante documenten automatisch bezorgd bij de juiste personen en vervolgens in het juiste dossier of archief opgeslagen.
  • Factuurverwerking (DDi Factuur)
    Inkoopfacturen worden in veel organisaties nog met de hand verwerkt. Ontvangen PDF facturen worden eerst geprint om ze daarna samen met de papieren facturen handmatig in te boeken en via de interne post rond te sturen voor controle en accordering. Hierna komen ze terug voor betaling en worden dan opgeborgen in ordners om ze in ieder geval 7 jaar te bewaren. Manueel een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. De factuurverwerkingssoftware van DDi vereenvoudigt en verbetert dit proces.
  • Formulierverwerking (DDi Formulier)
    Het handmatig overtypen van gegevens vanaf formulieren kan veel makkelijker, sneller en met veel minder fouten. Bij geautomatiseerde formulierverwerking wordt waardevolle informatie op een formulier herkend met behulp van de meest moderne OCR, ICR, OMR en barcode technieken. De informatie van ieder formulier kan hierna foutloos verwerkt worden in een fractie van de tijd die u kwijt bent met handmatige invoer.
  • Document Management (DDi DMS)
    De kern van alle oplossingen van DDi wordt gevormd door ons DMS, kortweg DDi genoemd. DDi is een standaard Document Management Systeem, dat snel en eenvoudig gemodelleerd kan worden aan uw werkwijze. Onder document management verstaan wij het proces om al uw in- en uitgaande documentstromen digitaal af te handelen. Al uw belangrijke bedrijfsdocumenten worden automatisch gerubriceerd en elektronisch gearchiveerd. Via in te richten workflow processen hebben/krijgen uw medewerkers altijd de beschikking over de juiste informatie.
  • Elektronisch archief (DDi Archief)
    Eén van de grootste uitdagingen voor organisaties is het papieren archief. Het wordt vaak als enorme klus gezien om de tientallen tot honderden vierkante meters aan archiefkasten “klein” te krijgen. Met de juiste middelen en tactiek valt deze klus vaak een stuk “kleiner” uit dan vooraf gedacht. Bovendien; de investering loont. Door uw papieren archief te scannen creëert u een elektronisch archief waarmee u de efficiëntie verbetert en u fors bespaart op ruimte, tijd en kosten.
  • Elektronisch dossier (DDi Dossier)
    Steeds vaker hebben organisaties moeite hun traditionele dossierstructuur, gebaseerd op het papieren dossier, te handhaven. Vooral omdat steeds meer documenten elektronisch worden ontvangen en verstuurd.Het Elektronisch Dossier van DDi lost bovenstaande situatie direct op. In de eerste plaats worden alle huidige dossiers gescand. Digitale documenten worden op uniforme wijze in het digitaal dossier opgenomen. Met als resultaat; een compleet digitaal dossier, beveiligd opgeslagen, 24/7 online beschikbaar.
  • Purchase-to-Pay (DDi P2P)
    Purchase-to-Pay is een complete oplossing om de documentstroom van inkoop tot betaling volledig te digitaliseren. Het resultaat is een optimaal ingericht proces waarbij inkoopfacturen automatisch gecontroleerd worden met de inkooporder en de levering. Dit is de zogenaamde three-way-match. DDi P2P, onze Purchase-to-Pay oplossing, maakt dit mogelijk.

 

 

Rate this post

Print Friendly