Docufacts

Oplossingen

July 17, 2008 by Rene Joor in Archivering, ExpertBlog| 160 views
Rene Joor

Kwaliteitszorgsysteem voor bedrijfsarchief: van idee tot ISO

Procesbeheersing en kwaliteitszorg zijn mooie woorden, maar in praktijk komen we deze begrippen toch vooral in “industriële” en producerende functies tegen.

In mijn adviespraktijk kom ik regelmatig in aanraking met zaken die spelen binnen de bedrijfsarchieven van grote ondernemingen, meestal financiële instellingen zoals banken en verzekeraars. Deze bedrijven produceren een zodanige hoeveelheid papier en documenten, en de belangen zijn dermate groot, dat archivering (en vooral goede archivering) noodzakelijk is. Sterker nog: binnen de documentketen nemen de archieven als onderdeel van die keten, een belangrijke plaats in. Uit ervaring weet ik dat de mate van kwaliteit waarmee de bedrijfsarchieven worden beheerst, een directe relatie heeft met de snelheid van werken van de primaire processen en daarmee de klanttevredenheid en de trefzekerheid van de primaire operatie.

Een van mijn opdrachtgevers is een middelgrote bank-verzekeraar. De archieven zijn de afgelopen jaren goed op orde gebracht: er zijn heldere bewaartermijnen opgesteld die in samenwerking met het primaire proces worden nageleefd, de noodzakelijke statische archieven zijn goedkoop en veilig bij een externe partner opgeslagen en de dynamische archieven (klein en transparant) worden in optimale staat in eigen huis gehouden. De prestaties van de archieforganisatie worden voortdurend gemeten, waarbij de levertermijn (binnen 24 uur zijn alle opvragingen bij de klant) en de mate van opvraagbaarheid van nieuwe dossiers (binnen twee uur zijn de dossiers in het systeem bekend en opvraagbaar) doorslaggevend zijn.

Een situatie om tevreden over te zijn: lean and mean, kostenefficiënt, beheerst. Wat wil je nog meer? Jawel: een erkend kwaliteitszorgsysteem vormt de kroon op het werk. Voor een dergelijke vitale functie natuurlijk logisch, binnen de financiële wereld zeer ongebruikelijk, maar daarom niet minder effectief: een ISO-certificaat.

De wens tot certificeren is in het najaar 2004 uitgesproken, in mei 2005 behaalt de archieforganisatie het certificaat. Waarom? Om de bereikte status te formaliseren en uit te bouwen en om daarmee de risico’s van de bedrijfsvoering te verminderen. Want dat is de uiteindelijke bijdrage van een dergelijke status: het risico neemt af doordat de bedrijfsvoering optimaal voorspelbaar en beheersbaar is gemaakt.

Dit artikel is eerder geplaatst in de brochure “Bewust Koers Kiezen”, uitgegeven door Phaff & Partners in de zomer van 2005. Het artikel is recent geredigeerd.

m4s0n501

Tagged , ,

Deel dit bericht

Email This Email This
Rene Joor

About Rene Joor

René Joor is mede oprichter en partner van The Message Company te Weesp. Dit expertbureau lost vraagstukken op met betrekking tot strategie en inrichting van berichtenlogistiek (ECM/CCM) binnen grote, berichtintensieve organisaties.

View all posts by Rene Joor →

Related Posts

Mis geen update!
Op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen? Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Agenda
Dec
31
Wed
2014
all-day CHIPKNIP STOPT
CHIPKNIP STOPT
Dec 31 – Jan 1 all-day
CHIPKNIP STOPT
Gebruikt uw organisatie de CHIPKNIP voor het betalen van kopie, print en scan? De Chipknip stopt per 1-1-2015 als betaalmiddel. U heeft tot 1-10-2014 om een alternatief te implementeren.
Feb
10
Tue
2015
all-day Integrated Systems 2015
Integrated Systems 2015
Feb 10 – Feb 12 all-day
De vakbeurs in de Amsterdamse  over het integreren van technologie in onze werkomgeving en samenleving. Ga naar http://www.iseurope.org  voor meer informatie over deze vakbeurs.
Feb
23
Mon
2015
all-day Hunkeler Innovationdays
Hunkeler Innovationdays
Feb 23 – Feb 26 all-day
Van 23 tot en met 26 februari 2015 worden in het Zwitserse Luzern de Hunkeler Innovationdays georganiseerd. Dit evenement wordt één keer per twee jaar gehouden. Het door Hunkeler, producent van paper processing oplossingen, geïnitieerde[...]

View Calendar

Docufacts
Docufacts is de grootste Nederlandstalige informatie- en inspratiebron voor professionals over het vakgebied document- en informatie management.