Docufacts

Oplossingen

July 17, 2008 by Rene Joor in Archivering, ExpertBlog| 95 views

Kwaliteitszorgsysteem voor bedrijfsarchief: van idee tot ISO

Procesbeheersing en kwaliteitszorg zijn mooie woorden, maar in praktijk komen we deze begrippen toch vooral in “industriële” en producerende functies tegen.

In mijn adviespraktijk kom ik regelmatig in aanraking met zaken die spelen binnen de bedrijfsarchieven van grote ondernemingen, meestal financiële instellingen zoals banken en verzekeraars. Deze bedrijven produceren een zodanige hoeveelheid papier en documenten, en de belangen zijn dermate groot, dat archivering (en vooral goede archivering) noodzakelijk is. Sterker nog: binnen de documentketen nemen de archieven als onderdeel van die keten, een belangrijke plaats in. Uit ervaring weet ik dat de mate van kwaliteit waarmee de bedrijfsarchieven worden beheerst, een directe relatie heeft met de snelheid van werken van de primaire processen en daarmee de klanttevredenheid en de trefzekerheid van de primaire operatie.

Een van mijn opdrachtgevers is een middelgrote bank-verzekeraar. De archieven zijn de afgelopen jaren goed op orde gebracht: er zijn heldere bewaartermijnen opgesteld die in samenwerking met het primaire proces worden nageleefd, de noodzakelijke statische archieven zijn goedkoop en veilig bij een externe partner opgeslagen en de dynamische archieven (klein en transparant) worden in optimale staat in eigen huis gehouden. De prestaties van de archieforganisatie worden voortdurend gemeten, waarbij de levertermijn (binnen 24 uur zijn alle opvragingen bij de klant) en de mate van opvraagbaarheid van nieuwe dossiers (binnen twee uur zijn de dossiers in het systeem bekend en opvraagbaar) doorslaggevend zijn.

Een situatie om tevreden over te zijn: lean and mean, kostenefficiënt, beheerst. Wat wil je nog meer? Jawel: een erkend kwaliteitszorgsysteem vormt de kroon op het werk. Voor een dergelijke vitale functie natuurlijk logisch, binnen de financiële wereld zeer ongebruikelijk, maar daarom niet minder effectief: een ISO-certificaat.

De wens tot certificeren is in het najaar 2004 uitgesproken, in mei 2005 behaalt de archieforganisatie het certificaat. Waarom? Om de bereikte status te formaliseren en uit te bouwen en om daarmee de risico’s van de bedrijfsvoering te verminderen. Want dat is de uiteindelijke bijdrage van een dergelijke status: het risico neemt af doordat de bedrijfsvoering optimaal voorspelbaar en beheersbaar is gemaakt.

Dit artikel is eerder geplaatst in de brochure “Bewust Koers Kiezen”, uitgegeven door Phaff & Partners in de zomer van 2005. Het artikel is recent geredigeerd.

Tagged , ,

Deel dit bericht

Email This Email This

About Rene Joor

René Joor is mede oprichter en partner van De Berichtenfabriek BV te Weesp. Dit expertbureau lost vraagstukken op met betrekking tot strategie en inrichting van berichtenlogistiek binnen grote, berichtintensieve organisaties.

View all posts by Rene Joor →

Related Posts

Mis geen update!
Op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen? Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Agenda
Sep
11
Thu
2014
4:00 pm Kofax KTA Webinar
Kofax KTA Webinar
Sep 11 @ 4:00 pm – 5:00 pm
Kofax KTA Webinar @ Online
Webinar georganiseerd door ICreative. Kofax KTA: Na scannen en herkennen nu ook uw processen automatiseren? Bekijk hier de animatie van Kofax KTA. U krijgt in 90 seconden uitgelegd wat KTA voor u en uw organisatie[...]
Sep
18
Thu
2014
4:00 pm Paperless Office Challenge 2014
Paperless Office Challenge 2014
Sep 18 @ 4:00 pm – 10:00 pm
Noordwijk, 18 augustus 2014 – Veel professionals willen hun papierverbruik verminderen, maar weten niet welke software en applicaties er zijn die papierloos werken mogelijk maken. Innovatiehuis Decos, dat sinds 2011 volledig papierloos werkt, houdt daarom[...]
Sep
25
Thu
2014
all-day Basware Experience
Basware Experience
Sep 25 all-day
Basware Experience @ The Strip Conference Center | Eindhoven | North Brabant | The Netherlands
Na de succesvolle editie van vorig jaar, vragen wij uw aandacht voor de editie van 2014. De Basware Experience 2014 vindt dit jaar plaats op donderdag 25 september 2014. Reserveer deze datum alvast in uw[...]
Oct
7
Tue
2014
all-day Vakbeurs ECM – DMS Expo
Vakbeurs ECM – DMS Expo
Oct 7 – Oct 10 all-day
Vakbeurs ECM - DMS Expo @ Messe Stuttgart
DMS Expo is de grootste vakbeurs over input management, output management, document management, digitale postkamer, enterprise content management en data storage management in Europa en wordt gehouden in Duitsland. Brochure
Oct
20
Mon
2014
8:00 am Managed Document Services Confer...
Managed Document Services Confer...
Oct 20 @ 8:00 am – Oct 22 @ 5:00 pm
Managed Document Services Conferentie 2014 @ Designhotel Elephant | Prague | Hlavní město Praha | Czech Republic
De Europese Managed Document Services conferentie Transform 2014 wordt dit jaar gehouden van 20 tot 22 oktober in Praag. De conferentie richt zich op alle ontwikkelingen rond Managed Print Services, Managed Workflow Services en Managed[...]
Oct
30
Thu
2014
all-day CCM Congres 2014
CCM Congres 2014
Oct 30 all-day
Het Congres Customer Communications Management (CCM) gaat over de creatie, de levering, de opslag en het beheer van uitgaande klantcommunicatie.  Het CCM-congres volgt het congres Document Creation en Output Management (DCOM) op. Waar bij het[...]
Dec
31
Wed
2014
all-day CHIPKNIP STOPT
CHIPKNIP STOPT
Dec 31 – Jan 1 all-day
CHIPKNIP STOPT
Gebruikt uw organisatie de CHIPKNIP voor het betalen van kopie, print en scan? De Chipknip stopt per 1-1-2015 als betaalmiddel. U heeft tot 1-10-2014 om een alternatief te implementeren.

View Calendar