Docufacts

Oplossingen

July 17, 2008 by Rene Joor in Archivering, ExpertBlog| 117 views
Rene Joor

Kwaliteitszorgsysteem voor bedrijfsarchief: van idee tot ISO

Procesbeheersing en kwaliteitszorg zijn mooie woorden, maar in praktijk komen we deze begrippen toch vooral in “industriële” en producerende functies tegen.

In mijn adviespraktijk kom ik regelmatig in aanraking met zaken die spelen binnen de bedrijfsarchieven van grote ondernemingen, meestal financiële instellingen zoals banken en verzekeraars. Deze bedrijven produceren een zodanige hoeveelheid papier en documenten, en de belangen zijn dermate groot, dat archivering (en vooral goede archivering) noodzakelijk is. Sterker nog: binnen de documentketen nemen de archieven als onderdeel van die keten, een belangrijke plaats in. Uit ervaring weet ik dat de mate van kwaliteit waarmee de bedrijfsarchieven worden beheerst, een directe relatie heeft met de snelheid van werken van de primaire processen en daarmee de klanttevredenheid en de trefzekerheid van de primaire operatie.

Een van mijn opdrachtgevers is een middelgrote bank-verzekeraar. De archieven zijn de afgelopen jaren goed op orde gebracht: er zijn heldere bewaartermijnen opgesteld die in samenwerking met het primaire proces worden nageleefd, de noodzakelijke statische archieven zijn goedkoop en veilig bij een externe partner opgeslagen en de dynamische archieven (klein en transparant) worden in optimale staat in eigen huis gehouden. De prestaties van de archieforganisatie worden voortdurend gemeten, waarbij de levertermijn (binnen 24 uur zijn alle opvragingen bij de klant) en de mate van opvraagbaarheid van nieuwe dossiers (binnen twee uur zijn de dossiers in het systeem bekend en opvraagbaar) doorslaggevend zijn.

Een situatie om tevreden over te zijn: lean and mean, kostenefficiënt, beheerst. Wat wil je nog meer? Jawel: een erkend kwaliteitszorgsysteem vormt de kroon op het werk. Voor een dergelijke vitale functie natuurlijk logisch, binnen de financiële wereld zeer ongebruikelijk, maar daarom niet minder effectief: een ISO-certificaat.

De wens tot certificeren is in het najaar 2004 uitgesproken, in mei 2005 behaalt de archieforganisatie het certificaat. Waarom? Om de bereikte status te formaliseren en uit te bouwen en om daarmee de risico’s van de bedrijfsvoering te verminderen. Want dat is de uiteindelijke bijdrage van een dergelijke status: het risico neemt af doordat de bedrijfsvoering optimaal voorspelbaar en beheersbaar is gemaakt.

Dit artikel is eerder geplaatst in de brochure “Bewust Koers Kiezen”, uitgegeven door Phaff & Partners in de zomer van 2005. Het artikel is recent geredigeerd.

Tagged , ,

Deel dit bericht

Email This Email This
Rene Joor

About Rene Joor

René Joor is mede oprichter en partner van The Message Company te Weesp. Dit expertbureau lost vraagstukken op met betrekking tot strategie en inrichting van berichtenlogistiek (ECM/CCM) binnen grote, berichtintensieve organisaties.

View all posts by Rene Joor →

Related Posts

Mis geen update!
Op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen? Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Agenda
Oct
7
Tue
2014
all-day Vakbeurs ECM – DMS Expo
Vakbeurs ECM – DMS Expo
Oct 7 – Oct 10 all-day
Vakbeurs ECM - DMS Expo @ Messe Stuttgart
DMS Expo is de grootste vakbeurs over input management, output management, document management, digitale postkamer, enterprise content management en data storage management in Europa en wordt gehouden in Duitsland. Brochure
9:00 am Seminar digitale facturen in MS ...
Seminar digitale facturen in MS ...
Oct 7 @ 9:00 am – 12:00 pm
Seminar digitale facturen in MS Dynamics NAV @ Houten | Utrecht | The Netherlands
Digitaliseren van inkomende en uitgaande facturen in MS Dynamics NAV door Quadira en ISProjects levert u forse besparingen op. Kostenbesparingen zijn cruciaal in deze tijden en bij het verwerken en versturen van facturen kunt u[...]
10:00 am Instant Performance Event
Instant Performance Event
Oct 7 @ 10:00 am – 4:00 pm
Instant Performance Event @ Hoofdkantoor Konica Minolta
Konica Minolta Business Solutions Nederland BV organiseert op 7 oktober een ‘Instant Performance’-event op het hoofdkantoor in Amsterdam. De focus van het evenement ligt op de nieuwste digitale printtechnologieën en ontwikkelingen die de efficiëntie binnen[...]
Oct
9
Thu
2014
9:00 am Seminar elektronische factuurver...
Seminar elektronische factuurver...
Oct 9 @ 9:00 am – 1:00 pm
Seminar elektronische factuurverwerking 2014 Zwolle Start: 09-10-2014 09:00 Eind: 09-10-2014 13:00 Locatie: Zwolle (exacte locatie ontvangt u na inschrijving) Zowel een demonstratie van ISP-Invoice als de ervaringen van een klant komen hier uitgebreid aan bod.[...]
1:00 pm XPLOR bijeenkomst
XPLOR bijeenkomst
Oct 9 @ 1:00 pm – 5:00 pm
XPLOR bijeenkomst
Veranderen, hoe doe je dat? Concrete praktijkcase over de transitie naar klantgedreven communicatie Harco van Uden is CEO van Experience Travel – een aantal gespecialiseerde reisorganisaties die zich met luxe brands richten op de individuele[...]
Oct
20
Mon
2014
8:00 am Managed Document Services Confer...
Managed Document Services Confer...
Oct 20 @ 8:00 am – Oct 22 @ 5:00 pm
Managed Document Services Conferentie 2014 @ Designhotel Elephant | Prague | Hlavní město Praha | Czech Republic
De Europese Managed Document Services conferentie Transform 2014 wordt dit jaar gehouden van 20 tot 22 oktober in Praag. De conferentie richt zich op alle ontwikkelingen rond Managed Print Services, Managed Workflow Services en Managed[...]
Oct
30
Thu
2014
all-day CCM Congres 2014
CCM Congres 2014
Oct 30 all-day
Het Congres Customer Communications Management (CCM) gaat over de creatie, de levering, de opslag en het beheer van uitgaande klantcommunicatie.  Het CCM-congres volgt het congres Document Creation en Output Management (DCOM) op. Waar bij het[...]
Dec
31
Wed
2014
all-day CHIPKNIP STOPT
CHIPKNIP STOPT
Dec 31 – Jan 1 all-day
CHIPKNIP STOPT
Gebruikt uw organisatie de CHIPKNIP voor het betalen van kopie, print en scan? De Chipknip stopt per 1-1-2015 als betaalmiddel. U heeft tot 1-10-2014 om een alternatief te implementeren.

View Calendar