Docufacts

Oplossingen

July 17, 2008 by Rene Joor in Archivering, ExpertBlog| 138 views
Rene Joor

Kwaliteitszorgsysteem voor bedrijfsarchief: van idee tot ISO

Procesbeheersing en kwaliteitszorg zijn mooie woorden, maar in praktijk komen we deze begrippen toch vooral in “industriële” en producerende functies tegen.

In mijn adviespraktijk kom ik regelmatig in aanraking met zaken die spelen binnen de bedrijfsarchieven van grote ondernemingen, meestal financiële instellingen zoals banken en verzekeraars. Deze bedrijven produceren een zodanige hoeveelheid papier en documenten, en de belangen zijn dermate groot, dat archivering (en vooral goede archivering) noodzakelijk is. Sterker nog: binnen de documentketen nemen de archieven als onderdeel van die keten, een belangrijke plaats in. Uit ervaring weet ik dat de mate van kwaliteit waarmee de bedrijfsarchieven worden beheerst, een directe relatie heeft met de snelheid van werken van de primaire processen en daarmee de klanttevredenheid en de trefzekerheid van de primaire operatie.

Een van mijn opdrachtgevers is een middelgrote bank-verzekeraar. De archieven zijn de afgelopen jaren goed op orde gebracht: er zijn heldere bewaartermijnen opgesteld die in samenwerking met het primaire proces worden nageleefd, de noodzakelijke statische archieven zijn goedkoop en veilig bij een externe partner opgeslagen en de dynamische archieven (klein en transparant) worden in optimale staat in eigen huis gehouden. De prestaties van de archieforganisatie worden voortdurend gemeten, waarbij de levertermijn (binnen 24 uur zijn alle opvragingen bij de klant) en de mate van opvraagbaarheid van nieuwe dossiers (binnen twee uur zijn de dossiers in het systeem bekend en opvraagbaar) doorslaggevend zijn.

Een situatie om tevreden over te zijn: lean and mean, kostenefficiënt, beheerst. Wat wil je nog meer? Jawel: een erkend kwaliteitszorgsysteem vormt de kroon op het werk. Voor een dergelijke vitale functie natuurlijk logisch, binnen de financiële wereld zeer ongebruikelijk, maar daarom niet minder effectief: een ISO-certificaat.

De wens tot certificeren is in het najaar 2004 uitgesproken, in mei 2005 behaalt de archieforganisatie het certificaat. Waarom? Om de bereikte status te formaliseren en uit te bouwen en om daarmee de risico’s van de bedrijfsvoering te verminderen. Want dat is de uiteindelijke bijdrage van een dergelijke status: het risico neemt af doordat de bedrijfsvoering optimaal voorspelbaar en beheersbaar is gemaakt.

Dit artikel is eerder geplaatst in de brochure “Bewust Koers Kiezen”, uitgegeven door Phaff & Partners in de zomer van 2005. Het artikel is recent geredigeerd.

Tagged , ,

Deel dit bericht

Email This Email This
Rene Joor

About Rene Joor

René Joor is mede oprichter en partner van The Message Company te Weesp. Dit expertbureau lost vraagstukken op met betrekking tot strategie en inrichting van berichtenlogistiek (ECM/CCM) binnen grote, berichtintensieve organisaties.

View all posts by Rene Joor →

Related Posts

Mis geen update!
Op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen? Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Agenda
Nov
11
Tue
2014
all-day DocumentLifeCycle 2014
DocumentLifeCycle 2014
Nov 11 all-day
Zet 11 november in uw agenda voor de zevende editie van DocumentLifeCycle. Met praktijkgerichte cases en inhoudelijke presentaties zal DocumentLifeCycle voor de zevende keer innovaties in het brede vakgebied van de document- en informatieprofessional brengen.[...]
Nov
20
Thu
2014
9:00 am Electronische factuurverwrking –...
Electronische factuurverwrking –...
Nov 20 @ 9:00 am – 1:00 pm
Zowel een demonstratie van ISP-Invoice als de ervaringen van een klant komen hier uitgebreid aan bod. Deelname is uiteraard kosteloos. Tijdens dit seminar laten wij u een uitgebreide demonstratie zien en vertellen wij over wat[...]
Nov
27
Thu
2014
9:00 am Marktupdate Printers & Multifunc...
Marktupdate Printers & Multifunc...
Nov 27 @ 9:00 am – 5:00 pm
27 november 2014 Op donderdag 27 november 2014 organiseren PIANOo en Docplus de marktupdate Printers en Multifunctionals. Evenals vorige jaren hebben we weer een aantal deskundige sprekers bereid gevonden hun kennis over dit onderwerp te delen. Voor[...]
Dec
31
Wed
2014
all-day CHIPKNIP STOPT
CHIPKNIP STOPT
Dec 31 – Jan 1 all-day
CHIPKNIP STOPT
Gebruikt uw organisatie de CHIPKNIP voor het betalen van kopie, print en scan? De Chipknip stopt per 1-1-2015 als betaalmiddel. U heeft tot 1-10-2014 om een alternatief te implementeren.

View Calendar