Doorslaggevend in de keuze was de gegarandeerde interface met JD Edwards.

Optimalisatie van de werkprocessen

“Digitaliseren en optimaliseren van werkprocessen vind ik zeer belangrijke onderwerpen. Uiteraard ook vanuit het oogpunt van kostenbeheersing. Hiermee ben ik vorig jaar direct na mijn aanstelling bij Meneba aan de slag gegaan. Met het geplande afscheid van een collega in verband met de pensioengerechtigde leeftijd kwam de legitieme vraag of we deze vacante functie wilde gaan invullen door een nieuwe oplossing voor automatische verwerking van inkoopfacturen. Omdat de terugverdientijd van een software oplossing één tot anderhalf jaar is, was de keuze snel gemaakt.

Kwaliteitsverbetering van de werkprocessen is echter het belangrijkste voordeel; Als alles geïmplementeerd is, levert het project direct kwaliteitsverbetering op! Een derde item wat van belang is: Optimaliseren van het inkoopproces. Het implementeren van het product zal zeker leiden tot een bepaalde mate van verandering binnen bestaande werkwijzen en leiden tot aanpassingen binnen bestaande procedures. Implementatie heeft zeker invloed op de mate waarin en de snelheid van verandering. Hierdoor bereiken wij een versnelde optimalisatie binnen het inkoop- factuurafhandeling – en betaalproces.” Aldus de heer Erik Smit, Manager Financial Accounting bij Meneba B.V.

Keuzetraject

Door mijn voorganger was er al enig vooronderzoek gedaan in de markt van aanbieders van digitale factuurverwerking. Ook richting het management had hij al informatie verstuurd. Een logisch vervolg was om de indertijd opgestelde “short-list” opnieuw te bekijken en een afspraak te maken met één van de indertijd gekenmerkte prefered clients. Omdat de markt voor dit soort producten de afgelopen jaren sterke ontwikkelingen heeft doorgemaakt hebben wij vervolgens nog een aantal andere potentiële leveranciers bekeken. Na intern overleg viel de keuze uiteindelijk op ISProjects. Met name de snelheid van handelen en de open communicatie speelde hierin een belangrijke rol. De doorslag gaf echter dat ISProjects reeds een interface met JD Edwards had ontwikkeld en ook garanties over deze interface af wilde geven.” Aldus, Erik Smit.

Belangrijke voordelen

Met de oplossing van ISProjects kan Meneba het verwerken van haar inkoopfacturen optimaliseren. Naast scanning en automatische herkenning van inkomende facturen, op basis van Free Forms, wordt ook automatische matching ondersteund. Dit levert uiteraard een forse tijdbesparing en daarmee kostenbesparing op. Enkele andere grote voordelen zijn: een digitaal archief met uitgebreide zoekfunctie, automatische registratie van facturen in JD Edwards en de gescande factuur (inclusief boekstempel en ‘audit-trail’) is direct op te vragen in het financiële systeem van Meneba en er zijn uitgebreide rapportage mogelijkheden.

Rate this post

Print Friendly