Volgens het onderzoek “Nieuwe Drukvormen” neemt het gebruik van Web-to-print systemen snel toe. Binnen een groep van 62 drukkerijen is de toepassing van Web-to-print in B2B relaties gestegen van 20% in 2006 tot 44% in 2009. Web-to-print oplossingen worden vooral ingezet voor extern geproduceerd facilitair en marketingcommunicatie drukwerk.

Aanschafkosten Web-to-print oplossingen met 75% gedaald

Opdrachten die ook op moderne hoogvolume kleurenprinters binnen de interne centrale printbedrijven geproduceerd kunnen worden. Web-to-print kan ook ingezet worden om opdrachten van interne gebruikers van multifuctionals naar centrale hoogvolume printers te routeren. Voor interne printbedrijven komt Web-to-print nu binnen handbereik. De prijs van vergelijkbare professionele software is sinds 2006 gedaald van € 60.000 tot circa € 15.000 vandaag. De nieuwe technologie biedt nieuwe kansen voor het facilitair bedrijf. Facilitair management, inkoop en het interne print bedrijf kunnen samen een printmanagement infrastructuur voor interne gebruikers ontwikkelen. Hiermee stijgen de centraal geproduceerde printvolumes, dalen de kosten en neemt de klanttevredenheid toe.

Beslissing documentproductie terug naar documentmanager

Het facilitair bedrijf is het afgelopen decennium vooral in beeld geweest bij document management. Binnen diverse organisaties zijn met geavanceerde document management oplossingen processen ingrijpend verbeterd. Dit zijn voorspelbare printstromen zoals facturen en formulieren. Minder voorspelbaar is de productie van facilitair en marketingcommunicatie drukwerk. Visitekaartjes, voorlichtingsmateriaal en marketingcommunicatie drukwerk worden geproduceerd bij commerciële drukkerijen, vaak via tussenschakels zoals reclamebureaus en drukwerkbegeleiders. Rapporten en verkooppresentaties worden in veel gevallen afgedrukt op decentrale multifuctionals. Deze producties worden uitgevoerd buiten het interne printbedrijf, ook als het over uitstekende hoogvolume kleurenprinters beschikt. Machines waarmee voorspelbare kleuren op diverse papiersoorten afgedrukt kunnen worden en waarvan de kwaliteit niet minder is dan van drukwerk in offset. In beide gevallen is dit ongewenst:

• Als er intern een hoog volume kleurenprinter beschikbaar is en deze niet volledig wordt benut is het inefficiënt om geschikt drukwerk uit te besteden.
• Printen op decentrale multifuctionals is duurder dan op hoogvolume kleurenprinters terwijl de afdrukkwaliteit en afwerking minder goed is.
• Extern drukken en printen op multifuctionals gaan gepaard met hoge transactiekosten, medewerkers worden teveel van het eigen werk afgehouden.

Kennis en kostenbewustzijn laag bij interne opdrachtgever

Hoe komt het dan dat geschikte opdrachten de moderne hoog volume kleurenprinters van het interne printbedrijf niet bereiken? Hiervoor zijn twee redenen aan te geven:

• Interne gebruikers beschikken niet over printmanagement kennis. Ze weten niet hoe het facilitair en marketingcommunicatie drukwerk optimaal geproduceerd kan worden. Daarom wordt de productie uitbesteed via een reclamebureau of drukkerij. Printmanagers van deze bedrijven geven advies over papiersoort, kleurgebruik en de keuze van het juiste productiemiddel. En in veel gevallen wordt verondersteld dat het interne printbedrijf de opdracht niet kan maken.
• Interne gebruikers wachten vaak tot het laatste moment om rapporten en verkooppresentaties te printen. Men ziet dan op tegen het overleg dat nodig is om de opdracht uit het interne printbedrijf onder te brengen. In veel gevallen is er nauwelijks kostenbewustzijn met betrekking tot de het decentrale multifuctionals.

De printmanager van het facilitair bedrijf als spin in het printweb

Bij veel organisaties kan de productie en inkoop van het drukwerk ingrijpend verbeterd worden. Van ambachtelijk en ongecontroleerd naar een beheersbare infrastructuur. Grafisch deskundige printmanagers van het facilitair bedrijf spelen dan een centrale rol als printregisseur. Om dit doel te bereiken moet aan drie voorwaarden voldaan worden:

• Aanwezigheid van een moderne centrale repro met een moderne hoogvolume kleurenprinter. Zo kunnen printmanagers continu hun kennis over papiersoorten, afwijkingsmogelijkheid de en kleurbeheersing op peil houden.
• Een Web-to-print systeem dat zowel gekoppeld is aan het interne netwerk als via een printmanagement workflow aan het netwerk van externe drukwerk leveranciers. Intern maken deze systemen het gemakkelijk om het drukwerk via het facilitair bedrijf te bestellen. De printmanagers maakt gebruik van de printmanagement kennis om instructies voor het interne printbedrijf of externe drukkerijen op te stellen. Dit kan volledig digitaal door gebruik te maken van Job Definition Formats (JDF).
• Beschikbaarheid van een deskundige strategische inkoper binnen het facilitair bedrijf. Deze inkoper sluit service level agreements af met externe drukkerijen zodat printmanagers niet langer over elke opdracht onderhandelen maar snel uitbesteden op het moment dat dit nodig is

Als aan deze drie voorwaarden is voldaan functioneert de printmanager van het facilitair bedrijf zoals in het plaatje is aangegeven:

• Incidentele opdrachten worden doorgenomen met de printmanager van het facilitair printbedrijf. Eventueel in samenwerking met een grafisch vormgever. In enkele gevallen worden ook DTP medewerkers aan het facilitair bedrijf toegevoegd.
• De printmanager beschrijft de opdracht (in JDF) en zorgt ervoor dat de opdracht intern wordt goedgekeurd
• Na goedkeuring kiest de printmanager het best beschikbare interne of externe productiemiddel.
• Als opdrachten een repeterend karakter hebben wordt een template aangemaakt voor het Web-to-print systeem. De visitekaartjes zijn meestal de eerste producten die op deze manier tot stand komen. Interne gebruikers kunnen met behulp van het Web-to-print systeem gemakkelijk aanpassingen uitvoeren, opdracht bestellen en volgen.
• Het Web-to-print systeem wordt ook gebruikt om allerlei eenvoudige opdrachten te plaatsen die anders op de decentrale Multifuctionals gemaakt zouden worden.

Het eindresultaat is dat interne medewerkers meer tevreden zijn, de kosten van incidenteel drukwerk lager en beheersbaar worden. Voor medewerkers van repro’s ontstaat nieuwe werkgelegenheid en continuïteit. Naar verwachting zullen dan ook in de komende jaren veel facilitaire bedrijven deze veranderingen meemaken.

Auteur Drs. Richard van Hoorn is zelfstandig organisatieadviseur en helpt bedrijven bij het realiseren van veranderingen bij grafische bedrijven en facilitaire printbedrijven. Zie www.richardvanhoorn.nl