In een eerder artikel heb ik de Digitale Postkamer (DMR) besproken. Het digitaliseren van de inkomende facturenstroom sluit hier op aan. Dit proces kan namelijk goed worden gebruikt als proef voor de implementatie van een DMR.

Het digitaliseren van facturen en het digitaal verzenden er van is op dit moment een hot item. De reden hiervoor is niet alleen de kostenbesparing die het met zich mee brengt. De wetgeving rond digitale facturen is begin 2009 in Nederland zo versimpeld dat het voor iedereen interessant is geworden om hierover na te denken.

Vanuit een ECM perspectief is dit proces uitermate interessant gezien het bijna alle ECM vlakken behelst, waarbij de belangrijkste vlakken: Capture, Classification, Metadata & Indexing, Deliver, Store, Manage, Repurpose en zeker ook Control & Security goed moeten worden bekeken om een juiste en tijdige informatie flow op te kunnen zetten.


Wijzigingen in de wetgeving

De belangrijkste wijzigingen in de wetgeving rond digitale facturen zijn:
• Er is geen toestemming vooraf meer nodig van de ontvanger. U kunt dus digitaal factureren zodra U er klaar voor bent;
• De vorm van de factuur (bijv. PDF) is vrij;
• Er zijn wettelijk geen beveiligingseisen meer van toepassing;
• De voorwaarden voor digitale facturen zijn nu gelijk aan die van papieren facturen. Voor beide geldt dus een bewaartermijn van 7-10 jaar.
Deze wijzigingen gelden alleen voor Nederland! Factureert, ontvangt of verwerkt U facturen voor andere landen in een Shared Service Centre (SSC) controleer dan eerst de lokale en Europese regelgeving voor die landen.
Bron: www.e-factureren.info

Het digitaal ontvangen/maken van facturen

In dit artikel wil ik verder ingaan op het ontvangen en verwerken van de facturen, omdat dit, vanuit het ECM perspectief, het meest interessant is. Hierbij wil ik uitgaan van het onderstaande hybride proces. Mijn uitgangspunt voor een hybride proces is gestoeld op de verwachting dat het nog zeker 5 tot 10 jaar zal gaan duren voordat U al Uw facturen digitaal ontvangt. Zodra dit het geval is zal er waarschijnlijk nog steeds een hybride proces bestaan, maar dan één waar de fysieke stroom (meest kostbare) niet meer in voorkomt.

Aan de kant van de leverancier kan een factuur nu globaal op 4 manieren worden verstuurd:
• Op papier via de post;
• Als image zonder data;
• Als image met data;
• Als gestandaardiseerd data bestand (over het algemeen EDI) hierbij is goedkeuring van de Belastingdienst nodig.

Hierbij moet er wel rekening mee worden gehouden, dat elke verzendwijze zijn eigen specifieke kosten met zich meebrengt. Van goedkope set-up en hoge distributiekosten naar een duurdere set-up en lagere distributiekosten. Ook is het van belang dat de leverancier de mogelijkheid blijft houden om de factuur te kunnen reproduceren als bewijs dat deze eerder is gemaakt.

hybride-proces-ap-invoicing

De distributie onderscheidt zich nu in een fysiek en een elektronisch netwerk. Het elektronische netwerk kan zo simpel zijn als het gebruik van Internet tot een speciale P2P verbinding, vaak gebruikt voor gestandaardiseerde data bestanden, daartussenin zit nog de mogelijkheid om gebruik te maken van netwerken waar zowel verzender als ontvanger lid van zijn. Deze netwerken leveren vaak toegevoegde waarden boven op het alleen distribueren van de factuur. Deze toegevoegde waarden kunnen variëren van een extra workflow bij verzenden, speciale (goedkope) interface mogelijkheden tot het regelen, dat de factuur bij de ontvanger binnenkomt met niet alleen een image maar ook met data.

Het ontvangen van de verschillende facturen en er voor zorgen dat zij allen uiteindelijk op de zelfde wijze worden afgehandeld is met de verschillende input kanalen een hele uitdaging geworden. Tenslotte wilt U natuurlijk geen facturen digitaal ontvangen om ze dan te printen en in een fysiek verwerkingsproces te stoppen. Tijd dus om het verwerkingsproces zelf ook te digitaliseren zodat optimaal gebruik gemaakt kan gaan worden van de digitale factuur.

Beginnend bij het Capture deel van het proces, daar waar er voor het data bestand al een volledige interface met afspraken bestaat, zal dit ook ingevoerd moeten worden voor de andere drie vormen.

Te beginnen bij de fysieke factuur: deze zal voorbereid en gescand moeten worden waardoor we in de eerste fase van digitaliseren belanden. Hierbij kan er al dan niet automatisch worden geclassificeerd (bijv. facturen en credit nota’s) en kan er data-extractie plaatsvinden. Met de tegenwoordige tools hiervoor is het mogelijk om zeker 70% van de benodigde data juist van de factuur te krijgen. Het restant zal dan worden aangeboden voor verificatie door een medewerker. Na de capture, het toevoegen van meta-data en eventueel benodigde indexering, kunnen we de factuur met zijn gegevens in een e-archive plaatsen en kan het geheel aangeboden worden aan een elektronische workflow. In deze fase moet vooral niet worden vergeten dat ook de papieren factuur nog verder moet worden afgehandeld: tijdelijk opgeslagen ingeval van problemen en uiteindelijk gecontroleerd vernietigd.

Naast de papieren factuur zal de digitale factuur die zonder data is ontvangen door het classificatie, data-extractie en verificatie proces worden geleid alvorens deze het e-archive en de workflow in kan. De digitale factuur die inclusief data wordt ontvangen kan, mits de juiste interface aanwezig is, direct verwerkt worden.

Naargelang de werkwijze binnen Uw bedrijf kan een elektronische workflow worden ingericht. Naast de besparingen die de data-extractie U oplevert worden hier de grote efficiëntie slagen gemaakt. Een goed ingerichte workflow versnelt en vergemakkelijkt het proces niet alleen, maar vergroot ook de controleerbaarheid van het proces.

Iedereen kent namelijk wel die ene factuur die dringend had moeten worden betaald, maar niemand weet wie hem heeft en wie er nog niet voor akkoord heeft getekend. In de workflow is dit met de spreekwoordelijke druk op de knop direct te controleren en kan actie worden uitgezet. Uiteindelijk kan (naast de afhandeling van verschillende mogelijke problemen) de factuurgegevens in het financiële systeem worden geladen eventueel met het image of een link naar het image. Het voordeel hiervan is dat de factuur geheel is afgewerkt en dan pas het systeem ingaat.

Al met al is de invoering van dit proces een aardige klus, maar als U duidelijkheid heeft over Uw processen is een goede uitbesteding een mogelijkheid het implementatieproces te vereenvoudigen. Aan de andere kant is de implementatie van een project als dit een zeer goede test case voor de verdere implementatie van een Digital Mail Room.

Conclusie

Het digitaliseren van de binnenkomende factuurstroom zal kosten besparend werken, efficiëntie in het verwerkingsproces bewerkstelligen en geeft U een goed, duidelijk afgebakend, leerproces voor verdere digitalisering oftewel toepassen van Enterprise Content Management binnen Uw organisatie. Komt U er niet uit dan zijn er op dit deelgebied zeker onafhankelijke adviseurs te vinden die U verder kunnen helpen.


Rate this post

Print Friendly