Onbekendheid met documentmanagementbeleid kost Nederlands bedrijfsleven miljoenen. Coleman Parkes Research: veronachtzamen voordelen van strategie voor documentmanagement ook in Nederland erg hoog

‘s-Hertogenbosch/Londen, 12 oktober 2009 – Ricoh Europe, leverancier van producten en diensten op het gebied van documentenstromen binnen organisaties, publiceert vandaag de resultaten van het marktonderzoek ‘Ricoh Document Governance Index’, dat werd uitgevoerd door het marktonderzoeksbureau Coleman Parkes Research. Dit onderzoek is gehouden in Nederland, België, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Duitsland, Spanje en Italië, onder ruim 300 respondenten die als directielid werkzaam zijn in middelgrote tot grote ondernemingen in de financiële dienstverlening, consultancy, telecommunicatie/nutsbedrijven en media. Uit dit Europese onderzoek blijkt dat Nederlandse bedrijven veelal geen beleidsmatige aanpak hebben voor documentmanagement. Dit heeft invloed op de winstgevendheid en flexibiliteit van de onderneming.


Het onderzoek van Coleman Parkes Research toont aan dat de totale uitgaven aan documentmanagement in Europa momenteel jaarlijks circa 14 miljard euro bedraagt. Van de onderzochte Nederlandse bedrijven hebben slechts 43% een beleidsmatige strategie voor documentmanagement. Daarmee laat de resterende 57% van de respondenten kansen liggen om kosten, tijd en energie te besparen. Een heldere strategie voor documentmanagement, of het uitbesteden hiervan, vereenvoudigt documentenstromen in bedrijven. Het digitaliseren en beheren van documentstromen biedt zowel op de korte als lange termijn voordelen zoals kostenverlaging, verminderde impact op het milieu, verhoogde gegevensbeveiliging en efficiëntere archivering.


Hoewel 84% van de ondervraagde Nederlandse directieleden erkent dat verbeteringen in documentmanagementbeleid kostenbesparingen met zich mee brengen, is het de realiteit dat dit slechts sporadisch plaats vindt. Ongeveer een kwart (27%) van de respondenten zegt “af ten toe” te kijken naar de kosten en maar liefst 23% van hen kijkt hier zelfs nooit naar. Het is opmerkelijk dat deze bevinding aantoont dat bedrijven een potentiële besparing van maximaal 30% onbenut laten. Deze besparing beperkt zich niet tot kosten, maar komt ook voort uit het productiever maken van medewerkers en het ontwikkelen van een meer duurzame onderneming.


Het rapport toont ook aan dat de verantwoordelijkheid voor documentmanagementbeleid gefragmenteerd is binnen Europese organisaties. De Nederlandse respondenten zeggen dat er binnen hun ondernemingen meerdere personen verantwoordelijk zijn voor de documentomgeving. Uit deze groep stelt 43% vast dat er binnen hun directies überhaupt geen interesse is voor documentbeleid, waarmee nergens in het Europese bedrijfsleven de voordelen van een strategie voor documentmanagement zo veronachtzaamd wordt als in Nederland. Volgens tweederde van de Nederlandse ondervraagden (66%) is deze verantwoordelijkheid verdeeld over een divers aantal afdelingshoofden, zoals HR-managers, officemanagers, en verkoop- en marketingmanagers.


Simon Sasaki, CEO van Ricoh Europe: “De huidige economie maakt het stroomlijnen van de onderneming steeds belangrijker. Bedrijven worden zich steeds meer bewust van de directe voordelen van een goed documentmanagementbeleid, maar uit dit onderzoek blijkt dat de meerderheid van Europese bedrijven geen beleidsmatige documentmanagementstrategie geïmplementeerd heeft. Door geen documentmanagementbeleid te voeren, zullen bedrijven nadelen blijven ondervinden van te hoge uitgaven, te lage productiviteit, bedrijfsrisico’s en een grote impact op het milieu. Om de voordelen van documentmanagement te realiseren is het raadzaam de verantwoordelijkheid hiervoor toe te wijzen aan een directielid en zowel de directe als lange termijnvoordelen voor de organisatie te onderkennen.”

Het rapport: http://research.ricoh-europe.com/pdf/Dutch_Ricoh_Europe_Document_Government_Index.pdf



Rate this post

Print Friendly