Als Enterprise Content Management (ECM) Specialist heb ik een speciale interesse in de Digitale Postkamer ook wel DMR (Digital Mail Room ) genoemd. Dit omdat deze, met haar ervaring en meestal centrale functie, de beste plaats is om nieuwe fysieke documenten te converteren naar digitale.

Als centraal punt binnen een organisatie is er in de Postkamer veel kennis over de route van documenten en het belang van bepaalde documenten. Vaak wordt er nu al aan een vorm van ontvangstregistratie gedaan. Een heel duidelijk en goed punt dus om te zorgen voor een goede start van tracking en audit controle van fysieke documenten.

Een punt van aandacht is dat er naast de ontvangst van fysieke documenten in de postkamer ook fysieke en elektronische documenten binnen de organisatie worden gegenereerd, die overigens ook worden ontvangen en verzonden naar derden, maar nooit in de postkamer terecht komen.

Wat is een DMR?

Voor mij is een DMR de toegangspoort van een bedrijf naar haar elektronische workflows. Belangrijk in deze definitie zijn toegangspoort en elektronische workflows. Een DMR heeft naar mijn inzicht geen enkele zin als er geen goed gedefinieerde elektronische workflows kunnen worden gevuld met de gedigitaliseerde en met index en meta data verrijkte documenten. Toegangspoort omdat de aloude postkamer in de meest bedrijven en organisaties de centrale plaats is voor het ontvangen van fysieke documenten. Zonder een goed geregisseerde centrale capture plaats is het zeer moeilijk om de workflows goed, tijdig en consequent te voorzien van de juiste gedigitaliseerde documenten.

Vanuit een ECM perspectief is de DMR een plaats waar belangrijke factoren zoals: Capture, Classification, Metadata & Indexing, Deliver, Store en zekere ook Control & Security op een dagelijkse stroom documenten wordt toegepast.

In het algemeen wordt de DMR gezien als een vernieuwde postkamer die fysieke documenten digitaal maakt en digitaal aan de eindontvanger ter beschikking stelt. Naar mijn mening is dit een beperkte visie. De DMR kan een enorme toegevoegde waarde leveren ten opzicht van de oude postkamer. Deze toegevoegde waarde is veel belangrijker dan de kostenreductie, die men in de postkamer verwacht te behalen door de overschakeling naar een DMR en deze daarbij te beperken tot alleen scanning.

In dit stuk ga ik verder in op de redenen om aan een DMR te beginnen, hoe het proces van een DMR er in het algemeen uit ziet en de kosten en opbrengsten van een DMR.

Waarom een DMR?

De belangrijkste redenen om een DMR in te richten zijn:

  • Bedrijfskritische informatie niet kwijt raken;
  • De logistiek rond de documenten vereenvoudigen;
  • Een flexibel office concept kunnen realiseren;
  • Remote access (thuiswerken) makkelijker maken;
  • Doorlooptijden van bepaalde document typen kunnen versnellen (prioriteitsstelling in werkvolgorde).

Minder vaak gehoorde redenen maar zeer zeker ook belangrijke zijn:

  • Fouten in het werkproces verminderen (bijv. minder data-entry, minder type fouten);
  • Na het scannen van het archief de aanwas scannen;
  • Gebruik kunnen maken van digitale workflows;
  • Minder (fysieke) centrale opslagruimte nodig hebben;
  • Minder archiefruimte op de werkvloer nodig hebben.

Een vaak gehoorde reden is:

  • De kosten van de postkamer reduceren.

Gezien de inleiding zal het u niet verbazen dat ik deze laatste reden niet onderschijf. Met betrekking tot de kosten zouden de volgende redenen beter zijn:

  • Indirecte kosten direct maken;
  • Kosten van het werkproces reduceren.

Hoe ziet een DMR proces er uit?

Je kunt de processen binnen een DMR op verschillende wijzen inrichten maar een redelijke standaard is deze grafische weergave.

dmrprocess

Workflow Digitale Postkamer

 

Kosten/opbrengsten.

Als je bovenstaand proces bekijkt dan zie je dat er in plaats van minder werk meer werk ontstaat in de postkamer en dat verhoogt de kosten, niet alleen investeringen in apparatuur en software (overigens worden deze de laatste tijd steeds beter en goedkoper). Ook opleiding van het postkamerpersoneel zal extra kosten met zich meebrengen. Over het algemeen is het wel mogelijk om een uitbreiding van het personeel in een DMR ten opzichte van een klassieke postkamer in te perken tot mogelijk nihil.

Een overzicht van de directe besparingen:

  • Vermindering interne mail;
  • Streamlining van processen door workflows;
  • Efficiënter gebruik van assets (ten opzichte van decentraal digitaliseren);
  • Vermindering directe kosten;
  • Vermindering indirecte kosten

Een overzicht van de indirecte besparingen:

  • Papier: Door overschakeling op elektronische workflows zal er minder papier gebruikt gaan worden dit kan een besparing tot 60% op papier en printkosten opleveren;
  • Door elektronische workflows: wordt het documentmismanagement verminderd. Deze kosten kunnen oplopen tot 45% van de arbeidskosten;
  • Data-entry vanaf documenten: de ervaring wijst uit dat met data-extractie tot 50% van het data-entry werk kan vervallen;
  • Procesverbeteringen: tot 10% minder kosten;
  • Archivering en opzoeken: de tijdsbesparing gemoeid met het archiveren en opzoeken van documenten kan tot 80% oplopen.

Deze percentages zijn gebaseerd op markt- en ervaringscijfers en Zylab white paper “Know the cost of filing your paper documents” Meer cijfers over indirecte kosten besparingen komen naar voren in onder andere onderzoeken van Gartner en van Arbeidsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV)

Een overzicht van de kosten:

  • Meer handelingen in de postkamer;
  • Duurdere handelingen in de postkamer (het niveau van de postkamer medewerker zal heroverwogen moeten worden);
  • Software voor doorzetten images;
  • E-Archive kosten;
  • Implementeren DMR en onderhouden workflows;
  • Scannen van documenten;
  • Data extractie en OCR Software;
  • Document Management Systeem;
  • Implementatiekosten:
    • Extra uren postkamer voor het controleren en tellen van de post om een analyse van de poststromen te kunnen maken;
    • Inrichten workflows;
    • Koop/bouw software voor routen images en data naar juiste Document Management Systeem;
    • Communicatie naar de medewerkers;
    • Opleiding personeel;
    • Het inhuren van experts om U te begeleiden in dit proces.

Conclusie

De Digitale Postkamer is zolang er nog fysieke documenten worden ontvangen een belangrijk onderdeel van elke strategie rond ECM! Het starten van een DMR alleen om een kostenreductie in de postkamer te bewerkstelligen is het verkeerde uitgangspunt!  Een DMR kan enorme value added services leveren in het totale proces waardoor na de initiële investeringen de indirecte kosten in de rest van de organisatie lager zullen uitvallen dan de directe kosten die de DMR bewerkstelligt.


Rate this post

Print Friendly