BCT Guiding Documents heeft voor de gemeente Veere als eerste een koppeling gerealiseerd tussen het document management systeem Corsa en de mid-office oplossing van Pink Roccade. De koppeling is onderdeel van de aanpak van de gemeente om de digitale dienstverlening verder uit te breiden. Volgens Geert Ridderbos en Cor de Rijk van de gemeente is de aanpak van Veere interessant voor andere gemeenten, die gebruik maken van de mid-office van Pink Roccade, of die aangesloten zijn bij de mid-office community. Daarvan was Veere overigens één van de initiatiefnemers.

“Net als de andere, Nederlandse gemeenten zijn we intensief bezig met de invoering en optimalisering van de digitale dienstverlening”, zegt Geert Ridderbos, hoofd van de afdeling Interne Dienstverlening en Automatisering van Veere. “Momenteel bieden we al een aantal diensten via het internetloket aan, waaronder uittreksels uit het GBA, verschillende attestaties en het doorgeven van verhuizingen. Daarnaast kunnen via de website al zo’n 85 formulieren -al dan niet met DigiD- ingevuld worden.”

De gemeente Veere wil niet alleen het aantal producten uitbreiden dat via internet aangeboden wordt, maar wil ook de werkprocessen die erachter hangen zoveel mogelijk automatiseren. Voor de snelle doorvoer van werk van de front-office naar de vakafdelingen in de back-office zijn goede koppelingen noodzakelijk. Ridderbos: “Wij hebben gekozen voor de mid-office oplossing van Pink Roccade. Dat is een generieke applicatie, die de EGEM-architectuur volgt. Hoewel we een aantal specifieke applicaties zullen houden voor complexe werkprocessen, willen we zo min mogelijk 1-op-1 koppelingen voor werkprocessen. Die zijn niet alleen relatief duur, maar de implementatie en het beheer daarvan vergen veel tijd. Deze tijd besteden wij liever aan de inrichting en de organisatie van de processen zelf. In onze mid-office omgeving worden het zakenmagazijn van Getronics, het gegevensmagazijn met de koppeling naar de basisregistraties en het document management systeem van BCT geïntegreerd. Daardoor kunnen we heel flexibel werken en gemakkelijk informatie tussen de systemen uitwisselen en samenvoegen.”

De gemeente Veere begon drie jaar geleden met de implementatie van het document management systeem Corsa. Het systeem werd gefaseerd in de gemeentelijke organisatie uitgerold, zodat de medewerkers goed aan het systeem konden wennen en alle de informatie, correspondentie en documentstromen langzamerhand volledig gedigitaliseerd konden worden. Voor de mid-office omgeving worden documenten en correspondentie onder specifieke zaaknummers in Corsa opgeslagen en toegankelijk gemaakt. In de toekomst kunnen bepaalde documenten in het DMS ook werkprocessen opstarten, die via het zakenmagazijn afgehandeld worden. Ook via het digitale kanaal (bijvoorbeeld via webformulieren) kunnen zaken in het zakenmagazijn opgestart worden. Daar komen in feite het traditionele, papieren kanaal en het nieuwe, digitale kanaal samen. Vanuit het zakenmagazijn worden vervolgens zowel de Persoonlijk Internet Pagina (PIP) van de burger als ook het medewerkersportaal met bijvoorbeeld de statusinformatie gevuld.

De gemeente Veere is met een zeer praktische toepassing van start gegaan. Cor de Rijke, adviseur Informatiebeleid van de gemeente Veere: “We hebben met de vakafdelingen alle werkprocessen bekeken en een niet al te ingewikkeld proces uitgezocht: het leerlingenvervoer. Elke zomer ging er een brief uit met een invulformulier dat per post teruggestuurd werd. Dit jaar is er weer een brief uitgegaan, maar nu met een verwijzing naar de website, waar een e-formulier stond. Dit keer kwam 30 procent van de aanvragen per post retour; 35 procent via een e-formulier en ook 35 procent met een e-formulier dat met DigiD ondertekend was. Dit is nog een generieke applicatie, die geen groot beslag op de back-office legt, maar je hebt dit soort successen wel nodig om intern draagvlak te creëren voor zaakgericht werken. Die manier van werken leidt namelijk ook intern tot grote veranderingen. Behalve met procesveranderingen en technologie krijg je te maken met attitude en bedrijfscultuur.”


Rate this post

Print Friendly