Breukelen, 6 oktober 2009 – Xerox helpt rechtbank Rotterdam bij het digitaliseren van haar strafdossiers ter verhoging van haar efficiency. Uitgangspunt bij de ontwikkeling hiervan is dat na digitalisering van de processtukken, de juridisch medewerkers en rechters in het kader van de voorbereiding, behandeling en de afwerking van een strafzaak niet meer hele stukken tekst over hoeven te typen. Zij kunnen nu stukken tekst uit het digitale dossier kopiëren en plakken naar het voorbereidingsformulier, proces-verbaal of vonnis. De gebruikersvriendelijkheid van het systeem speelde hierbij een belangrijke rol. Xerox bouwde, in nauwe samenwerking met drie interne medewerkers van de rechtbank, een optimale scanoplossing die leidt tot een overzichtelijk en gestructureerd digitaal dossier dat is gekoppeld aan het workflowsysteem DIVOS.


De digitale dossiers worden nu gebruikt door plusminus 180 medewerkers binnen de sector strafrecht voor de meervoudige kamerzaken en raadkamer preventieven. De rechtbank is met deze sector gestart omdat in het strafrecht veel wordt gewerkt met omvangrijke dossiers. Door deze te digitaliseren is de traceerbaarheid en doorzoekbaarheid sterk verbeterd. Niet alleen kan er worden gezocht op zoektermen, ook het toevoegen van hyperlinks maakt het gebruik van de dossiers eenvoudiger. Doordat stukken tekst uit het dossier eenvoudig kunnen worden overgenomen op het voorbereidingsformulier wordt niet alleen een efficiencyslag gerealiseerd, maar leidt dit ook tot minder fouten. Bovendien zijn door de digitalisering dossiers nu ook tijd- en plaatsonafhankelijk te raadplegen.


“De oplossing die Xerox heeft geboden werkt voor ons uitstekend”, licht het projectteam bestaande uit Marcel van de Langkruis, Theo Waterreus, beiden juridisch medewerkers en Alex Verwater IT-adviseur bij de rechtbank Rotterdam, verder toe. “We hebben voor Xerox gekozen omdat zij met ons meedachten en hierdoor een complete oplossing konden bieden. Niet alleen zorgde Xerox voor de op maat gemaakte scanoplossing, ook installeerde Xerox de WorkCentres en nam zo alle zorg rondom het scanproces uit handen. Omdat ScanFlowStore gekoppeld is met ons netwerk is de oplossing zeer gebruiksvriendelijk. De gebruikte software (MS-Office en Adobe Acrobat) is onder de collega’s bekend waardoor de oplossing eenvoudig en gebruiksvriendelijk is. Hierdoor kon iedereen binnen zeer korte tijd werken met deze nieuwe oplossing. De oplossing is immers bedoeld om de processen te vereenvoudigen en daar waar mogelijk te verbeteren.”


Het digitaliseren van de strafdossiers is niet de enige stap in de digitaliseringslag bij de rechtbank Rotterdam. Onlangs werd in Rotterdam de eerste digitale zittingszaal van Nederland in gebruik genomen. De digitale zittingszaal is voorzien van de nieuwste ICT-toepassingen, waarmee de rechtbank Rotterdam optimaal inspeelt op de behoefte tot snellere en efficiëntere zittingen. Meer informatie over de digitale zittingszaal is te vinden op www.digitale-zittingszaal.nl.



Rate this post

Print Friendly