Eindhoven, 1 oktober 2009 – CIBER Nederland heeft bij het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM) een oplossing geïmplementeerd voor het aanmaken en beheren van digitale en papieren formulieren. Door deze oplossing, die is gebaseerd op Adobe® LiveCycle® Enterprise Suite-technologie, is de doorlooptijd voor het aanmaken van nieuwe formulieren bij het ministerie aanzienlijk verkort. Bovendien passen alle formulieren binnen 1 Logo, een project voor het invoeren van een uniform logo en huisstijl bij de Rijksoverheid.

Uit intern onderzoek van het VROM bleek dat verschillende applicaties werden gebruikt voor het maken van formulieren, dat het beheer van de formulieren moeizaam was en dat verplichte overheidsrichtlijnen niet of nauwelijks werden nageleefd. Aanleiding om over te gaan naar een totaal nieuwe aanpak was dat het ministerie, net als alle andere instellingen die onder de Rijksoverheid vallen, aan de slag moest om de nieuwe Rijkshuisstijl in te voeren. CIBER Nederland zocht voor het ministerie naar een totaaloplossing voor het ontwikkelen en beheren van alle formulieren en die werd gevonden in het Adobe LiveCycle Enterprise Suite platform.

In een half jaar tijd heeft CIBER de complete voorziening geïmplementeerd en zijn meer dan honderd formulieren omgezet naar de nieuwe lay-out en begrijpelijker gemaakt in structuur en taalgebruik. Het merendeel van de formulieren van het ministerie kan met het Adobe-platform intern worden aangemaakt, zonder hulp van programmeurs.

Door het gebruik van een centrale server is het beheergemak toegenomen. Tevens kunnen statusberichten worden verstuurd en wordt een formulierenportaal per medewerker aangeboden. Hierdoor krijgt de gebruiker informatie over het gebruik en de afronding van de formulieren, en is het altijd mogelijk om een opgeslagen of ingediend formulier op een later tijdstip te bekijken. Raoul Zonnenberg, projectmanager bij het ministerie: “Door de rapportages over het gebruik kunnen we gemakkelijk meten hoe vaak een formulier daadwerkelijk compleet wordt ingevuld. Deze informatie is zinvol om de gebruiksvriendelijkheid verder te verbeteren.”

Over de samenwerking met CIBER is hij erg te spreken: “De implementatie van de oplossing is goed verlopen. CIBER heeft zich flexibel opgesteld. De consultants denken bovendien in oplossingen en niet in problemen. Steeds werd een nieuwe situatie onder de loep genomen en keken de consultants vooruit.”

De oplossing die bij het ministerie van VROM is geïmplementeerd, is volgens Mario Smit, Service Line Manager ECM & Portals bij CIBER, ook in te zetten bij andere overheidsinstellingen: “Uiteindelijk zullen alle organisaties die onder de Rijksoverheid vallen, overstappen op één logo en huisstijl. Veel formulieren zullen daarop moeten worden aangepast. Het ministerie van VROM heeft bewezen dat overheidinstanties dit project kunnen aangrijpen om het aanmaken en beheren van digitale en papieren formulieren naar een hoger plan te tillen.”


Rate this post

Print Friendly