Veel gemeenten niet klaar voor Wet dwangsom. De ‘Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen’, die 1 oktober in werking treedt, dwingt overheidsinstellingen om snel een beslissing te nemen over aanvragen van burgers. Overschrijding van de wettelijke beslissingstermijn kan leiden tot een dwangsom.

Pallas Athena, leverancier van Business Process Management-oplossingen constateert dat veel overheidsinstellingen onvoldoende zijn ingericht voor het nemen van snelle beslissingen en de gevolgen van de nieuwe wet sterk gaan voelen.

De nieuwe wet biedt burgers een sterkere positie bij afhandeling van een aanvraag – bijvoorbeeld een vergunning – door provincies, gemeenten, waterschappen en andere overheidsinstellingen. Burgers werden al steeds mondiger, maar krijgen nu daadwerkelijk een instrument in handen waarmee de overheidsinstelling onder druk gezet kan worden. De dwangsom kan per geval oplopen tot € 1.260,-. Met de huidige werkdruk en werkvoorraden kunnen de kosten hiervoor aanzienlijk oplopen. Daardoor dwingt de nieuwe wet veel overheidsinstellingen om hun processen en systemen tegen het licht te houden.

Pallas Athena, die zijn procesoptimalisatie-oplossingen naast meer dan 300 gemeenten levert aan provincies, ministeries en uitvoeringsorganisaties zoals UWV, constateert dat veel overheidsinstellingen hun processen nog onvoldoende op orde hebben. De BPM-leverancier geeft overheidsinstellingen vijf belangrijke tips om hun dienstverlening richting burgers te verbeteren:

1 Vereenvoudig systemen: de complexiteit van een proces wordt vaak onnodig doorgevoerd in de achterliggende IT-systemen. Maak inzichtelijk welk pad gevolgd wordt bij een aanvraag en vereenvoudig de systemen waar mogelijk.

2 Stel de klant centraal: niet het proces, maar het belang van de burger dient leidend te zijn. Richt je processen in met de klant als uitgangspunt. Zet de informatie in je systemen in om de klant automatisch te informeren over de status van de aanvraag en meld eventuele vertragingen tijdig.

3 Automatiseer processen: automatiseer handelingen waar mogelijk. Door automatisering kunnen taken sneller worden uitgevoerd, eenvoudiger worden overgedragen en kunnen knelpunten in het proces sneller worden ontdekt en opgelost. Bovendien is het hierdoor mogelijk om medewerkers automatisch tijdig te herinneren aan acties die zij nog moeten uitvoeren.

4 Digitaliseer: digitaliseer alle benodigde documenten in het aanvraagproces. Een digitaal loket vereenvoudigt de aanvraag voor burgers en met een digitale documentenstroom wordt tijdwinst behaald en worden fouten voorkomen.

5 Analyseer: bij de uitvoering van een proces wordt veel nuttige informatie vastgelegd in de onderliggende IT-systemen. Dit is een schat aan informatie die veelal ongebruikt blijft. Maak hier gebruik van. Met de informatie zijn onder meer de optimale teambezetting, werkverdeling en communicatielijnen inzichtelijk te maken.

“De publieke sector staat op dit moment voor een aantal grote uitdagingen. Enerzijds is er de noodzaak om de dienstverlening te verbeteren met steeds beperktere middelen. Anderzijds verandert de wet- en regelgeving in snel tempo. Dit vraagt om procesoptimalisatie”, zegt Klaas-Pieter Majoor, Accountmanager Public bij Pallas Athena.


Rate this post

Print Friendly