De West-Brabantse gemeente Etten-Leur heeft voor haar informatiebeheer gekozen voor de implementatie van Share.DocX. Deze oplossing voor modern informatiebeheer van ShareOne, een dochteronderneming van Circle Software, bleek het beste aan te sluiten bij de ambities van de gemeente.

De gemeente Etten-Leur maakt voor haar informatiebeheer al sinds 1999 gebruik van Document Manager van Circle Software. Deze applicatie was aan vervanging toe. In het selectieproces van een vervangend systeem stelde de gemeente zich als centrale vraag ‘wat willen we eigenlijk met ons informatiebeheer?’. Om die vraag te kunnen beantwoorden vanuit de bredere context van digitaal zaakgericht werken stelde de gemeente klankbordgroepen in waarin alle afdelingen vertegenwoordigd waren. Bij de eindgebruikers bleek een duidelijke voorkeur te bestaan voor een herkenbare digitale werkomgeving die hen in staat zou stellen tot optimale dienstverlening. Deze expliciete voorkeur, die wees op een platform voor digitaal werken, maakte het noodzakelijk verder te kijken dan alleen de traditionele DMS-oplossingen.

Uit een door de gemeente ingerichte proeftuin om de consequenties van zo’n platform te kunnen bepalen, bleek onder meer dat dit inderdaad een bredere toepassing en functionaliteit zou opleveren. Om een toekomstvaste keuze te verzekeren, werd aan drie leveranciers gevraagd een oplossing aan te dragen die toepasbaar is voor andere gemeenten, die actief zou worden doorontwikkeld en die tevens het onderhoud en het beheer omvat.

Uiteindelijk viel de keuze op Share.DocX, een op SharePoint gebaseerde oplossing voor informatiebeheer van ShareOne, een dochteronderneming van Circle Software. Circle Software bood de gemeente Etten-Leur het beste uit twee werelden: zelf is zij expert op het gebied van gemeentelijke processen en informatiestromen en ShareOne is gespecialiseerd in de ontwikkeling en implementatie van SharePoint-oplossingen. Opvallend aspect van de samenwerking is dat de gemeente actief meedenkt aan de doorontwikkeling van Share.DocX. Daardoor zal zij tijdens de implementatie migreren van versie 1.1 naar versie 1.2. Bij het ontwikkelen houdt ShareOne rekening met de toepasbaarheid voor andere organisaties, zodat er geen sprake is van maatwerk voor Etten-Leur.

Edwin Bressers, Hoofd van de Afdeling Bestuur en Concernondersteuning van de gemeente Etten-Leur: “Dit proces heeft bij mij zoveel vertrouwen gewekt dat ik het als een persoonlijk verlies zou ervaren als we niet zouden slagen. De eerste resultaten wijzen ook al in de goede richting. Share.DocX is inmiddels geïnstalleerd en nog dit jaar worden de eerste oplossingen in gebruik genomen. We hebben ruim de tijd genomen om over dit alles na te denken maar dat levert dan ook een oplossing op waar iedereen blij mee is.”


Rate this post

Print Friendly