De laatste jaren is de kwaliteit van de geïnstalleerde kleurenprinters in huisdrukkerijen flink toegenomen. Er kan gemakkelijk geconcurreerd worden met offsetkwaliteit van commerciële drukkerijen. Toch blijven organisaties (te) veel drukwerk uitbesteden dat ook in de huisdrukkerij gemaakt kan worden. Het gevolg is dat de eigen kleurenprinters onderbezet zijn en dat er onnodig geld buiten de deur wordt gebracht. Dit is niet alleen voor de organisatie ongewenst maar ook voor de huisdrukkerij zelf. Bij onderbezetting wordt al snel de continuïteit van de eigen huisdrukkerij ter discussie gesteld. Afdelingen worden gesloten of uitbesteed terwijl dit eigenlijk ongunstig is voor het bedrijf. Wat kan de manager van de huisdrukkerij doen om onnodige uitbestedingen terug te dringen en daarmee de continuïteit van zijn afdeling te waarborgen?

Wie met zijn huisdrukkerij wil concurreren met commerciële drukkerijen, moet denken en handelen als een commerciële drukkerij. Analyses over het functioneren van de huisdrukkerij zijn vaak te abstract en onnodig ingewikkeld. Te veel focus op geavanceerde technologische oplossingen, kostenstructuur en outsourcing leiden de aandacht af van waar het werkelijk over moet gaan. Beslissingen over drukwerk producties worden door medewerkers op de werkvloer genomen. Medewerkers van de communicatie en marketing afdelingen, secretaresses en inkopers. Voor deze medewerkers zijn zaken als gebruiksgemak, imago van de leverancier en een persoonlijke relatie met de contactpersoon bij de drukkerij van groot belang. Wie print of drukwerk besteld is onzeker. Je moet altijd maar afwachten of het goed gaat. Om deze onzekerheid weg te nemen doen commerciële drukkerijen alles wat in hun vermogen ligt om goed met contactpersonen te communiceren. Op een persoonlijke manier vertrouwen opbouwen is cruciaal. Drie verschillende acties zorgen er voor het volume in de huisdrukkerij snel te verbeteren.

1. Intern marktonderzoek en het opbouwen van relaties

De eerste actie is het uitvoeren van intern marktonderzoek door middel van het voeren van persoonlijke gesprekken. Maak afspraken met medewerkers van marketing en communicatie afdelingen en iedereen die te maken heeft met de inkoop van vormgeving, media en drukwerk. Voer deze gesprekken zonder vooraf ingenomen oordeel en luister goed naar deze collega’s. Is de bereikbaarheid van de afdeling goed? Of wil men de openingstijden liever verruimd zien? Hoe denkt men over de kwaliteit van de dienstverlening van de huisdrukkerij, wat zou er beter kunnen? Moeten er bijvoorbeeld diensten op het gebied van huisstijl bewaking of vormgeving ontwikkeld worden? Is de prijs structuur en de manier van afrekenen passend bij de wensen van de interne collega’s? Hoe worden de interne collega’s behandeld door de medewerkers van de huisdrukkerij? Vriendelijk of bureaucratisch? Een intern marktonderzoek is een manier om veel te weten te komen en kansen te creëren. De uitkomsten kunnen besproken worden met de medewerkers van de huisdrukkerij om zo acties uit te werken voor verbetering. Soms zijn eenvoudige verbeteringen mogelijk zonder dat dit geld moet kosten. Bijvoorbeeld afstemming met het extern reclamebureau of een kwaliteitstest op de eigen printer voor het drukwerk dat nu in offset wordt geproduceerd. Een marktonderzoek geeft nog een ander effect. Vaak is het interne imago van de huisdrukkerij onnodig negatief. Door eens goed de tijd te nemen om met de interne collega’s te praten leer je elkaar beter kennen en wordt het vertrouwen in de medewerkers van de huisdrukkerij een stuk beter.

2. Installeer Web-to-print oplossingen op maat

Veel huisdrukkerijen beschikken al over voorzieningen om printwerk te bestellen via een intern netwerk . Helaas worden deze voorzieningen onvoldoende benut of zijn de mogelijkheden niet bij alle interne bestellers bekend. Een tweede actie is het installeren van Web-to-print oplossingen op maat bij de interne bestellers. Zoals ook Frank Romano in zijn laatste onderzoek heeft laten zien neemt daarmee de klant tevredenheid van de interne bestellers aanzienlijk toe. Het is belangrijk om de tijd te nemen om het interne bestelsysteem uit te leggen en in te richten naar de wensen van de interne besteller. Bijvoorbeeld:
• Template maken om terugkerende printproducties zelf aan te kunnen passen, inclusief online (soft) proofing
• Koppelingen maken met financiële software en prijs tabellen inrichten
• Inrichten van voorraadbeheer en afroep systemen
Naast een verbeterde klant tevredenheid zorgen Web-to-print oplossingen ook voor lagere transactiekosten per order en een betere verbinding tussen de huisdrukkerij en de interne klant. Dit zijn voordelen voor beide partijen.

3. Neem de regie over het complete print management

Voor veel interne opdrachtgevers is het inkopen van drukwerk een hele zorg. Je moet verstand hebben van papiersoorten, afwerkingsmogelijkheden en kunnen communiceren met medewerkers van de drukkerij. Medewerkers van huisdrukkerijen hebben hiervoor de kennis in huis. Toch wordt voor deze kennis te veel betaald aan reclamebureaus. Als door de huisdrukkerij het vertrouwen eenmaal is opgebouwd kan de derde actie gestart worden. Regie nemen over het complete print management. Dit betekent dat de huisdrukkerij ook het externe drukwerk uitbesteedt en coördineert. Bijvoorbeeld door de Web-to-print oplossing met behulp van JDF te koppelen aan de externe drukkerij. Online tracking and tracing via JMF maakt het in de toekomst mogelijk om orders te volgen en daarover direct te communiceren met de interne bestellers. De huisdrukkerij krijgt dan binnen het grafische proces de plaats die het verdient.

Richard van Hoorn
www.richardvanhoorn.nl



Rate this post

Print Friendly