Sinds 1 april is de markt voor postverzendingen geheel geliberaliseerd. Dit betekent dat aanbestedingsplichtige organisaties verplicht zijn om postverzendingen aan te besteden. Hieronder vallen relatiemagazines, direct mail, transactie documenten en losse post.

Drempelbedragen

De aanbestedingplicht geldt voor alle post waarbij gedurende de contractperiode de Europese drempelwaarde wordt overschreden. Voor de levering van diensten geldt de drempel van € 133.000 voor de centrale overheid en € 206.000 voor andere overheden en gesubsidieerde IIB organsiaties. Daarnaast hebben veel organisaties een inkoopbeleid waarbij vanaf een bepaald bedrag, 15.000-25.000 euro, minimaal 3 offertes bij leveranciers worden vereist. De contractperiode varieert in de praktijk tussen de 18 en 36 maanden.

Veel organisaties hebben door versnipperde budgetten geen zicht op de huidige kosten voor postverzending.  Bij klantcommunicatie is postverzending verantwoordelijk voor 40-60% van de communicatiekosten. Op basis van de kosten voor centrale printproductie, 15-25% van de kosten, kan de verantwoordelijke inkoopafdeling een inschatting te maken van de postverzendingskosten.

Door een professionele inkoop kan door slimmer inkopen van postzendingen 10 tot 20% worden bespaard op de fysieke klantcommunicatiekosten.

Percelen

Om optimaal te profieteren van de mogelijkheden binnen de geliberaliseerde markt is een opdeling in meerdere percelen aan te bevelen. Bijvoorbeeld in nationale en internationale post, pakketten, bulkverzendingen, losse post en specialiteiten.

Het samenstellen van een perceel vraagt de nodige aandacht en marktverkenning, het bepaald welke leverancier wel en niet kan aanbieden. Opnemen van de ‘verkeerde’ ingredienten reduceert het perceel al snel tot een of twee aanbieders, waardoor de gewenste kwaliteitsverbetering en/of kostenreductie niet gerealiseerd wordt. Het is bovendien niet in lijn met de aanbestedingsregels, waarbij de aanbesteder wordt geacht een marktverkenning uit te voeren.

Programma van Eisen en selectiecriteria

De verschillende eisen aan OVERKOMSTDUUR en OVERKOMSTZEKERHEID van een poststuk zijn de belangrijkste aspecten. Overkomstduur is de termijn tussen aanbieden van het poststuk aan de verzender en het moment waarop het poststuk is bezorgd bij de geadresseerde. De overkomstzekerheid is de zekerheid dat een poststuk binnen de daarvoor geldende Overkomstduur onbeschadigd aankomt op het adres dat staat vermeld op het poststuk.

Daarnaast kunnen er eisen en wensen zijn aan het BEZORGVENSTER. Het bezorgvenster is de bezorgruimte in tijd die de verzender beschikbaar heeft om het poststuk te bezorgen. Een organisatie zal een offerte graag de volgende dag willen laten bezorgen en een verkiezingkaart  bezorgen kan ergens volgende week.

De PLANBAARHEID en FREQUENTIE van de post bepalen de mogelijkheden om kostenreducties te realiseren. Van een mailing en magazine zjn  de planbaarheid en frequentie goed vooraf te bepalen. Van losse post wordt dit al lastiger.

Er zijn nog tal van andere aspecten welke kunnen worden meegenomen in het programma van eisen: afhaalservice, retourenservice, facturings en management informatie, duurzaamheid, maatschappelijke aspecten, kwaliteitsmanagement, etc.

Advies

Voor veel organsiaties is het inkopen en aanbesteden van postverzendingen volledig nieuw. Het advies is een goede inventarisatie te maken van de huidige fysieke klantcommunicatie en de gewenste servicelevels. Daarnaast kan een marktconsultatie bij de verschillende aanbieders goed helpen bij het voorbereiden van het programma van eisen en de selectiecriteria.

Door de mogelijkheden van de postliberalisering te benutten en de af te nemen service levels af te stemmen op de behoeften van de verzendende bedrijfsprocessen kunnen veel kosten worden bespaard. De tijd van het PTT rode boekje is voorgoed voorbij.



Rate this post

Print Friendly