ECM en Social Networking

Steeds meer bedrijven zien het belang van ‘social networking’ tools als toevoeging op hun bestaande ECM omgeving. In tijden van recessie is het van belang om het netwerk van contacten / relaties goed te onderhouden. Door het aktief deelnemen aan discussie forums en delen van informatie middels blogs, podcasts, etc ontstaat een optimale vorm van kennisdeling, zowel binnen de organisatie als richting de ‘buitenwereld’.

De Tools

Alle grote ECM leveranciers bieden binnen hun ECM omgeving de volgende ‘social networking’ tools via eigen of third party oplossingen.

1. Zakelijke netwerken

Het vastleggen van zakelijke relaties middels programma’s als Linkedin, Facebook, Plaxo Pulse,etc heeft de laatste jaren een enorme vlucht genomen. Er zijn tools op de markt om deze informatie te integreren met de zakelijk mail/portal omgeving. IBM is een samenwerking aangegaan met Linkedin voor een integratie richting Lotes Notes. Xobni heeft een add-in ontwikkeld voor de integratie van Linkedin,Facebook en Hoovers richting Microsoft Outlook.

Binnen de ECM portal omgeving zijn vaak standaard plugins aanwezig voor het volgen van de directe collega’s en het in beeld brengen van de hierarchies relaties. Voorbeeld hiervan zijn de microsoft colleague (tracker) webparts binnen de SharePoint omgeving.

2. Blogs

Een blog ofwel weblog komt vrij vertaald neer op een logboek. Hierop plaatst de auteur informatie die hem bezig houdt. Vaak met enige vorm van interactie (reactie mogelijkheden).

3. Wiki

Wiki kan worden gezien als een kennis databank ofwel internet encyclopedie. Vaak zijn deze kennisdatabanken dynamisch opgebouwd, meerdere mensen kunnen hierop input of updates uitvoeren. Een Wiki opzet op intranet nivo kan prijstechnisch een goed alternatief bieden voor dure knowledge base software.

4. Forums

Discussie forums zijn een bekend begrip binnen de internet wereld. Deze zijn echter ook succesvol in te zetten binnen een intranet omgeving. Denk aan brainstorm sessie, opinie peilingen, etc..

5. People Search

Het vinden van de juiste (interne) mensen voor een project of vraagstuk maakt de interne communicatie en kennis uitwisseling binnen een bedrijf een stuk eenvoudiger.


6. Podcasts

Niet alleen de inhoud van informatie telt ook de manier waarop deze gepresenteerd wordt. Een audio of video presentatie voegt vaak meer toe dan alleen ‘platte tekst’. Denk hierbij aan bedrijfs- of productpresentaties.

Microsoft SharePoint biedt sinds kort een podcasting kit, hiermee kunnen audio en video presentaties worden aangeboden vanuit een SharePoint omgeving.

De valkuilen

Toch moeten we ook wat kanttekeningen plaatsen bij deze ‘Social Networking’ tools;

Bij intern gebruik van blogs, discussie forums, etc in de vorm van een intranet oplossing zijn de risico’s zeer beperkt. Worden deze tools echter ingezet in een internet omgeving voor externe communicatie, dan is het van belang dat er een duidelijk communicatie protocol wordt vastgelegd.

In het verleden zijn middels weblogs al verschillende bedrijfsfusies of product introducties uitgelekt, voordat deze via een formeel persbericht werden aangekondigd. De externe communicatie richtlijnen zal een bedrijf dan ook moeten doortrekken richting de ‘Social Networking’ Tools.

Beveiliging is ook een aandachtspunt; door het delen van bedrijfsinformatie en netwerk relaties kunnen hackers middels een techniek genaamd ‘Phishing’ bepaalde informatie misbruiken, denk hierbij aan informatie over de ICT infrastructuur of autorisatie procedures.

Conclusie

Ondanks de valkuilen is de inzet van ‘Social Networking’ tools zeker aan te raden. Vanuit de bedrijfsoptiek biedt het middelen om de aanwezige kennis te delen en te borgen. Zeker in een tijd waarin het draait om ‘kenniswerkers’ met de nodige (gedwongen) banenwissels.



Rate this post

Print Friendly