Document compositie is al vele jaren een bekend fenomeen. Al meer dan twintig jaar is er programmatuur beschikbaar dat “ruwe” data omzet naar een keurig opgemaakt document. De “ruwe” data is afkomstig van een mainframe applicatie dat soms nog vele jaren ouder is dan de documentcompositie programmatuur. In meer recentere vorm is de “ruwe” data afkomstig van een database of van een bedrijfsapplicatie zoals ingezet voor Enterprise Resource Planning of klanten relatiebeheer. De documentcompositie programmatuur is al zover ontwikkeld dat er de meest mooie, kleurrijke en vooral ook gepersonifieerde documenten mee kunnen worden gemaakt.

Zijn er dan nog wel ontwikkelingen in deze markt waarvoor we als organisatie warm kunnen lopen en een nieuwe investering doen?

Trends in Document Compositie

Het antwoord op deze vraag is niet eenduidig te geven. Enerzijds zijn er een aantal belangrijke trends die zeker de aandacht vragen. Anderzijds is document compositie nog steeds de document compositie van 20 jaar geleden. Uiteraard zijn is er technische vooruitgang geboekt. De mogelijkheden om een document op te maken zijn uitgebreid. De snelheid waarmee documenten kunnen worden opgemaakt is verbeterd.

E’n van de belangrijkste ontwikkelingen binnen Document Compositie is waarschijnlijk de Graphical User Interface. Tegenwoordig kan via een “What You See Is What You Get” (WYSIWIG) methode de document opmaak worden ontworpen of kan dit met bestaande applicaties zoals Microsoft Word of Adobe InDesign worden bereikt. Dit zijn echter geen technologische vernieuwingen die de organisatie helpen in het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Dus zeker niet de trends waar we als organisatie warm voor lopen.

Leveranciers blijven hangen in technische specs

Jammer genoeg blijven veel document compositie leveranciers hier wel steken. Ze blijven de functionele en technische mogelijkheden van hun document compositie programmatuur promoten in de vorm van. Hoeveel invoerformaten kunnen worden verwerkt. Hoeveel uitvoerformaten kunnen worden aangeleverd. De snelheid waarmee documenten kunnen worden aangemaakt of de integratiemogelijkheden met andere bedrijfstoepassingen zoals SAP.

Klant vraagt om verbeteren bedrijfsprocessen!

De ontwikkelingen waar menig organisatie op zit te wachten liggen niet zozeer op het technische vlak van de documentcompositie server, maar op het vlak van bedrijfsprocessen zoals;

• De medewerker van het call center die een brief moet sturen als reactie op een telefonisch verzoek.
• De klant die via de website van de organisatie een offerte aanvraagt voor een nieuwe polis.
• Een marketing campagne die automatische reageert op reacties (of juist het uitblijven daarvan) via verschillende mediakanalen.

Innovatie in Document Compositie

De trends in documentcompositie moeten dan ook niet gezocht worden in nog meer “features en functions” van het core product, maar in de ondersteunende functies die de communicatie vanuit een bedrijfsgedachte regelen. De trends in documentcompositie die dergelijke ontwikkelingen ondersteunen zijn onder andere;

• INTERACTIVITEIT
  De mogelijkheid om interactief brieven op te stellen. De kern zit hem in het woord interactief. Het betreft dus een interactie tussen een applicatie en een medewerker. Dit is niet hetzelfde als een Microsoft Woord omgeving met Macro’s. Maar het betreft hier een omgeving waarin de medewerker via invulformulieren gegevens kan invullen, keuzes kan maken en binnen strikte grenzen tekst kan toevoegen of wijzigen.
• MULTICHANNEL
  Documenten worden meer en meer verstuurd via diverse mediakanalen. De tijd waarin de facturen van de telecomaanbieders of de bankoverzichten wekeleiojks via papier werden verzonden ligt al ver achter ons. Vanuit de bron, wellicht die twintig jaar oude Cobol applicatie, moeten de facturen nu afhankelijk van de wensen van de ontvanger verstuurd worden via e-mail, worden opgeslagen in het elektronisch archief, worden aangekondigd via een SMS en uiteraard ook nog steeds via papier.
• OPTIMALISATIE LOGISTIEK
  Optimalisatie van de te verzenden documenten wordt steeds belangrijker. Optimalisatie om kosten te besparen of om de klantentevredenheid te waarborgen. Nog steeds zijn er legio voorbeelden van organisatie die aan de binnenkant van de envelop hebben staan dat ze zich verexcuseren  indien er op één dag meerdere enveloppen verstuurd worden, maar dat dit onmogelijk is op te lossen.
• DOCUMENTBEHEER
  Documentopmaak, de bedrijfsregels en het verwerken van de “ruwe” data moet meer en meer plaatsvinden door de gebruikers op de afdeling. De tijd dat IT vele uren kwijt was om een nieuwe documentstroom toe te voegen is achterhaald.
• INTEGRATIE
  De interactie met bedrijfsapplicaties of Internet of Intranet is een belangrijke trend. Een bedrijfsapplicatie kan een XML bestand aanleveren als initiatie voor het produceren van één of meerdere applicaties. Via Internet wordt meer en meer gecommuniceerd. Het afhandelen van webservices of SOAP calls is dan ook essentieel.
• FORMAAT ONAFHANKELIJK
  Documenten kunnen tegenwoordig in vele vormen bestaan. Naast het bekende papier zijn er e-mail, HTML pagina, PDF bestand, SMS bericht, XML bestand, en de Persoonlijke URL.

Aanbieders

Het zoeken van de leverancier die aan één of meerder van deze trends of verwachtingen kan voldoen is niet altijd een gemakkelijke opgaaf. De techniek neemt vaak de overhand in het onder de aandacht brengen van wat de leverancier heeft bedacht. Een aantal opmerkelijke ontwikkelingen die de verschillende documentcompositie leveranciers het afgelopen jaar op de markt hebben gebracht zijn onder andere;

• Pitney Bowes Group 1 software
  heeft een e-Messaging component uitgebracht. Met deze component kan een beveiligde tweeweg e-mail en SMS communicatie worden opgezet. Inkomende SMS en e-mails worden wat betreft inhoud geïnterpreteerd en er wordt actie genomen.
• ISIS Papyrus
  heeft twee technologieën. Papyrus Eye is configureerbare GUI die via de browser kan worden gebruikt. De configuratie bestaat eruit dat diverse functies die als een object in de database zijn opgeslagen kunnen worden gebruikt om specifieke functionaliteit voor de gebruiker samen te stellen. Dus niet meer programmeren in HTML, Java of Visual Basic. De andere noviteit betreft de zogenaamde User Trained Agent. Hiermee kunnen bedrijfsprocessen via on-the-job training worden vastgelegd en als er een herkenbaar patroon gaat optreden, voortaan automatisch worden gedaan.
• EMC Document Sciences
  heeft met zijn nieuwe product xPression 3 een viertal documentopmaak mogelijkheden. Het documentontwerp kan worden gedaan middels Microsoft Word, Adobe InDesign, DreamWeaver of via de eigen applicatie xDesign. Zo kunnen eenvoudig alle typen documenten, tekst, grafisch, of web door (eind)-gebruikers worden samengesteld.
• XLPrint
  heeft een document compositie toepassing die via het Internet kan worden gedownload. Deze versie is bedoeld als standalone op één PC. Met deze versie kunnen echter allerlei typen variabele data document worden gemaakt. En dat voor enkele honderden Euro’s. Goedkoper, sneller en beter dan een mail merge in Microsoft Word.
• Pallas Athena
  met Modus en Aia Software met het ITP Document Platform kunnen hun applicaties voor interactieve bedrijfscorrespondentie nu naadloos integreren met applicaties als SharePoint of SAP. Vanuit het bedrijfsproces wordt het nu mogelijk om een document template te starten en deze te verwerken en te distribueren via de normale productieprocessen.

Zo zijn er nog vele fraaie innovatieve oplossingen te vermelden. Essentieel is dat de document compositie leverancier zich langzaam aan het ontworstelen is van de traditionele variabele data print stroom leverancier tot een documentcommunicatie specialist. Met de nieuwe producten zijn er vele voordelen te behalen op het gebied van gecentraliseerde documentcommunicatie stromen.

Oscar Dubbeldam
Partner
Strategy Partners Nederland BV.