Met de ondersteuning van MvR & Partners, specialist in begeleiding bij veranderingstrajecten rondom Zaakgericht Werken (ZGW), is het gemeente Oost Gelre gelukt de introductie van Zaakgericht Werken, het implementeren van een zaaksysteem en de doorontwikkeling ervan in goede banen te leiden. “Er komt best veel techniek kijken bij het implementeren van een zaaksysteem, maar Zaakgericht Werken is absoluut geen ICT-trucje”, aldus Marjolein Kröner, Adviseur Dienstverlening en Projectleider ZGW bij Oost Gelre. “Het is veel meer een (ingrijpende) organisatieverandering.”

Oost Gelre heeft gekozen voor het breed invoeren van ZGW en direct na de livegang daaraan een traject van doorontwikkeling gekoppeld. Het introduceren van ZGW is volgens Kröner het meest gebaat bij een ‘big bang’. “Maar dan wel een goed voorbereide met meteen erachteraan bedacht wat er nog meer komt. Je zult namelijk altijd aanpassingen moeten doen en het systeem en de manier van werken passend maken op jouw organisatie. Je moet afstemmen naar behoefte. De basis is voor nagenoeg elke (lagere) overheid wel gelijk, maar het verschil zit in de details. Een systeem is slechts ter ondersteuning: Zaakgericht Werken is zeker geen ICT-trucje.”

Blauwdruk Kröner zag meteen een mooie uitdaging om de hele organisatie zover krijgen mee te gaan in het Zaakgericht Werken. “Ik ben heel blij met de deskundigheid van MvR & Partners waar ik op kon terugvallen. Zij hebben de kennis en overtuigingskracht om mensen mee te krijgen. MvR heeft een prachtige blauwdruk voor dit soort trajecten, gebaseerd op de praktijk zoals zij die ervaren hebben. Zij konden ons de handvatten aanreiken om dit veranderingsproces goed te begeleiden.”

Eén plek voor optimale dienstverlening Vooral de doorontwikkelkalender die samen met MvR is opgesteld, met onder meer de ontwikkeling van e-dienstverlening die aansluit op het zaaksysteem, heeft bijgedragen aan een hogere acceptatie van Zaakgericht Werken binnen Oost Gelre. In een volgende fase moet de website die Oost Gelre veelvuldig wil inzetten voor haar e-dienstverlening naadloos gaan aansluiten op het zaaksysteem. Dat scheelt tijd en moeite in de verwering van inkomende informatie. Uiteindelijk moet zo één centrale plek ontstaan met alle relevante informatie voor optimale dienstverlening.

Robert Mekking, partner MvR & Partners: “Zaakgericht Werken invoeren is lastig, maar levert veel op. Tijdens de tientallen projecten die we op dit gebied hebben uitgevoerd, hebben we steeds meer geleerd over de achterliggende mechanismen. Wij zetten die ervaring in voor onze opdrachtgevers, zodat zij zelf niet het wiel opnieuw hoeven uit te vinden. Oost Gelre kon daarom in korte tijd de doelen bereiken die de organisatie zichzelf had gesteld.”

Rate this post

Print Friendly