Personeelsdossiers worden steeds belangrijker in het HRM beleid. De inhoud is niet alleen een historisch overzicht van wat er in het verleden met de medewerk(st)er is besproken en afgesproken. Het wordt ook meer en meer een instrument om beleid op te vormen wat betreft ontwikkeling van de medewerk(st)ers, de wijze van beoordeling, inzicht in het verzuim of bewijsvoering.

Daarvoor is wel een direct inzicht nodig in de verschillende documenten die er in een personeelsdossier aanwezig zijn. Bladeren door honderden dossiers, lezen, vergelijken en noteren kan niet meer. Het maakt daarbij niet echt uit of een dossier in papieren vorm beschikbaar is of in digitale vorm alleen op basis van personeelsnummer.

Het inzicht kan verkregen worden door de documenten te classificeren naar documenttype en eventueel additionele metadata gegevens. Het classificeren is echter een tijdrovende bezigheid die zijn waarde niet altijd direct terugvertaald. Het handmatig classificeren levert ook de mogelijkheid op verschillende interpretaties. Waar de ene classificeerder het document A noemt, kan de andere classificeerder het document B noemen. Dat leidt nog steeds tot het niet kunnen terugvinden waarnaar expliciet wordt gezocht.

Migrato heeft in de afgelopen maand een 80.000 documenten van personeelsdossiers volledig automatisch geclassificeerd. De automatische classificatie leverde een resultaat op van 90 procent herkend. De resterende aantallen waren veelal handgeschreven documenten of documenten van de jaren 70 die niet goed leesbaar meer waren. Het resultaat was een zeer nauwkeurige classificatie naar meer dan 200 verschillende documenttypen.

Rate this post

Print Friendly