Informatiemanagement is cruciaal voor het succes van organisaties.
Compliance, gevolgd door (kosten)efficiëntie, is de voornaamste beweegreden om te beschikken over een goed informatiemanagementsysteem. Veiligheid gaat een steeds belangrijkere rol innemen, wat een logisch gevolg is van alle cloud- en mobiele toepassingen.

Dat zijn de belangrijkste conclusies die we kunnen trekken uit het trendrapport Informatie Management 2016 opgesteld door AIIM, de internationale Association for Information and Image Management. In het rapport komt onder meer aan de orde hoe verschillende ECM systeem strategieën samenvallen met de algehele doelen van de informatiemanagement lifecycle, en welke issues er zijn op het gebied van beleid en gebruikersacceptatie, vooral wanneer er uitbreiding plaatsvindt naar mobiele toepassingen en cloudtoepassingen.

Informatiemanagement crucialer dan ooit

Onder de ondervraagden van het onderzoek leeft de sterke overtuiging dat informatiemanagement crucialer is dan ooit voor het succes of falen van een organisatie. Dit inzicht is echter nog niet voor alle organisaties even gemakkelijk te vertalen naar beleid voor informatiemanagement: zowel wat de bedrijfsstrategieën om informatie te delen en te benutten betreft, als het gebruik van systemen voor opslag, beheer en ordening van bedrijfsinformatie.

Compliance grotere drijfveer dan kostenbesparing

Eén van de voornaamste trends die het rapport beschrijft, is de veranderende drijfveer van organisaties om te kiezen voor IT-oplossingen voor informatiemanagement. In 2004 waren kostenbesparingen en efficiëntie de belangrijkste motivatie, gevolgd door het verbeteren van de klantenservice. In 2016 is dossiervorming in het kader van compliance de belangrijkste drijfveer geworden, weliswaar nog steeds gevolgd door kostenbesparingen en efficiëntie.

Veiligheid steeds belangrijker

Door de verschuiving naar mobiele toepassingen en cloudoplossingen wordt veiligheid een steeds belangrijker thema. Veel organisaties hebben moeite met het maken van beleid voor de manier waarop met informatie wordt omgesprongen, en om er vervolgens voor te zorgen dat het opgestelde beleid ook daadwerkelijk wordt nageleefd. E-mail wordt over het algemeen nog steeds beschouwd als het type content met de hoogste, niet gemanagede veiligheidsrisico’s.

Keuze voor ECM systeem

Ondanks de opkomst van nieuwe cloudgebaseerde oplossingen is één allesomvattend ECM systeem nog steeds populairder dan een systeem dat uit losse componenten (Best Of Breed) bestaat. Volgens het onderzoek zijn er echter veranderingen gaande. Er zijn organisaties die hun informatiemanagement in drie lagen onderverdelen. Legacy-systemen gebruikt men dan voor het zwaardere informatiemanagement en om overeenkomstig de wet- en regelgeving te archiveren; nieuwe en flexibele (Agile) clouddiensten worden ingezet om samen te werken (Collaboration) en als tussenlaag benut men lichtere, of industriespecifieke document- project- of casemanagementsystemen. Bovendien hebben veel organisaties records managementsystemen, systemen voor capture en workflow, en zakelijke sociale tools altijd al als aparte systemen ter beschikking gesteld. Daarbij is het wel van belang om deze op hoger niveau in een portal met elkaar te verbinden om documenten te kunnen zoeken (E-discovery) en juridische documentatie (Legal hold) terug te kunnen vinden.

Functionaliteit onvoldoende benut

De beschikbare functionaliteit van een ECM systeem wordt nog onvoldoende benut volgens het rapport. Senior managers lijkt het aan motivatie of het bewustzijn te ontbreken om hier iets aan te veranderen. Veel organisaties lopen daardoor grote productiviteitsvoordelen mis, terwijl ze zichzelf blijven blootstellen aan mogelijke compliance issues en juridische geschillen.

Veranderingen op komst

Dat er veranderingen aan komen, is volgens het rapport duidelijk. Twintig procent van de organisaties is van plan om binnen twee jaar een nieuw of vervangend ECM systeem aan te schaffen. Nog eens vijftien procent van de organisaties is van plan om te migreren naar een bestaand systeem. Dat gebruikers daarbij zoeken naar flexibelere (agile) oplossingen is onvermijdelijk, volgens het rapport. Met producten voor een specifieke bedrijfsfunctie (Best Of Breed) en producten voor een niche kan een organisatie technisch sneller excelleren. Daarbij kan meteen ingespeeld worden op de behoeften van een organisatie voor het delen van informatie voor mobiele en sociale toepassingen en cloudtoepassingen.

Over het rapport

Het rapport met de uitkomsten van een onderzoek naar de huidige stand van zaken over informatiemanagement is geschreven door Doug Miles, Chief Analyst bij AIIM. Het onderzoek werd in het begin van 2016 uitgevoerd en er deden ongeveer 250 individuele leden van de AIIM-vereniging aan mee. Het volledige rapport Information Management – State of the Industry 2016, is te downloaden op de website van AIIM: www.aiim.org/research

Rate this post

Print Friendly