Wanneer je documenten in een envelop doet of verstuurt, zijn fouten niet uit te sluiten. Zulke fouten gebeuren onopzettelijk, maar ze kunnen verregaande gevolgen hebben. Denk maar aan vertrouwelijke informatie die in de verkeerde handen belandt. Betrouwbare oplossingen voor postverwerking spelen hierop in. Met de juiste postoplossingen blijf je bovendien de concurrentie een stapje voor.

Privacy is heilig bij de behandeling van klantendata

Privacy is een hot topic, ook voor bedrijven die dagelijks met klantendata bezig zijn. Documentbeveiliging is een belangrijk onderdeel van privacy. Bij de verzending van documenten is het vertrouwelijke karakter van groot belang.

  • Als persoonlijke gegevens in de verkeerde handen terechtkomen, kan dat beschouwd worden als een schending van de burgerlijke vrijheden.
  • Bedrijven kunnen zelfs hun handelslicentie verliezen als ze geen conforme postverwerking toepassen.

    Conformiteit en documentenbeveiliging

De term ‘conformiteit’ wijst op de noodzaak om te beantwoorden aan de regelgeving rond de behandeling van persoonlijke gegevens en correspondentie. Die conformiteit garandeert dat de juiste documenten in de juiste enveloppen belanden en naar de juiste mensen verstuurd worden. Een aantal sectoren, zoals de bank- en verzekeringssector en de gezondheidszorg, zijn heel gevoelig voor documentbeveiliging en conformiteit. Denk maar aan resultaten van gezondheidsonderzoeken die naar patiënten worden verstuurd of uitgavenstaten en uittreksels van dividenden die naar klanten van banken toe moeten.

Kostprijs conformiteit

De jaarlijkse enquête van Thomson Reuters Accelus over de kostprijs van conformiteit (2014) levert interessante inzichten op. Ruim 600 experts uit 70 landen namen deel aan de enquête.

  • Twee derde van de ondervraagden is ervan overtuigd dat de kostprijs van het conformiteitsbeheer zal stijgen, en meer dan een vijfde verwacht dat de kosten voor conformiteit aanzienlijk zullen toenemen.
  • Bijna twee derde denkt dat het budget van hun conformiteitsteam zal toenemen.
  • Meer dan een derde van de organisaties besteedt er wereldwijd minstens een volledige werkdag per week aan.

    Gegevensinbreuk

In verschillende landen zijn gevallen bekend van gegevensinbreuk door opzettelijke of niet-opzettelijke fouten. In sommige gevallen is daarbij zelfs sprake van wetsovertreding. Vaak wordt dan ook vanuit de overheid regelgeving opgelegd om gegevensbescherming te garanderen.

Betrouwbare oplossingen voor postverwerking

Wil je betrouwbare postverwerking, dan zijn dit de belangrijkste aandachtspunten:

  • documentintegriteit garanderen
  • betrouwbaar assembleerproces
  • volledige controle en efficiënt beheer
  • historiek bijhouden

Hoe kun je de integriteit van de postverwerking garanderen? Door het gebruik van een systeem dat elk poststuk afstemt op het gegevensbestand van een zending. Postvoorbereiding, waaronder betrouwbare klantendata, is daarbij cruciaal.

Dankzij een waterdicht en betrouwbaar systeem bespaar je kosten en tijd en werk je efficiënter. Conforme hardware en software voor postverwerking biedt belangrijke groeikansen en levert je zelfs concurrentievoordeel op.

Rate this post

Print Friendly