Het implementeren van een DMS kan een feest zijn, al hebben de meeste mensen andere ervaringen. Het geheim: doe het snel. En agile: lever in korte sprints steeds een resultaat op, hoe klein ook. Het houdt iedereen op tempo en bij de les. En verder, waar moet je dan nog aan denken?

Waarom is het implementeren van een Document Management Systeem lastig? Ik kan wel wat redenen bedenken: het raakt bijna iedereen in de organisatie, het raakt de werkprocessen van mensen, het legt regels op waar men voorheen vrijheid had, het kan zelfs beperkend werken, enzovoort. Dit zijn wat mij betreft echter geen redenen om dat DMS dan maar niet te implementeren, het zijn redenen om het nu eens anders te doen.

Ik vergelijk het implementeren van een DMS graag met het tegen een berg op fietsen. De belangrijkste les van het fietsen: hou je tempo, val niet stil want dan kom je niet meer weg, rij je eigen tempo en zorg voor voldoende water en eten.

Natuurlijk gaat deze vergelijking op onderdelen mank, daar is het een vergelijking voor. Want bij een DMS-implementatie komen ook nog een paar andere voorwaarden aan bod. Wat mij betreft zijn het de volgende vier. Allemaal gericht op het behoud van het tempo, want dat is bij dergelijke implementaties heilig!

  1. Draagvlak heeft een houdbaarheidsdatum die lastig te verschuiven is. Dus werk snel en geconcentreerd om het tempo vast te houden en binnen de houdbaarheidstermijn te blijven. Want als die wordt overschreden, zakt het hele project als een pudding in elkaar!Draagvlak betekent dat alle betrokkenen instemmen met de implementatie en met de gemaakte keuzes. Dat kan alleen het gevolg zijn van een goede voorbereiding waarin alle betrokkenen, van geldschieter, scrumteam en gebruiker tot leverancier, van a tot z instemmen met het tempo, de aanpak, de planning en het gewenste resultaat.
  1. Om de implementatie van een DMS succesvol uit te voeren is natuurlijk capaciteit nodig. Niet alleen van IT’ers, maar ook van gebruikers, informatiemanagers, DIV’ers, archivarissen, ontwikkelaars, leveranciers, enzovoort. Om de snelheid erin te houden mag capaciteit natuurlijk nooit een probleem zijn. Dat betekent dus dat tevoren moet worden gepland en dat mensen de ruimte moeten krijgen zich te concentreren op hun inbreng. Ook hier geldt: het tempo mag nooit lijden onder een gebrek aan resources. Stilvallen betekent namelijk stoppen.
  1. Het tempo is ook gebaat bij het feit dat de leverancier zijn beste beentje voorzet en dat de geleverde DMS-oplossing flexibel is en op goed de organisatie aansluit. Ik selecteer leveranciers en oplossingen, naast het programma van eisen, op hun competenties: zijn ze flexibel, kennen ze het belang van het tempo, staan ze dicht bij de werkvloer, passen ze bij de organisatie en de gemiddelde gebruiker, enzovoort. In het inkoopproces moeten deze aspecten een rol spelen, ze moeten worden meegewogen. Want het ergste dat kan gebeuren is dat een leverancier of een oplossing het tempo gaat verstoren.
  1. Natuurlijk kun je zonder gedegen kennis nooit een DMS-implementatie doen, uitgesloten. Maar kennis waarvan? En hoe diep? Mijn ervaring: een DMS-implementatie behoeft diepgaande kennis van de bedrijfsorganisatie en -processen, de te gebruiken en creëren documenten en informatie met de bijbehorende metadata en de toegepaste documentstructuur. Processen, documenten en informatie zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden en de kennis moet dus deze drie gebieden bestrijken. Hoe diep? Laat ik het zo stellen: zo diep als een archivaris en een informatiemanager kunnen gaan…

Mijn stelling: zorg bij een DMS-implementatie voor een voldoende en constant tempo en richt alle andere belangrijke aspecten op het behoud van dat tempo. Want tempo is nodig om binnen de houdbaarheidstermijn klaar te zijn. Mijn record? Van selectie, tot het ontwikkelen van een DSP en een metadatamodel, tot en met ingebruikname en evaluatie: een maand of zes. En belangrijker: de geïmplementeerde oplossing werkt en de gebruikers zijn tevreden.

Rate this post

Print Friendly