De ontwikkeling is herkenbaar en onomkeerbaar: analoog aan de digitalisering in het dagelijks leven is ook de werkomgeving in een hoog tempo digitaal geworden. Interne en externe transacties vinden steeds meer online, dus digitaal, plaats. Dit leidt bij veel overheidsorganisaties tot de situatie dat met zowel papieren als digitale documenten wordt gewerkt; een  hybride situatie die lastig hanteerbaar en inefficiënt is.

Waar men er in het bedrijfsleven eenvoudigweg voor kiest om informatie voornamelijk digitaal te creëren of papieren informatie te digitaliseren, is dit bij de overheid een minder eenvoudige zaak. Immers, de overheid is haar burgers rekening en verantwoording schuldig en dient er derhalve voor te zorgen dat haar archieven voldoen aan de regels die worden gesteld in de archiefwet en -regelgeving.

Het digitaliseren van papieren documenten bij (lokale) overheden is meer dan alleen het omzetten van het origineel in een digitale kopie; het digitale bestand dient immers ter vervanging van het papieren origineel en zal dezelfde status als dit origineel moeten krijgen. Hiertoe dient  een formeel besluit genomen te worden: het Besluit Vervanging Archiefbescheiden.

Cruciaal onderdeel voor een juiste besluitvorming is het opstellen van een handboek vervanging archiefbescheiden, gebaseerd op de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, opgesteld vanuit het innovatieprogramma Archief2020. In deze handreiking wordt omschreven hoe de digitaliseringsprocessen ingericht kunnen worden,  met daarbij de eisen waaraan een digitaal bestand dient te voldoen. Tevens wordt een structuur ter beschikking gesteld aan de hand waarvan het handboek kan worden opgesteld.

De volgende elementen komen daarbij onder meer aan de orde:

  • De archiefvormer en de archiefbescheiden;
  • Technische vereisten;
  • Procesinrichting;
  • Kwaliteitsprocedures;
  • Het (verslag van de toetsing van het) vervangingsbesluit (op juistheid en volledigheid);
  • Uitvoering van de vervanging.

Voordat kan worden overgegaan tot een definitief besluit vervanging archiefbescheiden, is het zeer aan te bevelen dat het opgestelde handboek wordt getoetst, een audit ondergaat. Doel hiervan is definitief vast te stellen dat in het kader van de besluitvorming aan alle eisen op de juiste manier is voldaan en dat papieren originelen voortaan vervangen kunnen gaan worden door digitale bestanden.

DOCFactory heeft voor het uitvoeren van deze audit een instrumentarium ontwikkeld, waarmee het mogelijk wordt om de externe toetsing van het handboek in een kort tijdsbestek voor een vast tarief te realiseren.

Aan de hand van een aantal heldere en eenvoudig te volgen stappen, beginnend bij vooronderzoek, wordt de toetsing uitgevoerd, waarna de resultaten in een overzichtelijk eindrapport worden gepresenteerd. Dit eindrapport bevat niet alleen de resultaten van de audit, maar tevens eventuele voorstellen voor verbetering.

Rate this post

Print Friendly