Het beheren van contracten is geen gemakkelijke opgave. Bij veel organisaties lopen de afgesloten contracten al snel op tot honderden, zo niet duizenden contracten. Zonder een goed georganiseerd systeem is een contract bijna niet terug te vinden en is er kans op ongewenste contractverlenging omdat het opzegtermijn is verstreken. Software kan dat probleem verhelpen. Wij geven 6 redenen waarom dat zo is.

Je kunt contracten registreren

Vaak komen contracten nog op papier binnen. Na ondertekening worden de contracten gescand, maar verder gebeurt er weinig met de belangrijke gegevens van het contract.

Soms komt het voor dat de contractbeheerder in Excel of Outlook de einddatum registreert, maar verder verdwijnt het contract op de harde schijf of in een fysiek archief, waar ook het zicht op de belangrijke gegevens verdwijnen.

Met software kun je alle belangrijke gegevens van het contracten registreren. Denk aan:

  • Contractomschrijving
  • Contractsoort of type
  • Contractmanager
  • Leverancier
  • Bedrag (per maand/per jaar)
  • Start- en einddatum
  • Signaaldatum (wanneer een contract bijna afloopt krijg je een melding)

Je kunt contracten goed laten keuren

In sommige gevallen is het nodig om één of meerdere personen het contract goed te laten keuren voordat deze wordt aangesloten. In software is in te stellen dat het contract na registratie automatisch naar de juiste persoon gaat voor goedkeuring. Zo wordt er nooit een contract getekend waarvan dat niet de bedoeling was.

Je kunt contracten eenvoudig terugvinden

Door de registratie worden alle belangrijke gegevens van een contract in een digitaal archief opgeslagen. In het digitale archief zijn deze gegevens makkelijk te raadplegen. Zo kun je bijvoorbeeld in één oogopslag per leverancier zien welke contracten en hoeveel contracten er zijn aangegaan, wie deze contracten beheert en wanneer deze aflopen.

Je ontvangt een melding als een contract bijna afloopt

Bij het registreren van een contract geef je ook een signaaldatum op. Op deze datum ontvangt de contractbeheerder een notificatie via e-mail zodat hij of zij kan bepalen wat er met het contract moet gebeuren: verlengen, opnieuw onderhandelen of niet verlengen.

Je kunt bestellen vanuit een mantelcontract

Met sommige software is het mogelijk om mantelcontracten te koppelen aan een bestelmogelijkheid. Dat is handig omdat de contractbeheerder of inkoper (als dit niet dezelfde persoon is) vooraf gunstige afspraken kan maken met de leverancier als er bijvoorbeeld een bepaalde hoeveelheid van een product wordt afgenomen. Door dit te koppelen aan een inkoopfunctionaliteit weet de inkoper zeker dat er bij die leverancier wordt ingekocht en worden er ongestructureerde inkopen buiten het contract om vermeden. Vaak is dit alleen mogelijk met specifieke inkoop- of purchase-to-pay software.

Je kunt terugkerende facturen boeken op basis van contract

Bij sommige software is het ook mogelijk om terugkerende facturen te boeken op basis van het contract. Denk bijvoorbeeld aan facturen met vaste kosten, zoals facturen voor de huisvesting. Het boeken van facturen op basis van contract heeft drie voordelen:

  • De financiële codering ligt al vast in het contract, waardoor deze codering automatisch wordt meegenomen als de factuur wordt geboekt
  • De goedkeuring gebeurt op basis van de belangrijke gegevens van het contract. Als de prijzen precies kloppen hoeft de factuur niet nogmaals goedgekeurd te worden. Dit scheelt een hoop goedkeurwerk.
  • Afwijkingen tussen factuur en contract zijn direct te zien. Software scant namelijk aan zowel contract- als factuurzijde of alles helemaal in orde is.

Welke software kies je?

Je kunt kiezen voor software waarmee je alleen de contracten kunt beheren. Daar zijn talloze pakketten voor. Maar voor echte impact is het slimmer om contracten te beheren met purchase-to-pay systeem. In een purchase-to-pay systeem kun je namelijk contracten koppelen aan inkooporders en inkoopfacturen. Deze ‘match’ zorgt er uiteindelijk voor dat je meer grip krijgt op wat er wordt uitgegeven in de organisatie.

Bron.

6 redenen om contracten te beheren met software
5 (100%) 2 votes

Print Friendly