Gemeente Eindhoven loopt voorop als het gaat om innovatie en het digitaal stroomlijnen van haar bedrijfsvoering. Met als doel om zo effectief en efficiënt mogelijk te werken. In lijn met toekomstige wet en regelgeving.

Situatie
Gemeente Eindhoven ontvangt circa 50.000 facturen op jaarbasis. De helft van deze facturen komt al in PDF-formaat binnen, waar de andere helft nog in papieren vorm binnenkomt. Alle 50.000 facturen werden handmatig verwerkt, ook de facturen die al elektronisch binnenkwamen.

Knelpunten
De handmatige verwerking van inkomende facturen is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Zo kwam de gemeente in aanraking met hoge kosten voor de factuurverwerking door de benodigde menselijke handelingen (post sorteren, in systeem overtikken, visuele controle en correctie). De benodigde handmatige handelingen en visuele controles leidden daarnaast tot een relatief lange doorlooptijd van een factuur, met alle gevolgen van dien.

Doelstellingen
Naast de naderende EU-richtlijn heeft gemeente Eindhoven, net als alle organisaties in de publieke sector, te maken met taakstellingen en het realiseren en behouden van een professionele en betrouwbare uitstraling. Bovendien heeft Eindhoven procesdoelstellingen bepaald:

  • Sneller verwerken van facturen
  • Maken van een kwaliteitsslag
  • Terugdringen van menselijke handelingen
  • Verduurzamen van de factuurverwerking

Keuze
Na een uitgebreide marktconsultatie voor een e-facturatieoplossing is de keuze gevallen op Factuurportal. Waarom?

  • Factuurportal ontvangt, verwerkt en valideert alle inkomende PDF- en UBL-facturen volautomatisch
  • Factuurportal garandeert 100% correct uitgelezen facturen
  • De doorlooptijd van factuurverwerking wordt teruggebracht tot enkele minuten
  • Automatische notificatie naar leveranciers over de status van de ingezonden factuur
  • Stroom papieren facturen wordt geleidelijk afgebouwd

Resultaat
Gemeente Eindhoven heeft een kostenbesparing gerealiseerd en een efficiencyslag gemaakt door Factuurportal in te zetten voor de volautomatische verwerking van inkomende PDF- en UBL-facturen. Benieuwd naar de resultaten? Lees de case Eindhoven!

Rate this post

Print Friendly