De verwerking van de facturenstroom optimaliseren om een efficiënter en betrouwbaarder proces te realiseren. Dat was het doel van Vincent van Kemenade (financieel directeur) en Marco Voets (administrateur).
Ze vertellen enthousiast over de oplossing, de aanvullende modules en de gefaseerde implementatie.

Vanuit het hoofdkantoor in Frankrijk wordt dit project als een pilot gezien en op de voet gevolgd. Een verdere uitrol binnen de Legrand Group zou zomaar tot de mogelijkheden kunnen behoren.
De keuze van Legrand voor Simac Van Kemenade: “Voor het optimaliseren van de facturenstroom waren drie partijen bij ons in beeld.

Met Simac Document Solutions, zaten we direct op het goede level. Met Maurice Kuijper (Sales Manager, red.) en later ook Peter Versteegt (Productspecialist Palette, red.) konden we snel schakelen en goed samenwerken. Bovendien bleek de oplossing van Simac Document Solutions, die gebaseerd is op Microsoft SQL, goed te passen binnen onze technische kaders. Daarnaast is ReadSoft (onderdeel van oplossing, red.) prefered supplier voor Microsoft en wordt momenteel binnen Legrand Group gewerkt aan een template voor Microsoft Dynamics AX. Zowel persoonlijk als technisch en functioneel klopte het plaatje en voldeed Simac Document Solutions aan onze wensen en eisen.”

Palette
De  Purchase-to-pay-oplossing, Palette, voor 15.000 facturen In maart 2014 kreeg Simac Document Solutions de opdracht om de facturenstroom van ruim 15.000 facturen per jaar te digitaliseren. Direct werd deze order gecombineerd met een order voor de aanvullende modules POmatching en bestellingen. Van Kemenade licht toe: “Op advies van Simac hebben we de oplossing gefaseerd geïmplementeerd. In juni 2014 zijn we eerst live gegaan met Palette Invoice (i.c.m. ReadSoft, red.) waarbij module PalettePOmatching meteen is geïntegreerd.

Deze module maakt het voor ons mogelijk om goederenontvangsten geregistreerd in (ERP-systeem) Baan IV automatisch te matchen met betreffende goederenfacturen. Onbekend maakt onbemind en intern moesten we natuurlijk wel even wennen aan de veranderde werkwijze. Toch is dat in deze vakantiemaanden vrij soepel gegaan. In september draaide alles eigenlijk alles zo goed dat we klaar waren voor de volgende stap. Het stroomlijnen van alle bestellingen om ook de circa 4.000 kostenfacturen te kunnen matchen binnen Palette.

Peter Versteegt, productspecialist Palette “Een 100% tevreden klant, daar ging ik bij Legrand Nederland voor en daar ga ik bij de volgende klant weer voor. In de testfase ben ik zoveel mogelijk op locatie, zodat we trainingen-on-the-job kunnen geven. Direct zelf aan de knoppen, dat werkt het beste! Bij Legrand zijn alle deelprojecten binnen budget afgerond. Voor de klant moet dit een vanzelfsprekendheid zijn, maar het geeft mij iedere keer weer goed gevoel!”

Dit is in het vierde kwartaal gerealiseerd met de PaletteBuyer module”. Deze module ondersteunt het intern bestelproces en legt alle inkopen met betrekking tot de indirecte kosten vast, maar kan bijvoorbeeld ook gekoppeld worden aan een externe catalogus. Legrand overweegt ook om binnen afzienbare termijn de laatste aanvullende module te implementeren: PaletteContract.

Legrand wil niet meer terug
Wat de gerealiseerde oplossing hen heeft gebracht, weten Van Kemenade en Voetsgoed: “Door vooraf goede focus te hebben op het einddoel, werk je daar ook gezamenlijk naar toe. We hebben nu een compleet en duidelijk overzicht van het gehele facturatieproces en weten precies hoeveel facturen “in the flow” zijn en waar deze zich bevinden. Daarnaast verloopt het proces van registratie en goedkeuring veel sneller”. “Er waren eerst veel manuele handelingen: factuur ontvangen en registreren, kopie van factuur maken en opbergen, originele factuur met interne post versturen naar budgethouder(s), factuur goedkeuren en opbergen van afgehandelde factuur. Kortom allemaal erg arbeidsintensief. Deze tijd is nu met ruim 50% afgenomen”, aldus Van Kemenade. Voets vult hem aan “Het aantal fouten is ook geminimaliseerd en al werken we nog maar relatief kort met de oplossing van Simac, we willen niet meer terug.” De slogan van Legrand zoals ook verwoord op haar eigen website “Legrand weet wat werkt” is dankzij Simac Document Solutions ook op de factuurverwerking zeker van toepassing!

Met Palette 100% in control
Palette ontwikkelt en levert in meer dan 30 landen de meest geavanceerde oplossingen om de complete financiële processen van aankoop tot betaling te automatiseren. PaletteArena bestaat uit de volgende modules: PaletteInvoice, PalettePOmatching, PaletteBuyer en PaletteContract. Palette POmatching heeft betrekking op de directe kosten, PaletteBuyer op de inkopen met betrekking tot indirecte kosten en PaletteContract behelst een of meer verplichtingen voor een bepaalde periode. Met PaletteInvoice in combinatie met de drie aanvullende modules, kan het proces van factuurverwerking versneld worden.

Constructieve samenwerking Legrand en Simac Document Solutions
3 (60%) 1 vote

Print Friendly