De gemeente Haarlemmermeer heeft al enige jaren haar digitale postkamer in gebruik. Fasegewijs breidt de gemeente haar digitale postkamer met toepassingen uit met nieuwe toepassingen. Doelstelling van de gemeente Haarlemmermeer is om de volledige zaak- en documentregistratie in de registratiemodule van de digitale postkamer plaats te laten vinden. Ofwel op één plaats in het proces én met alle functionaliteit voorhanden om de controles op herkende gegevens uit te voeren en de aanvullende gegevens juist te registreren.

Gelijk registratieproces onafhankelijk van formaat binnenkomst
Of het nu een e-mail, een gescand document of een contactformulier van de site betreft, alle informatie wordt eenduidig geregistreerd in de validatiemodule van de digitale postkamer. Om metadata correct te registreren wordt vanuit databases informatie aangeleverd.

Onbekende gegevens…
Wanneer een gemeente nog niet eerder zaken heeft gedaan met een specifieke burger, of een burger van buiten de eigen gemeente wil registreren, komt het adres niet voor in het DMS/ZS. Voor een registratie zal dan eerste een nieuw NAW moeten worden aangemaakt. De gemeente Haarlemmermeer kan vanuit Kofax validatie (de registratiemodule) nu direct een nieuw NAW aanmaken. Deze wordt vanuit Kofax gecontroleerd in het GBA-v en hierna direct geregistreerd in het DMS. Dat scheelt tijd en overschakelen naar een andere applicatie. Lekker makkelijk!

Document versturen, mailen naar belanghebbenden en zaak afsluiten
Ook voor de uitgaande post is sterk gekeken naar procesoptimalisatie. Bij het versturen van een uitgaand document kunnen belanghebbenden gemaild worden met het document in de bijlage. De registratiemedewerker sluit dan ook direct de zaak af vanuit Kofax. Iedereen direct geïnformeerd!

Volledige registratie in postkamer registratiemodule
5 (100%) 1 vote

Print Friendly