SharePoint wordt bij veel organisaties gebruikt als het voorkeursplatform voor het delen en opslaan van informatie. De eenvoud van installatie, inrichting en gebruik, aangevuld met een goede integratie met onsite of cloud gebaseerde Office-producten, heeft ertoe geleid dat praktisch elke organisatie wel één of meerdere implementaties heeft. SharePoint is een gebruikersgerichte en ondersteunende informatiemanagementomgeving. Dit meestal als vervanging van traditionele fileshare systemen en vaak ook zo ingericht. De SharePoint document- en informatiemanagementfuncties worden hierdoor niet of niet optimaal gebruikt.

De eenvoudige creatie van nieuwe SharePoint sites en documentbibliotheken leidt regelmatig tot een ongecontroleerde opslag en groei van content. Content die door andere gebruikers en belanghebbende niet altijd even eenvoudig is te vinden. Het kopiëren van documenten van site naar site en van documentbibliotheek naar documentbibliotheek aangevuld met versiebeheer leidt tot een enorme versnippering van informatie.

De uitdaging en risico’s

Het inzicht in de aard, de waarde en het risico van de content ontbreekt. Het zoeken, hergebruik en voldoen aan de compliance eisen is niet optimaal. Een conversie naar een volgende versie van SharePoint en het gebruik gaan maken van de nieuwe functionaliteiten wordt praktisch onmogelijk.

Waarom is er inzicht nodig in wat er is opgeslagen binnen de diverse SharePoint omgeving(en)?

  • Het aantal SharePoint omgevingen, sites en documentbibliotheken is zodanig toegenomen dat er geen overzicht meer is in wie wat beheerd, eigenaar van is, of er nog een algemene structuur voor metadata wordt gehanteerd, etc. etc.
  • Medewerkers besteden dagelijks tot 30 procent van hun productieve werktijd aan het (vergeefs) zoeken naar en/of opnieuw maken van content.
  • Een full-text zoekopdracht toont alle documenten waarin de gezochte woorden voorkomen, ongeacht de context of relevantie.
  • Door veranderde wetgeving in 2016 moet elke organisatie kunnen laten zien wat er aan gegevens over zijn klanten bekend is.
  • Naast een bewaarplicht is er ook een vernietigingsplicht. Deze wordt steeds nauwgezetter gecontroleerd en via boetes afgedwongen.

Om relevante documenten te detecteren waarvan de creatie applicatie zelf niet meer beschikbaar is. Conversie naar een leesbaar formaat is hiervoor noodzakelijk.

SharePoint analyse

De Migrato SharePoint analyse helpt organisaties om overzicht en inzicht te verkrijgen in de digitale content die is opgeslagen in de diverse SharePoint bibliotheken. Via tientallen analysepunten wordt de SharePoint configuratie en content in kaart gebracht. De analyse wordt bij u in huis uitgevoerd door een ervaren content expert. De eerste stap in de analyse is het lezen van alle relevante gegevens die er over de SharePoint sites, documentbibliotheken en bestanden (content) bekend is. Ook de documenteigenschappen (van inhoudelijk de PDF en Microsoft Office documenten) en tekstinhoud wordt daarbij meegenomen. Na het lezen wordt de analyse uitgevoerd. In deze stap worden de bestandstatistieken (hoeveelheden, type en ouderdom), de status van metadata, de mappenstructuren, dubbelen exemplaren en actueel hergebruik geanalyseerd. De derde stap in de analyse is de rapportage en het advies voor verbetering. Het advies is gebaseerd op de jarenlange ervaring van de Migrato consultants in document-, content en informatiemanagement.

Zo levert het rapport met zijn advies direct tastbare en toepasbare verbeteringen op voor herstructurering, opschonen, toepassen van metadata, classificatie en conversie

Zo levert het rapport met zijn advies direct tastbare en toepasbare verbeteringen op voor herstructurering, opschonen, toepassen van metadata, classificatie en conversie.

De resultaten

De Migrato SharePoint analyse geeft overzicht en inzicht in;

  • het aantal Sites, DocumentLibraries (document en picture), Lists. ListsItems, mappen en submappen, pagina’s, inclusief de eigenaar, aanmaakdatum en laatst gewijzigd,
  • de rechtenstructuur van eigenaars en gebruikers,
  • de omvang van de bestanden, top 10 in grootte, en mappen met veel of juist weinig bestanden,
  • het gebruik van documentformaten, verouderde formaten, archiefformaten en onbekende extensies worden daarbij inzichtelijk gemaakt,
  • de toename van het aantal bestanden per jaar, hergebruik en ouderdom,
  • het gebruik van de documenteigenschappen wat betreft PDF en Microsoft documenten. De relatie tussen de documenteigenschappen en de SharePoint metadatavelden,
  • het gebruik van bestaande sleutelwoorden voor automatische classificatie,
  • opties voor keywoord extractie uit de inhoud van de aanwezige documenten,
  • het aantal dubbelen en bijna dubbelen,
  • mogelijk te realiserenbesparing in aantallen files en opslagcapaciteit,
  • de overall relevantie en kwaliteit van de content.

De resultaten en het advies worden mondeling toegelicht door de Migrato consultant. Tevens worden dan de verbetermogelijkheden doorgesproken en wordt aangetoond wat de verbeteringen zullen opleveren voor de organisatie.

Lees verder over de projectaanpak Analyse Sharepoint van MIgrato

 

Optimaliseren van Sharepoint omgevingen
4 (80%) 1 vote

Print Friendly