De producent van software voor Enterprise Content Management (ECM), ELO Digital Office, heeft onlangs een nieuw pakket voor e-mail management op de markt gebracht dat bestaat uit ‘ELOxc for Microsoft EWS’ en ‘ELOxc Client for Microsoft Outlook’. Hiermee kunnen gebruikers e-mails niet-muteerbaar archiveren en bedrijfsprocessen optimaliseren.

Nog altijd ontbreekt het in veel bedrijven aan een efficiënte manier om volgens de voorschriften met e-mails om te gaan. Vaak ontbreken duidelijke regels en mechanismen om te voldoen aan de wettelijke plichten voor het volgens de voorschriften bewaren van de e-mails als zakelijke correspondentie. Het betrouwbaar en eenvoudig hanteren van e-mails als belangrijke informatiedragers bepaalt tegenwoordig in toenemende mate de productiviteit en het succes in het bedrijfsleven.

Dankzij de servergebaseerde e-mail module ‘ELOxc’ en de integratie in Microsoft Outlook krijgen gebruikers uitgebreide document management-functies direct in hun e-mailomgeving. Zo kunnen e-mails inclusief alle bijlagen aan bedrijfsprocessen worden gekoppeld. Bovendien biedt het pakket flexibele configuratiemogelijkheden om e-mail archivering geheel naar wens vast te leggen en af te stemmen.  Zo kunnen e-mails met een inhoudelijke referentie, zoals een project- of factuurnummer, automatisch naar de desbetreffende map worden verplaatst met tijdstip en omvang van de archivering.

Dit is waar het technologisch nieuw ontwikkelde pakket voor e-mail management om de hoek komt kijken: via de server module ‘ELOxc’ kan de gebruiker met enkele muisklikken het niet-muteerbaar en geautomatiseerd archiveren van e-mails instellen. Met behulp van een nieuw vormgegeven gebruikersinterface kunnen bovendien business- en archiveringsregels eenvoudig en individueel gedefinieerd en visueel weergegeven worden.

Met ‘ELOxc’ zet ELO Digital Office in op de nieuwe technologie Exchange Web Services (EWS) en gebruikt deze als interface. Met EWS kan de oplossing zowel in lokale als in hybride, cloudgebaseerde of gehoste Exchange-omgevingen worden toegepast. Dankzij het parallel uitvoeren van meerdere ‘Exchange Server Instances’  maakt ‘ELOxc’ een uitstekende lastverdeling en een hoge datadoorvoer van de servers mogelijk, ook bij zeer grote datahoeveelheden.

Daaruit resulteert een snelle ontlasting van de mail server, waar de gebruiker door betere responstijden van profiteert. Daarnaast kunnen kostenbesparingen worden gegenereerd, omdat duur databasegeheugen kan worden vervangen door voordelig archiefgeheugen. Door de koppeling over ‘Exchange Journaling’ blijft het gehele verwerkingsproces daarbij compliance-conform (alle ingaande en uitgaande emails, zonder enige uitzondering, bevinden zich in het ELO archief). Verder maakt ‘ELOxc’ het nu ook mogelijk om zeer inzichtelijke activiteiten diagrammen weer te geven, en zo zijn ook complexere verwerkingsregels binnen zeer korte tijd mogelijk.

Het pakket voor e-mail management is geschikt voor alle bedrijfsgroottes, beginnend bij bedrijven met maar één mailbox tot en met bedrijven met hele Exchange installaties, en is verkrijgbaar bij de ELO Business Partners. Verder biedt ELO Digital Office ook een e-mail management oplossing speciaal voor IBM Notes aan.

Rate this post

Print Friendly