Voor de archivaris ziet de toekomst er goed uit: de geweldige toename van de hoeveelheden data, de steeds strengere eisen betreffende duurzaamheid, beveiliging, privacy en transparantie, ik zie de toegevoegde waarde de komende jaren groeien. Jij ook?

Eerst maar eens inzoomen op de functie “archivaris” zoals we die vandaag de dag kennen: bestaat deze nog in pakweg 2025? Nee, die functie bestaat dan niet meer, althans niet zoals wij die nu kennen. De archivaris nieuwe stijl opereert in 2025 in een totaal andere context, namelijk die van informatiemanagement, beveiliging, governance, en compliance. En wat mij betreft maakt het niet uit of dat in een overheidsomgeving is of in het bedrijfsleven.

De archivaris opereert in 2025, meer dan nu, als het data-geweten van processen en van de gehele organisatie. De archivaris werkt mee aan duurzaamheid, transparantie, volledigheid en traceerbaarheid, zeg maar aan integriteit. De archivaris zorgt ervoor dat data op de juiste wijze worden beheerd en kunnen worden gebruikt in processen. En dat alles volgens bepaalde kwaliteitseisen en regels, die de archivaris -samen met de proceseigenaren- opstelt en bewaakt. Dat is zijn toekomstige core business.

In een eerdere blog heb ik geschreven over de toekomst van documentmanagement en aangegeven dat deze wat mij betreft ligt in datamanagement. Het beheer van grote hoeveelheden data wordt een expertise op zich en daarbinnen opereert in de toekomst de archivaris, met als belangrijkste verantwoordelijkheid de integriteit en duurzaamheid van data. De archivaris nieuwe stijl is de data-integriteitsmanager, een (lelijke) mond vol, maar het geeft aan waar zijn of haar toegevoegde waarde ligt.

Je groeit als archivaris de komende jaren dus uit tot een instantie die binnen bedrijven en organisaties de kwaliteit van het beheer van data en documenten mede opzet, toetst en bewaakt. Je gaat over de regelgeving rondom de opslag van alle enen en nullen die voor de organisatie belangrijke informatie vormen. Dus ook de digitale A0-tekeningen, de geografische informatie, de tweets, de sms’jes, de webpagina’s, de facebookberichten, en wat we tegen die tijd nog meer aan data genereren, gebruiken, ontvangen en versturen.

Die archivaris nieuwe stijl is werkzaam op het snijvlak van ICT en de bedrijfsprocessen. De traditionele archiefomgeving zoals wij die nu kennen is in 2025 de plek waar de kwaliteit en samenhang van de inhoud van applicaties en processen worden bewaakt en indien nodig, worden bijgesteld. De data-integriteitsmanager onderhoudt contacten met architecten, gegevensbeheer, informatiebeveiliging, applicatiebeheer, informatiemanagement, procesmanagement en marketing en beslist mee over de regelgeving van het bewaren, verrijken en gebruiken van data.

Als archivaris sta je dus voor een behoorlijke uitdaging. Wat te doen?

Stap 1: Bepaal je nieuwe horizon

Dit is het begin van elke verandering: afstand nemen en een nieuwe horizon bepalen. Dat begint bij tijd maken: tijd om na te denken, om zaken uit te werken, om discussies te voeren. Bedenk dat als je zelf geen afstand kan nemen, je uiteindelijk nooit die rol kunt spelen die je de komende jaren moet oppakken. Het is echt nu of nooit.

Overigens: het bepalen van een nieuwe horizon heeft alles te maken met een nieuwe mind set. Je zult moeten afstappen van de traditionele archiefbenadering en op een nieuwe manier naar je eigen, mooie vak moeten kijken. Let wel: je neemt geen afscheid van je vak, je geeft het een nieuwe, waardevolle invulling!

Stap 2: Stel je nieuwe verhaal op

Voordat je een verandering inzet moet je de weg naar die nieuwe horizon onder woorden kunnen brengen. Wat verandert er, waardoor verandert het, wat is de impact en wat ga jij in de toekomst toevoegen, dat zijn de basis-ingrediënten van je nieuwe verhaal. Ontwikkel dat nieuwe verhaal samen met je team, je leidinggevende en met je interne klant. Toets het verhaal, scherp het aan, en kijk verder dan vandaag en morgen.

Stap 3: Sluit aan bij je interne klant

De grote verandering die je als archivaris of als zijn verantwoordelijke (hoofd bedrijfsvoering, document manager, facility manager?) doormaakt begint natuurlijk bij je interne klant. De afdelingen waaraan jij je diensten verleent, daar gebeurt het immers. Veranderingen worden vanuit de primaire processen geëntameerd en gefinancierd, de behoefte ontstaat daar dus als eerste. Reden om dicht bij het vuur te gaan zitten. En dan natuurlijk met je nieuwe verhaal. Inspireer je luisteraars hiermee en verleid ze input te leveren en je te betrekken bij nieuwe ontwikkelingen. Het deelnemen aan vernieuwende projecten is dè manier om je toegevoegde waarde te ontwikkelen en te tonen, vergeet dat niet.

Stap 4: Sluit aan bij je natuurlijke partners

Deze stap gaat over het zoeken naar partners in je organisatie, partners waarmee je kunt optrekken en waarmee je bepaalde belangen deelt. En dat zijn bijvoorbeeld datamanagement, ICT, applicatiearchitectuur, gegevensbeheer, informatiebeveiliging, DIV en informatiemanagement. Deze partijen faciliteren net als jij, de primaire processen. Samen met deze partijen vorm je de hulptroepen van de organisatie, waarop de primaire processen drijven. Dus je verenigt je met je natuurlijke partners en gaat een bijdrage leveren aan de gezamenlijke agenda. En daarmee aan de agenda van de primaire processen.

Ik heb in deze blog vooruit gekeken naar 2025. Dat lijkt heel ver weg, maar de ontwikkeling heeft zich natuurlijk al (onstuitbaar) ingezet. Begin daarom vandaag met nadenken en oriënteren. Je kunt nooit te vroeg aan de toekomst beginnen.

René Joor, EDP

Partner The Message Company B.V. | rene@themessagecompany.nl | 06-53686720

Wij zijn The Message Company.
Wij zijn er om informatie- en documentmanagement, als zenuwstelsel van organisaties, sneller, slimmer en effectiever te laten functioneren. Dat doen we door nieuwe structuren aan te brengen en mensen aan te zetten tot een andere manier van werken.

 

Rate this post

Print Friendly