Bedrijven die wél diep in hun data-archieven duiken, boeken daardoor aanvullende jaaromzetten tot wel $10 miljoen (€9 mln), blijkt uit onderzoek *van IDC in opdracht van informatiemanager Iron Mountain. Maar slechts 38 procent van de onderzochte bedrijven doet daadwerkelijk aan data-mining en gebruikt de data-archieven voor commerciële analyses. Terwijl liefst 76 procent van de onderzochte verantwoordelijken, optimaal zegt bezig te zijn. Daar zit een groot gat tussen, terwijl de directie geen idee heeft wat er aan waarde blijft liggen.
Goed archiveren, gegevens beheren en analyseren levert meer voordelen op, zoals door kostenbesparing en
risicobeheer. Maar het IDC-onderzoek voor Iron Mountain toont vooral de waarde-vernietiging door gemiste
kansen aan, en laat het gebrek aan het bewustzijn daarvan zien. De conclusies zijn koren op de molen van
Iron Mountain dat die aangrijpt voor een ´tips en trucs´-campagne.
Uit het IDC onderzoek blijkt dat bedrijven die hun archiveringsprocessen op orde hebben, in staat zijn om op
twee manieren waarde toe te voegen aan de organisatie:
$1 miljoen (€890.000) of meer door risicobeperking en het voorkomen van juridische geschillen. De
bovenste 21 procent meldde op dit gebied zelfs besparingen van meer dan $10 miljoen (€9 mln).
Daarnaast bespaarde 44 procent van de onderzochte bedrijven $1 miljoen (€890.000) of meer
dankzij lagere bedrijfskosten en verminderd kapitaalbeslag, waarbij de bovenste 18 procent weer
meer dan $10 miljoen (€9 mln) bespaarde
data-archiefbeheer. 39 Procent van de ondervraagde organisaties realiseerde hiermee
$1 miljoen (€890.000) of meer aan extra omzet. De bovenste 15 procent meldde zelfs een
omzetgroei van meer dan $10 miljoen (€9 mln). Gemiddeld rapporteerden de ondervraagde
bedrijven $7,5 miljoen (€6,7 mln) aan nieuwe inkomstenstromen dankzij de effectieve exploitatie
van hun data-archief.
Commerciële kansen
De grote meerderheid van de onderzochte bedrijven (76%) denkt dat zij momenteel al het maximale uit hun
archieven halen. Maar slechts 38 procent van de bedrijven gebruikt zijn gearchiveerde informatie voor
daadwerkelijke analyse op commerciële kansen. De overige bedrijven missen bijvoorbeeld de inzichten die de gaten in hun markten aantonen, en de kansen voor de verbetering van hun producten en dienstverlening
laten zien.
data-archieven, gelooft bijna driekwart dat ze twee keer zoveel of meer waarde kunnen genereren
dan ze vandaag de dag doen. Een kwart gelooft zelfs dat ze vijf keer zoveel of meer waarde kunnen
onttrekken aan hun data.
Slagen of falen
Eilleen Sweeney, Senior Vice President en General Manager Data Management van Iron Mountain zegt in
reactie op dit rapport: ‘Bij data-archiefbeheer gaat het om meer dan het voldoen aan wet- en regelgeving. Uit
het onderzoek blijkt dat er concrete, grote financiële voordelen te behalen zijn dankzij effectief
datamanagement. Bedrijven moeten eens kijken of ze wel een echt integraal informatiebeheerbeleid voeren.
Zelfs bedrijven met geavanceerde archiveringprocessen, kunnen daarmee veel meer voordeel boeken uit hun
archiefgegevens.”
Sean Pike, Program Director, eDiscovery en Information Governance Research bij IDC voegt daaraan toe:
“Er is een grote discrepantie tussen de waarde die bedrijven momenteel realiseren met behulp van hun
archieven en de maximaal te behalen waarde. Vrijwel alle bedrijven in heel verschillende sectoren kunnen
een omzetstijging en kostenbesparing verwachten door nieuwe inzichten te onttrekken aan eerder
opgeslagen informatie. Dat is helemaal van belang in de huidige informatie-economie. Het verschil tussen
slagen en falen wordt tegenwoordig bepaald door effectief informatiebeheer en snelheid waarmee je op die
informatie kunt reageren.”
Tips & Trucs-Campagne
IDC en Iron Mountain geven vier adviezen aan bedrijven voor managers en hun directies die een
daadwerkelijk effectief informatie- en het data-archiefbeheer willen bereiken, kosten willen besparen en
omzetwinsten willen boeken:
uit de data-archieven. De CDO werkt daartoe nauw samen met de COO en de CIO.
organisatie en bepaal hun waarde.
de wettelijke bewaartermijnen en gebruiksvoorwaarden, en die de waarde van data, de nodige
toegankelijkheid en een kostenbepaling omvat.
archiefbeheer zodat interne IT-ers zich kunnen richten op meer strategisch en innovatief werk.
IDC´s onderzoeksbevindingen en -adviezen zijn te vinden in de whitepaper:
´Mining for Insight: Rediscovering the Data´. Het volledige rapport is hier te vinden op.
*IDC-onderzoek in opdracht van Iron Mountain onder 1.011 voor het data-archief verantwoordelijke managers binnen bedrijven met meer dan 500 medewerkers in de financiële, productie-industrie, de farmaceutische sector, de retail, telecom, IT, het onderwijs / de overheid en in de bouw, transport en energie en enkele overige sectoren in Nederland, Australië, Canada, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. De respondenten zijn werkzaam binnen de IT- en de juridische afdeling binnen de lijnorganisatie. Zij zijn ondervraagd op het huidige data-archiefbeheer en de -processen, de waarde die hun opgeslagen informatie vertegenwoordigt en hun tevredenheid over de toegankelijkheid van de opgeslagen data voor het gebruik ten behoeve van het behalen van de
verschillende bedrijfsdoelstellingen.
