Sinds 1 januari beschikken circa 13.000 medewerkers binnen de gemeente Amsterdam over één centrale, webbased documentgenerator: xential. Dit stelt de gemeente Amsterdam in staat op één uniforme wijze, alle correspondentie in de nieuwe huisstijl te brengen en een efficiënter gecentraliseerd ICT-beheer uit te voeren op documentcreatie.

Een uniek project waarbij xential in één van de drukste maanden – december- een Proof-of-Product heeft doorlopen en de basis heeft neergezet voor gebruik en doorontwikkeling binnen Amsterdam.

Vanwege de grootscheepse bestuurlijke reorganisatie in de grootste gemeente van Nederland waarbij onder meer het IT-beheer gecentraliseerd werd, ontstond de wens voor één centrale, webbased documentgenerator.
“Concreet betekent xential via SAAS (Software As A Service) voor ons een eenvoudige exploitatie van diverse sjablonen naar de eindgebruikers. Waardoor we systeemupdates en wijzigingen in documentcomponenten efficiënt en zorgvuldig kunnen doorvoeren, zegt Robert Nevenzeel, Business/ICT-projectleider bij de gemeente Amsterdam.

Dankzij de snelle implementatie van xential – in één maand – kon Amsterdam al vrij snel na de gunning aan de slag met het uitrollen van het systeem.
“Een soepele en vlotte implementatie is voor ons een speerpunt. Bij een reorganisatie of fusie is het voor overheden van groot belang om de lopende zaken snel op orde te hebben”, legt Ruud Vos, directeur van Interaction|next uit.

Wat is xential en hoe werkt het?

Met de webapplicatie xential creëren medewerkers al hun correspondentie op een snelle en eenvoudige manier. Via een helder keuzemenu wordt een document stapsgewijs opgebouwd. Waarbij de opbouw van het document zelf steeds zichtbaar is voor de medewerker.

Bovendien is xential op elk moment, vanaf elke werkplek en met verschillende soorten (mobiele) apparaten en tekstverwerkingssysteem te gebruiken. Het past daarom perfect bij het nieuwe werken dat veel overheidsinstanties hebben omarmd. De webapplicatie hoeft niet lokaal te worden geïnstalleerd; geen extra systeembeheertaak dus voor de organisatie. “Sinds 1 januari creëren Amsterdamse ambtenaren dagelijks eenvoudig en efficiënt verschillende documenten met een uniforme en consistente uitstraling. Zij leveren zo een concrete bijdrage aan het visitekaartje van de gemeente”, aldus Robert Nevenzeel.

Rate this post

Print Friendly