Meeste voordeel wordt behaald bij logistieke facturen dankzij “3-way” matching; Als de factuur, order en ontvangst overeenkomen, wordt de factuur direct betaalbaar gesteld.

Bravilor Bonamat is een toonaangevende organisatie op het gebied van ontwikkelen en produceren van professionele drankbereidingssystemen, in het bijzonder voor warme dranken zoals koffie en thee. Het hoofdkantoor is gevestigd in Heerhugowaard, waar ook de productie plaatsvindt. Wereldwijde verkoop gebeurt vanuit het hoofdkantoor, Amerikaanse en Europese filialen en een wijdvertakt maar selectief distributienetwerk. Meer informatie over Bravilor Bonamat.

Situatie
Jerry Bout, Supervisor Finance and Accounting bij Bravilor Bonamat, vertelt: “In 2008 hebben wij JD Edwards in Nederland geïmplementeerd en vervolgens uitgerold naar de filialen. Wij verwerken 20.000 facturen per jaar wereldwijd. Het grootste deel daarvan wordt in Nederland ingevoerd. 60% bestaat uit kostenfacturen, de overige 40% zijn logistieke, inkooporder gerelateerd, facturen.”

Redenen om te digitaliseren
“De arbeidsintensieve en geestdodende procedures, een factuur die gemiddeld 4 à 5 keer door handen van de crediteurenadministratie ging, zoekraken van facturen, veel facturen pas boeken op de betaaldag en achteraf controleren van betalingen waren de voornaamste redenen om over te gaan naar digitalisering,” gaat Jerry Bout verder.

Behaalde voordelen
“Inmiddels werken wij al een aantal jaren met deze oplossing en ervaren daar vele voordelen van. Het meeste voordeel wordt behaald bij de logistieke facturen dankzij “3-way” matching;  Als de factuur, order en ontvangst overeenkomen, wordt de factuur direct betaalbaar gesteld. Daarbij kunnen wij, in eigen beheer, de matchingtoleranties instellen op bijvoorbeeld crediteurniveau. Ook hoeven wij facturen niet meer in te schrijven, te stempelen en worden er geen facturen meer aan de hand van handgeschreven documenten geregistreerd. Verder is het nu onmogelijk om facturen dubbel te boeken, hebben wij duidelijk inzicht in de status van de factuur en zijn er geen facturen meer die “kwijt” raken. Dankzij de archivering van de factuur in het JD Edwards zien de juiste personen, de juiste facturen en kunnen deze zelf terugzoeken in het digitale archief. Wat ook opvalt is dat er meer commentaar wordt opgegeven, waardoor achteraf de beslissingen ook nog duidelijk zijn. En ook niet onbelangrijk; voorheen was 1,5 FTE bezig met de crediteurenadministratie nu nog maar 1 FTE,” sluit Jerry Bout enthousiast af.
Meer informatie over ISP-Invoice voor JD Edwards

Rate this post

Print Friendly