Amsterdam, december 18, 2014 – Volvo Cars Nederland stuurt 100% van zijn facturen online. Daarvoor maakt het bedrijf gebruik van de bedrijfsoplossing en diensten voor e-invoicing van Anachron teneinde de “order-to-cash”-processen te stroomlijnen. Het bedrijf maakt gebruik van Anachrons innovatieve technologie om 135.000 à 150.000 elektronische facturen per jaar te verwerken. Daardoor worden de boeken per maand 1,5 dagen eerder afgesloten, wat bijdraagt aan de financiële transparantie en het besluitvormingsproces versterkt. “We kunnen zo nauwkeuriger, beter en sneller rapporteren aan Volvo Corporation,” aldus Guus Buring, Finance Administrator bij Volvo Cars Nederland.

Evenzo kunnen de 115 dealers van Volvo Cars Nederland met behulp van Anachrons technologie en digitale werkstromen hun boekhoudkundige werkzaamheden terugbrengen met 30 uur per maand. Aldus worden ongeveer 45.000 manuren per jaar bespaard, waardoor het personeel kan worden ingezet voor bedrijfsprocessen op een hoger niveau.

Volvo Cars Nederland maakte voorheen nog gebruik van print- en koeriersdiensten om de facturen af te leveren bij haar dealers in het gehele land. Autodealers ontvingen hun facturen voorheen 24 uur nadat ze waren gedrukt. Interne teams aan beide zijden waren belast met het verwerken, versturen en betalen van facturen, wat tot hoge personeels- en materiaalkosten leidde. “We investeerden veel manuren en aanzienlijke kosten in het printen en versturen van facturen,” aldus Buring: “We wisten dat we op die kosten konden besparen en de documentstromen konden optimaliseren door over te stappen op het elektronische factureringsplatform van Anachron.”

Op basis van Anachrons white-label bedrijfsoplossing voor e-invoicing kan Volvo Car Nederland de dealers van het bedrijf nu facturen leveren binnen vier uur nadat ze zijn aangemaakt. Dealers krijgen via e-mail een melding dat de facturen online en beschikbaar zijn in zowel – als pdf-opmaak.  Dealers kunnen de xml-bestanden direct naar hun ERP-systeem downloaden. Zo verzamelen ze accurate gegevens die ze kunnen gebruiken om de maandelijkse prestaties sneller online terug te rapporteren, terwijl de pdf-versies van de facturen digitaal zijn ondertekend teneinde te zorgen voor authenticiteit. Behalve dat de processen voor verzender en ontvanger worden gestroomlijnd, kan Volvo Cars Nederland met het bedrijfsplatform voor e-invoicing jaarlijks EUR 4.000 aan materiaalkosten besparen. “Volvo is een marktleider op het gebied van duurzaamheid,” aldus Buring: “Elektronische facturering is een belangrijke stap voorwaarts om te komen tot een papierloos kantoor en bescherming van het milieu.”

Anachrons platform op basis van een white label is geïntegreerd met de technologische omgeving van Volvo Cars Nederland. Anachron heeft bedrijfsdiensten geleverd om de xml-bestanden te koppelen aan de pdf-bestanden, terwijl de xml- en de pdf-bestanden elke maand door bedrijfspartner Canon worden gegenereerd. De xml-bestanden worden met behulp van het IBM AS/400-computersysteem naadloos doorgestuurd van het mondiale hoofdkantoor van de onderneming naar de Nederlandse vestiging en al haar autodealers.

Volvo Car Nederland is begonnen met tien verschillende factuursoorten. De ervaringen van de onderneming met Anachrons bedrijfsoplossing voor e-invoicing waren zo succesvol dat de onderneming het gebruik heeft uitgebreid met aanvullende factuursoorten, waaronder facturen voor tweedehandsauto’s, BPM, en overzichtsfacturen; evenals dealercredits en bonussen. Anachron biedt ook archiveringsdiensten, waarbij documenten gedurende zeven jaar worden opgeslagen om aan de Nederlandse regelgevingsvereisten te voldoen.

“Anachron is altijd eerlijk en betrouwbaar geweest,” aldus Buring: “Ze bieden een geweldige oplossing voor e-invoicing en hun medewerkers zijn prettig om mee samen te werken. Om die reden kijken we momenteel naar nieuwe manieren waarop Volvo Cars Nederland het Anachronplatform kan uitbreiden met de digitalisering van meer documentstromen. Zo kunnen we in de concurrerende auto-industrie de time-to-market versnellen en kostenvoordelen realiseren.”             

Rate this post

Print Friendly