Shurgard begon in 1994 in België en is nu de grootste exploitant, eigenaar en ontwikkelaar van self-storage faciliteiten in Europa, met 189 winkels in 7 landen: Frankrijk, Nederland, Zweden, het Verenigd Koninkrijk, België, Duitsland en Denemarken. Shurgard biedt zowel particulieren als bedrijven een eenvoudige en handige oplossing in speciaal gebouwde eenheden van 1 tot 30 m2. Shurgard’s Europees netwerk bedient 115.000 klanten met bijna 1 miljoen vierkante meter verhuurbare ruimte. Meer informatie over Shurgard. 

Algemene informatie over Shurgard

  • Ongeveer 25.000 inkomende facturen per jaar
  • 8 landen met verschillende btw-regelgevingen / specifieke kenmerken (bv afrondingsregels in de Scandinavische landen)
  • 4 verschillende valuta
  • 20 juridische entiteiten in heel Europa

Situatie voorafgaand aan de implementatie 

  • Handmatige verwerking van de facturen waaronder het handmatig scannen en / of het verzenden van facturen per post naar andere locaties waar de verwerking was gecentraliseerd
  • Handmatige follow-up door het financiële team voor de goedkeuring van de facturen (moeilijk omdat sommige goedkeurders veel reizen => vertragingen)

Het implementatieproject 

  • Snelle implementatie: Een live-versie werd in heel Europa in 6 weken geïmplementeerd
  • Goede ondersteuning en interactie tussen Shurgard en het ISProjects team tijdens de implementatiefase (ticketsysteem)
  • Goed advies gegeven door het ISProjects team bij de implementatie van het goedkeuringproces: ze aarzelden niet om de klant tegen te spreken en lieten zien dat andere routes mogelijk zijn om te voorkomen dat er veel extra ontwikkelingswerk moest worden uitgevoerd

Situatie na implementatie van digitale factuurverwerking 

  • Alle facturen worden gescand in 1 systeem; dat is een groot voordeel met vijf support centra waar de facturen lokaal worden ontvangen
  • Een digitale workflow verwerkt in de tool: geen follow-up door het financiële team meer nodig
  • Een web tool die goedkeurders eenvoudig de beoordeling / goedkeuring laat uitvoeren (zeer gemakkelijk voor mensen die vaak reizen zoals Facility Managers, die het grootste volume in de organisatie vertegenwoordigen)
  • Ingebouwde E-mail-functionaliteit die het mogelijk maakt documenten intern of aan derden te versturen, met een automatische trace in de audit trail
  • De Audit trail bevat alle commentaren en routing van de factuur van boekhoudkundige verwerking tot de definitieve goedkeuring
  • Monitoring / rapportering: aantal facturen, waar, door wie behandeld zorgt voor een beter inzicht in de knelpunten.
  • Geen risico’s meer om een ​​document te verliezen
  • Het “Groene” aspect voor het bedrijf

Bekijk hier informatie over de oplossingen van ISProjects, schrijf u via events in voor een uitgebreide demo en een presentatie door een klant of neem contact met ons op

Rate this post

Print Friendly