In 2012 kreeg Dennis Snel, Assistent Controller en IT project manager bij Gamko BV, een presentatie over de voordelen van Budget2Pay-automatisering. Dennis:  “Op dat moment werden we ons bewust van onze latente behoefte om dit proces beter te stroomlijnen. Ons handmatige proces voor de verwerking en controle van inkomende facturen was een tijdrovende klus.” Sinds mei 2014 is Gamko BV live met 20/20 vision voor factuurverwerking. Gamko BV is een toonaangevend producent en leverancier van professionele koelingen voor de horeca en is marktleider in Nederland. Tevens levert Gamko over de gehele wereld, het vliegveld van Dubai is hierbij een bijzondere plaats.

De medewerkers zijn productiever en hebben nu meer tijd voor andere werkzaamheden

Vóór het gebruik van 20/20 vision nam het proces van ontvangst van de factuur tot het betaalbaar stellen van de factuur minstens vier weken in beslag. Dennis: “Eén factuur ging wel tien keer in verschillende postvakjes om deze te laten autoriseren door verschillende personen voordat deze volledig goedgekeurd was. Vaak kregen we telefoontjes van leveranciers, maar het was nergens inzichtelijk wat de status van de factuur was”. Sinds het gebruik van 20/20 vision is het proces bij Gamko efficiënter en transparanter. Het uitzoekwerk bij wie een factuur ligt ter autorisatie is verleden tijd. Door de geautomatiseerde workflow is de status van een factuur direct inzichtelijk. “Wij weten nu precies bij wie een factuur in behandeling is. Facturen worden in drie uur tijd ingeboekt, goedgekeurd en betaalbaar gesteld. Wij zijn in staat om in één dag tijd alle handelingen te verrichten die vroeger meer dan vier weken kostten”, zegt Dennis. Hierbij moet  natuurlijk wel aan alle voorwaarden voldaan worden.

We hebben gekozen voor een specialistische oplossing en werken nu slimmer

Dennis: “De eerste stap in onze projectaanpak was om het eigen proces goed te definiëren. Elke stap in het proces werd uitgedrukt in keiharde euro’s en mogelijke besparingen. Daarnaast is gekeken naar de eisen vanuit de wet- en regelgeving en de overheid. De leveranciers zijn getoetst aan deze criteria. 20/20 vision was de meest passende leverancier. Eén van de pluspunten van deze oplossing is de 3-weg matching met orders en ontvangsten uit MS Dynamics NAV. Dit elimineert de handmatige acties om facturen te matchen met orders en ontvangsten. Tot de pluspunten horen ook de vergaande mogelijkheden tot functiescheiding en authenticatie van de juiste goedkeurder via een pincode. Dit alles maakt ons proces accountantproof .” Dennis vertelt verder dat de look & feel van 20/20 vision als eenvoudig en duidelijk werd ontvangen door de gebruikers. “Het gebruiksgemak voor de eindgebruiker was ook een belangrijk criterium tijdens de selectieronde. 20/20 vision gebruikt duidelijke knoppen en een eenvoudige userinterface. We wisten dat onze medewerkers makkelijk met dit systeem konden gaan werken”.

20/20 vision helpt ons om onze voorbeeldfunctie binnen de groep te behouden

Met 145 medewerkers in Nederland, Frankrijk en Engeland ziet Dennis meer toepassingen voor 20/20 vision. Op termijn gaan de buitenlandse vestigingen ook over op 20/20 vision, tevens gaat Gamko BV de functionaliteit voor onkostendeclaraties in gebruik nemen. “De inzet van deze functionaliteit zal zorgen dat het indienen van de onkostendeclaraties door onze buitendienstmedewerkers en monteurs sneller verloopt. Nog een efficiencyslag die wij kunnen maken dus. Deze functionaliteit ondersteunt onze wens om organisatie-breed slimmer te werken.” Door het digitaliseren van het proces voor het indienen van onkosten declaraties wordt ook dit proces inzichtelijker. “Onze zusterorganisaties in Frankrijk en Engeland kijken naar ons als het gaat om IT innovaties. Met 20/20 vision behouden we deze voorbeeldfunctie.”

Rate this post

Print Friendly