Shimano Europe Group is de overkoepelende organisatie voor diverse verkoopkantoren die verantwoordelijk zijn voor de verkoop, marketing en service van technisch hoogwaardige hengelsportartikelen, fietsonderdelen en andere sportuitrusting in Europa. Het hoofdkantoor is gevestigd in Nunspeet, Nederland. Het Europese ‘Team Shimano’ bestaat momenteel uit meer dan 400 enthousiaste collega’s verspreid over kantoren in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Engeland, Italië, Zweden, Finland, Noorwegen en Polen.

De administratie van de bedrijven van Shimano Europe in Duitsland, België en Nederland is centraal gevestigd in het hoofdkantoor in Nederland. Zij maken gebruik van JD Edwards software voor onder andere de verwerking van ongeveer 21.000 inkomende facturen per jaar voor zeven administraties. Zes full users en bijna zestig controleurs, adviseurs en budgethouders zijn betrokken bij goedkeuring en verwerking van de facturen.

Goedkeuring buiten kantoor, verbetering interne controle en meer efficiency

Voorheen verliep de factuurverwerking bij Shimano Europe hetzelfde als bij de meeste andere organisaties. Facturen kwamen op papier of via pdf, om vervolgens geprint te worden, binnen voor verwerking door de crediteuren administratie. De facturen werden in JD Edwards geboekt met een betalingsblokkering en daarna werd de originele factuur verstuurd naar de goedkeurder voor akkoord door middel van een handtekening. Na akkoord werd de betalingsblokkering van de facturen handmatig verwijderd in JD Edwards, zodat de facturen betaald konden worden. “Omdat een groot aantal medewerkers van Shimano regelmatig op reis is, wilden wij graag dat men ook buiten kantoor de facturen goed kon keuren. Verder zochten wij naar meer efficiency in de verwerking van de inkomende facturen en verbetering van de interne controle”, vertelt Wim Hartog, Financieel Projectmanager, Shimano Europe tijdens het eerste interview begin 2012.

Zoveel mogelijk standaard en een stukje zeer efficiënt maatwerk

Inmiddels werkt Shimano Europe al weer geruime tijd met ISP-Invoice.  Hartog: “Vooraf wilden wij graag een standaard oplossing gebruiken. Tijdens het project bleek echter dat er toch maatwerk verricht moest worden omdat onze producten uit Azië komen. Dit gaf toen enige vertraging in het implementatieproces en nu achteraf levert dit stukje maatwerk ons enorm veel voordeel op. De consultant van ISProjects heeft de tijd genomen om onze afwijkingen zo standaard en efficiënt mogelijk te verwerken in het systeem. Dankzij zijn inspanningen heeft Shimano de meest optimale afstemming voor de matching bereikt. Daarnaast is met behulp van de partner Cadran de ingewikkelde interface uitstekend opgeleverd. Shimano heeft te maken met vele verschillende en dagelijks wisselende valuta. Om dit juist te verwerken in JD Edwards is een grondige kennis van de interface noodzakelijk. Cadran heeft hierin zeker haar toegevoegde waarde getoond.”

Efficiency dankzij automatisch matchen en duidelijke audit trail
“Met name de automatische matching van de inkoopfacturen levert ons enorm veel tijdswinst op. Wij zijn een groeiende organisatie en hebben dankzij digitale factuurverwerking het team niet uit hoeven breiden. Verder zijn de accountants zeer content met de duidelijke audit trail en de overzichten die wij hen laten zien. Tot slot zijn de reacties vanuit de organisatie positief: de administratie heeft nu zicht op waar de facturen zijn, de goedkeurders kunnen waar en wanneer zij het wensen de facturen accorderen en er blijft tijd over voor andere werkzaamheden!” besluit Hartog opgewekt.

Meer informatie over Shimano: www.shimano.com

Meer informatie over ISP-Invoice voor JD Edwards

Bekijk hier de bedrijfsbrochure, schrijf u via events in voor een uitgebreide demo en een presentatie door een klant of neem contact met ons op!

Rate this post

Print Friendly