Digitaal factureren is sterk in opmars nu steeds meer onderwijsinstellingen hun factuurverwerking efficiënter willen inrichten. Drie grote instellingen – Deltion College, HAS Hogeschool en Universiteit van Amsterdam – hebben onlangs E-Invoice van BCT geïmplementeerd om hun factuurverwerking te optimaliseren, zo maakt BCT bekend. BCT, leverancier van oplossingen voor Enterprise Information Management (EIM), maakt daarmee een grote efficiëntieslag mogelijk voor de drie onderwijsinstellingen.

“Onderwijsinstellingen realiseren zich steeds vaker dat ze veel kosten kunnen besparen door hun secundaire processen slim en eenvoudig in te richten. Daardoor kan de focus nog meer op de primaire onderwijsprocessen komen te liggen. E-facturatie kan de instellingen veel tijdswinst, kostenbesparingen en overzicht opleveren”, zegt Ralph Adams, segmentmanager onderwijs bij BCT.

Digitale facturatie

Adams: “Op dit moment ontvangen onderwijsinstellingen zowel fysieke als gedigitaliseerde facturen in pdf, maar we verwachten dat het percentage digitale facturen de komende jaren flink zal stijgen.” BCT ontwikkelde E-Invoice om het verwerken van digitale facturen te vereenvoudigen. E-Invoice analyseert in de factuur de data in alle relevante factuurvelden en plaatst deze in het gewenste formaat in het boekhoudsysteem. “Het voordeel is dat er geen handmatige verwerking aan te pas komt”, licht Adams toe. “Dat scheelt veel tijd en zorgt voor minder fouten en conflicten tussen facturen en ordergegevens. Deze efficiëntieslag maakt het mogelijk dat onderwijsinstellingen facturen sneller behandelen en dus sneller kunnen betalen.”

Duurzaam en efficiënt

Richard Drent, manager financiële administratie bij Deltion College: “We willen graag dat onze leveranciers de facturen zoveel mogelijk digitaal gaan aanleveren. Momenteel wordt de helft van de facturen fysiek aangeleverd en de helft komt als pdf binnen. Binnenkort starten we ook met echte digitale facturen.” Hij vertelt over het gebruik van E-Invoice: “De implementatie verliep soepel en e-facturatie bespaart ons veel tijd. Het is ook minder belastend voor het milieu, omdat we langzaam afstappen van papieren facturen die met de post bij ons bezorgd worden. We kunnen het alle instellingen aanraden eens na te denken over de wijze waarop ze hun factuurafhandeling inrichten.”

E-Invoice 2.0

Als aanvulling op de oplossing voor digitale factuurverwerking introduceerde BCT onlangs E-Invoice 2.0. Hiermee is het mogelijk om alle soorten digitale facturen te verwerken, ongeacht in welk formaat deze is gemaakt. Organisaties hoeven hierdoor hun leveranciers niet te verplichten tot een vast formaat, want de software herkent de relevante gegevens uit zowel gedigitaliseerde facturen (pdf’s) als digitale facturen in HR-XML-, UBL of een ander XML-formaat. Adams: “Dankzij E-Invoice kunnen de onderwijsinstellingen hun factuurprocessen efficiënter inrichten. Ik verwacht daarnaast dat steeds meer instellingen zullen kiezen voor E-Invoice 2.0, waarmee ze zijn voorbereid op de toekomstige ontwikkelingen in e-facturatie.”

Rate this post

Print Friendly