In de Nederland gebruiken overheidsinstellingen meestal Microsoft Office als standaard voor tekstverwerking en worden bestanden onderling uitgewisseld in het .doc of .rtf formaat. De Engelse overheid heeft besloten voor een andere koers en heeft gekozen om Open Document Format (ISO 26300:2006) als standaard te kiezen voor het delen van actieve overheidsdocumenten. Voor het lezen en delen van gearchiveerde documenten is gekozen voor HTML en PDF/A.

Microsoft heeft heeft de afgelopen maanden nog geprobeerd om de Engelse overheid op andere gedachten te brengen maar dat is dus niet gelukt.

Communiceren met de overheid moet gratis kunnen zijn

Een belangrijkste reden voor de Engelse overheid om te kiezen voor ODF is de wens om de communicatie tussen de overheid en haar burgers en bedrijfsleven mogelijk te maken zonder dat dit kosten met zich meebrengt, dus geen kosten hoeven te maken voor het maken of lezen van een document. Voor het formaat ODF zijn open source, en dus gratis applicaties beschikbaar, waaronder LibreOffice. Ook voor de formaten PDF/A en HTML zijn gratis applicaties beschikbaar.

Gelijk speelveld voor aanbieders

Een ander belangrijk argument is het realiseren van een gelijk speelveld voor de aanbieders van oplossingen. Ook al heeft Microsoft met Office een zeer groot marktaandeel, voor de Engelse overheid is het uitdrukkelijk de wens dat andere oplossingen ook gebruikt gaan worden door de overheidsinstellingen op basis van een vrije en gezonde concurrentie. Hierdoor kunnen overheidsinstellingen en het bedrijfsleven aanzienlijke kostenbesparingen realiseren op de licentiekosten van applicaties voor de creatie van documenten, de alternatieven voor Microsoft Office.

Naast de standaard Microsoft Office kiezen organisaties ook steeds vaker voor cloud oplossingen als Microsoft Office 365 en Google Docs of open source oplossingen als LibreOffice en OpenOffice. Door de opkomst van werken op tablets komen ook tekstverwerker Apps op de markt. Waar een aantal jaren geleden organisaties er nog van uit konden gaan dat de ontvanger het document zou lezen en bewerken met een Office versie op zijn PC is dit de laatste jaren volledig veranderd.

Met de digitalisering zijn ook applicaties op de markt gekomen om documenten volledig geautomatiseerd te assembleren op basis van beschikbare data, of door de klant aangeleverde informatie via een online formulier, bijvoorbeeld een offerte of contract. Hierdoor kan een aanbieder veel sneller een persoonlijke aanbieding doen, en daarbij de klant helpen snel een passende oplossing te kunnen kiezen.  Een standaard voor de uitwisseling van nog te bewerken documenten is daarom essentieel voor de productiviteit binnen de samenwerking. Daarnaast is het van belang de documentopmaak en huisstijl veilig te stellen.

Nederlandse situatie

In de Motie Vendrikwordt de regering verzocht ervoor te zorgen dat in 2006 alle door de publieke sector gebruikte software aan open standaarden voldoet. Op 17 september 2007 lanceerde staatssecretaris Heemskerk een actieplan rondom open standaarden waarin alle Rijksdiensten vanaf april 2008 het Open Document Format (ODF) moeten ondersteunen. Sinds 1 januari 2009 moeten alle overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, hun documenten ook in .odf aanbieden. Zo kunnen ambtenaren van de gemeente Amsterdam nu via hun intranet gebruikmaken van een odf-converter.

Op 23 juni 2006 heeft de Belgische federale regering beslist dat het ODF-formaat als één van de open standaarden in aanmerking komt om documenten uit te wisselen tussen de verschillende Belgische overheden.

Bovenstaande inspanningen hebben wel geleid tot een toename van het gebruik van ODF als standaard, maar vooralsnog zeer beperkt tot een andere keuze voor office oplossingen. De DIV afdelingen, van oudsher leidende rol innemend voor documentstandaarden binnen overheidsorganisaties hebben zich meer gericht op de vraagstukken rond digitale archivering, inrichten van zaaksystemen en informatie management.

Ook Nederlandse organisaties, bijvoorbeeld in bij de documentintensieve sectoren overheid, zorg en onderwijs, kunnen mogelijk veel geld besparen op de licenties van Office applicaties door te onderzoeken of alternatieven zoals LibreOffice, ingezet kunnen worden.

Wat is ODF?

De OpenDocument-indeling (ODF), oftewel het OASIS Open Document Format for Office Applications, is een open standaard voor het bewaren en/of uitwisselen van tekstbestanden, rekenbladen, grafieken en presentaties. De OpenDocument-standaard werd ontwikkeld door het OASIS-consortium, vanuit de XML-gebaseerde bestandsindeling van onder meer OpenOffice en LibreOffice. Zie ook het uitgebreide artikel op Wikipedia.

Welke Generieke Office Applicaties zijn er?

Bijna alle medewerkers hebben de beschikking over een aantal Office applicaties.Het aantal benodigde  gebruikerslicenties voor tekstverwerking, spreadsheets en presentaties ligt vaak zelfs hoger dan het aantal medewerkers. Andere office applicaties worden gericht gebruikt door specifieke gebruikers. De hieronder genoemde voorbeelden zijn voor eenvoudig en generieke toepassingen. Daarnaast zijn er gespecialiseerde applicaties voor professionals, zoals Adobe Indesign in plaats van Microsoft Publisher.

Voorbeelden van veel gebruikte office applicaties zijn, met de Microsoft applicaties voor de herkenbaarheid:

  • Tekstverwerking – Word
  • Spreadsheets – Excel
  • Presentaties – Powerpoint
  • Notities – OneNote
  • Diagrammen – Visio
  • Image viewer – Picture Manager
  • Formules – Equation Editor
  • Databases – Access
  • Project management – Project
  • Publicaties – Publisher
  • Onderling overleg – Lync
  • Opslag en delen – Sharepoint en OneDrive
  • E-mail en Agenda – Exchange

Meer weten?

Organisaties die meer willen weten over de mogelijkheden om de kosten van documentverwerking en -communicatie reduceren kunnen contact opnemen met johan.kosters@docplus.nl. Hij is een onafhankelijke deskundige op dit vakgebied.

Rate this post

Print Friendly