Amsterdam, 29 juli 2014 – Woonstichting De Key heeft voor de automatisering van haar factuurstroom voor Basware gekozen. De stichting met woningen in de sociale sector in Amsterdam, Diemen en Zandvoort kan diverse processen, die voorheen handmatig plaatsvonden, nu volledig automatisch afhandelen. De 55.000 facturen die Woonstichting De Key per jaar binnenkrijgt, worden nu via Basware’s oplossing efficiënter goedgekeurd.

Michael den Hollander, Manager Planning & Control bij Woonstichting de Key: “In de ‘oude’ situatie trokken tienduizenden binnengekomen facturen in rode, groene en blauwe ordners van bureau tot bureau. Niet bepaald een efficiënte autorisatiemethodiek, en de gevolgen laten zich raden: facturen raakten zoek, werden zodoende niet getekend of kwamen niet bij juiste persoon aan. Met veertig verschillende administraties waar wij onze dagelijkse activiteiten in bijhouden, spreekt het voor zich dat een dergelijk verouderd proces het werk er niet overzichtelijker op maakte.”

In de zoektocht naar de partij die het automatiseringsproces voor De Key op zich ging nemen, kwam het team van Den Hollander uiteindelijk bij Basware uit. “Een belangrijke voorwaarde voor het ‘nieuwe’ pakket was dat het makkelijk zou koppelen met de bestaande verhuuradministratie en de nieuwe keuze voor een financieel pakket. Wat ook zwaar heeft meegewogen, zijn de mogelijkheden om tot een vereenvoudigd ICT-landschap te komen dat bij ons te groot van opzet was. Omdat Basware een makkelijk te koppelen systeem is, hebben we uiteindelijk voor hen gekozen. We zagen daarnaast ook in dat een aantal activiteiten in Basware’s oplossing eenvoudig uit te voeren is. Denk daarbij aan het opstellen van overzichten en het definiëren van de autorisatieflow.”

Een ander belangrijk bijkomend voordeel is dat Basware de koppeling is tussen alle systemen, en dat er een 1-op-1-relatie tussen Basware en SG’s inkoopmodule mogelijk is. Hierdoor komt een groot gedeelte van de BTW-stroom rechtstreeks in de inkoopmodule terecht, waardoor De Key in staat is makkelijker BTW-aangiften op te stellen. Het optimaliseren van alle bedrijfsprocessen volgt in de komende periode, waaronder die van de scanningmogelijkheden.

Rate this post

Print Friendly