Stern staat voor mobiliteit en geïntegreerde automotive dienstverlening in Nederland. Stern is landelijk actief met autodealerbedrijven (85 dealerbedrijven, 21 automerken), met zakelijke en financiële autodienstverlening (lease, rent, financieringen en verzekeringen) en met autotechniek waaronder autoschadeherstel en bedrijfswageninrichtingen. Een compleet mobiliteitspakket met de focus op dienstverlening en duurzaamheid. Stern is met meer dan 100 vestigingen prominent aanwezig in de autodichte regio’s van het land in de provincies Noord- en Zuid-Holland, Utrecht en Noord-Brabant. De administratie van de centrale ondersteunende activiteiten binnen Stern wordt gedaan door Stern Facilitair.

7.000 inkomende facturen nu en tienduizenden in de toekomst

Stern Facilitair verwerkt per jaar zo’n 7.000 inkomende facturen in Exact. In totaal zijn ongeveer vijfendertig medewerkers betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van deze inkomende factuurstroom. Na een succesvolle implementatie van digitaal factuur verwerken door Stern Facilitair zullen tienduizenden facturen van een aantal zusterorganisaties op termijn ook digitaal verwerkt gaan worden.

Correcte vastlegging facturen

Kees Veerman, Hoofd Administratie, Stern Facilitair vertelt: “Het grootste gedeelte van de facturen verwerken wij voor ICT en gebouwenbeheer. Om de goedkeuring vast te leggen hadden wij allerlei systemen bedacht. Daarbij werden scans van de facturen na ondertekening van de ene naar de andere server overgeplaatst. Dat bezorgde de afdeling veel handmatig werk en de foutkans was helaas daardoor ook erg groot.”

Doorbelasting inkomende facturen

“Stern Facilitair is een soort facilitaire ‘doorbelastingsfabriek’. Wij verzorgen centraal de controle en autorisatie voor de verschillende locaties. De 15 controllers van deze locaties ontvangen nu eerst de factuur voor goedkeuring via de automatische workflow en na akkoord worden de kosten doorbelast. Voorheen ontving men de doorbelaste factuur en moest deze, indien nodig, gecorrigeerd worden via creditnota’s. Dit laatste bezorgde iedereen uiteraard meer werk. De papierstroom is nu verdwenen en de informatie staat niet meer over verschillende servers verdeeld. Hierdoor is de foutkans uit het proces gehaald en kan er ook niets meer worden vergeten!”vervolgt Veerman.

Factuurverwerking in Exact en FIS2000

Veerman sluit af:”Waarom ISProjects? Zij bieden een volledige oplossing voor digitaal factuur verwerken in Exact en hebben daarnaast een interface met verschillende andere pakketten zoals FIS2000. Dit was voor ons doorslaggevend omdat één van de zusterbedrijven met FIS2000 werkt en wij daar in de toekomst ook factuurverwerking willen implementeren. ISProjects was de enige die een bestaande interface heeft met beide pakketten.”

 

Rate this post

Print Friendly