Alweer enige tijd geleden schreef ik over de inrichting van één centraal digitaal archief voor een grote financial. Inmiddels zijn we een half jaar verder en hebben we grote stappen gemaakt, maar soms ook nog niet kunnen maken. Het is vaak twee stappen vooruit, een stap terug.

Het inrichten van één centraal digitaal archief is meer dan het bij elkaar vegen van een aantal digitale documenten en het digitaliseren van papier. Het archief blijkt in de praktijk meer te zijn dan een opbergplaats voor documenten die je niet meer nodig hebt; het is dikwijls ondersteunend of soms zelfs cruciaal voor belangrijke processen.

Een archief, een single source of the truth betekent in een groot bedrijf het bedienen van meerdere bedrijfsprocessen en diversiteit in requirements. Een bedrijfsonderdeel dat werkt met fysieke, papieren documenten die na verwerking voor incidentele naslag zijn bedoeld ziet niet altijd het nut van een netjes georganiseerd digitaal archief. Een ander bedrijfsonderdeel dat om andere redenen uitgebreid moet zoeken in een dossier uit dat archief heeft juist veel behoefte aan een goed toegankelijk elektronisch dossier. Daarbij blijven mensen, na digitalisering, nog een tijdje met een ‘papieren bril’ naar hun dossiers kijken. Gezien door een papieren bril moet je een (kopie van een) dossier binnen handbereik en in eigen beheer hebben, om het te kunnen inzien, en kun je het beveiligen door het in een kast te stoppen.

Door archieven samen te voegen wordt duidelijk dat veel documenten dubbel zijn opgeslagen. Als meerdere bedrijfsonderdelen hetzelfde document nodig hadden, kozen ze er in het verleden voor zelf een kopie te houden. Ook hebben verschillende bedrijfsonderdelen, verschillende manieren om hun dossiers in te richten en verschillende benamingen voor hun documenten. De manier van organiseren en benoemen hangt sterk samen met de bedrijfsprocessen die ze uitvoeren.

Het inrichten van één archief vereist daarom het ontwikkelen van een gemeenschappelijke manier van benoemen van documenten, een gemeenschappelijke taal. Die gemeenschappelijke taal is de documenttypelijst van het bedrijf. Die taal mag best dialecten hebben, documentsubtypes, maar documenten worden ingedeeld langs de lijnen van de documenttypelijst. Zoals elk bedrijf een bedrijfsdatamodel zou moeten hebben, dat de informatie in een bedrijf eenduidig beschrijft, zo heeft het ook een gemeenschappelijke documenttypelijst nodig.

Het is geen exacte wetenschap, in een grote organisatie is het vaak meer een onderhandelingsproces. Het motto moet zijn; wat hetzelfde is moet hetzelfde heten. Een produktovereenkomst heet ‘produktovereenkomst’ en niet ‘ondertekende offerte’. Dan ontstaat soms de situatie twee stappen vooruit, een stap terug. Twee stappen vooruit door vast het begin te maken met digitalisering Een stap terug omdat organisatieonderdelen strak vast blijven houden aan hun eigen naamgeving en metadatamodel, hun eigen ‘taal’. En weer twee stappen vooruit als ze, nadat ze het digitaal dossier in de praktijk hebben zien werken, overtuigd raken van de noodzaak van gemeenschappelijke naamgevings afspraken en een gemeenschappelijk metadatamodel.

Een goed metadatamodel en naamgevingsconventie is cruciaal

  • Om in een minimaal aantal handelingen het juiste document te vinden
  • Om eenduidig vast te stellen wat voor soort document het is en waar het bij hoort
  • Om het document conform de regels te beheren
  • Om op need-to-know basis toegang te kunnen verlenen tot het document

En uiteindelijk, in combinatie met de in databases opgeslagen informatie, een 360 graden klantbeeld te genereren.

Over de auteur Mark Disselhorst

Deze column bevat mijn persoonlijke ervaringen en meningen als onafhankelijk consultant, en is dus op strikt persoonlijke titel geschreven.

 

Rate this post

Print Friendly