Amsterdam, 27 januari 2014 – Het Haagse advocaten- en notariskantoor BarentsKrans heeft gekozen voor de document management oplossing HP Autonomy WorkSite. I.R.I.S. is als implementatiepartner geselecteerd omdat het bedrijf veel ervaring heeft met de implementatie van WorkSite binnen de advocatuur.

BarentsKrans is een onafhankelijk Nederlands advocaten- en notarissenkantoor en met 125 medewerkers een van de grootste kantoren in Den Haag. Het heeft een uitstekende reputatie opgebouwd door de constante aandacht voor kwaliteit. Binnen BarentsKrans wordt nu gebruik gemaakt van een strak georganiseerde op zichzelf staande mappenstructuur om digitale dossiers op te slaan en te archiveren.

De keuze voor WorkSite past in de verdere professionalisering naar een volwaardig digitaal document managementsysteem (DMS). Zowel het notariaat als de advocaten gaan met WorkSite werken.

Volgens Cosima Stroeve, als kantoordirecteur verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van BarentsKrans, gaat daarmee een grote wens in vervulling. “WorkSite staat niet alleen voor integratie met de huidige systemen, maar ook de integratie met e-mail binnen het DMS betekent een grote vooruitgang. De structuur en werkwijze zijn voor ons nu al duidelijk en we verwachten dat we sneller en efficiënter zullen gaan werken. Na de implementatie zal een volledig geïntegreerde omgeving bestaan voor zowel de juristen als het secretariaat.”

WorkSite is door BarentsKrans geselecteerd omdat het pakket binnen de advocatuur dé standaard is, vooral ook vanwege de ‘best practice’ implementatiemethodiek van I.R.I.S.. “We hebben ons gedegen georiënteerd bij andere organisaties en collega’s”, aldus Stroeve, “en daarbij bleek dat de combinatie WorkSite en I.R.I.S. marktleidend is en in de praktijk de juiste oplossing biedt voor advocatenkantoren. BarentsKrans heeft er eerst voor gezorgd dat de ICT-omgeving en applicaties zoals voor tijdschrijven en huisstijl goed op orde zijn en nu kunnen we dat complementeren binnen WorkSite met een DMS en e-mailmanagement oplossing. Vooral van de geïntegreerde e-mailmanagement mogelijkheid verwachten we een duidelijke verbetering voor de dossiervorming. Mail hoeft nu maar één keer te worden opgeslagen.”

“Voor BarentsKrans is een aantal zaken heel belangrijk: actuele en betrouwbare informatie, volledigheid van dossiers, archivering en gecontroleerde toegang tot die informatie”, zegt Rob van der Drift, Sales Accountmanager bij I.R.I.S. Nederland. “Daarnaast is het van belang om – waar nodig- een strikte afscherming van informatie tussen notariaat en advocatuur te waarborgen. De keuze voor de industriestandaard WorkSite in combinatie met onze ‘best practices’ ervaringen zorgt ervoor dat dit op relatief korte termijn gerealiseerd kan worden.”

“Door bij aanvang van het project al direct zaken als scannen, archivering, OCR en full text search op te nemen, zullen de gebruikers direct de voordelen van het systeem ervaren. We hebben dan ook groot vertrouwen in een voorspoedig verloop van het project en zien uit naar een succesvolle samenwerking.”

 

Rate this post

Print Friendly