Op 16 december ondertekenden ‘s Heeren Loo Zorggroep en informatiemanagement- en afdrukspecialist Veenman een overeenkomst, waarbij Veenman voor een periode van vier jaar de dienstverlening rondom het totale machinepark van de zorginstelling, bestaande uit 2.000 printers, multifunctionals, scanners en faxen, overneemt. Geleidelijk zal het machinepark worden vervangen door 1.250 nieuwe, beter ingerichte Xerox en HP systemen. Het contract werd ondertekend door Kees Erends, Raad van Bestuur ’s Heeren Loo – portefeuille Zorg en Dirk Olivier, Algemeen Directeur Veenman, op het hoofdkantoor van ‘s Heeren Loo Zorggroep in Amersfoort.

Onderhandelingstraject

Het onderhandelingstraject startte in 2011, toen ‘s Heeren Loo Zorggroep haar machinepark vanuit kostenoogpunt onder de loep wilde nemen en in contact kwam met Veenman uit Capelle aan den IJssel. ‘s Heeren Loo Zorggroep was, met haar bijna 1.000 locaties en in totaal 13.000 werknemers, op zoek naar een betrouwbare, onafhankelijke partij die een goed onderzoek kon uitvoeren en een gedegen advies kon uitbrengen. Uit vier geselecteerde bedrijven koos ‘s Heeren Loo Zorggroep voor onafhankelijk leverancier Veenman.

Kostenbesparing

In de zomer van 2012 werd het onderzoek, dat in totaal drie maanden in beslag nam, uitgevoerd. Alle locaties werden onderzocht, waarbij ook de netwerkomgeving en werkprocessen in kaart werden gebracht. Conclusie: de totale kosten van het machinepark konden 40% omlaag, het energie- en papierverbruik kon met 25% worden verlaagd en de arbeidsdruk kon worden verminderd. Wouter Dijk, Areamanager Key Accounts bij Veenman en nauw betrokken bij het traject: “Eén van de adviezen was het terugbrengen van de grote verscheidenheid aan machines naar maar enkele types.”

Denken in oplossingen

Bij het aanbestedingstraject dat op het onderzoek volgde, kwam Veenman opnieuw als beste uit de bus. Janet Hartman, Informatiemanager ICT Infrastructuur bij ‘s Heeren Loo Zorggroep, zegt hierover: “Wij kozen voor Veenman, omdat Veenman niet alleen een goede prijs-kwaliteitverhouding biedt, maar ook meedenkt met de bedrijfsvoering en sterk is in het bedenken van oplossingen. De door Veenman geboden oplossing ligt daardoor het dichtst tegen onze organisatie aan. We gaan van huurprijs naar prijs per afdruk en het aantal verschillende machines wordt sterk teruggebracht; we krijgen een modern en efficiënt printerpark. Het bestellen van toners gaat in de nieuwe situatie automatisch: de machines geven zelf tijdig een seintje aan Veenman. Ook storingen worden door de machines rechtstreeks doorgegeven aan Veenman.” Een ander belangrijk punt vindt Janet Hartman de flexibiliteit. “Of onze instelling in de toekomst nu groeit of krimpt, het contract gaat hierin mee.”

Social return

‘s Heeren Loo Zorggroep vraagt van al haar belangrijke leveranciers een ‘social return’, een sociale tegenprestatie. Ook hierin kon Veenman de zorginstelling verrassen met een bijzonder voorstel. Een speciaal ontwikkelde app op de machines voorziet de cliënten van kleurplaten. De benodigde viltstiften worden eveneens door Veenman verstrekt. Cliënten kunnen met hun kleurplaat meedoen aan een kleurplaatwedstrijd. De vijf beste deelnemers én vijf willekeurig getrokken deelnemers winnen een geheel verzorgde rondleiding in de Rotterdamse haven.

 

Rate this post

Print Friendly