Meerssen, 2 januari 2014 – Het Belgisch, onafhankelijk, full-service advocatenkantoor Lydian heeft een succesvolle implementatie van WorkSite achter de rug. Dankzij de professionele begeleiding van I.R.I.S. beschikken de meer dan 90 medewerkers sinds enkele maanden over een van de meest geavanceerde toepassingen voor het volledig digitaal beheer van alle dossiers. Onder andere vlot e-mailmanagement, een pijnpunt van de vorige toepassing, is dankzij WorkSite een realiteit.

Voor de keuze van het nieuwe Document Management Systeem (DMS) werd niet over één nacht ijs gegaan. Lydian trok een externe consultant aan om onder andere behoeftes, pijnpunten en wensen in kaart te brengen en te evalueren. Het resultaat was een lijvig document met een duidelijke aanbeveling: Worksite als nieuw DMS omwille van zijn bewezen, stabiele werking met vlotte e-mailmanagement mogelijkheden, een specifieke ‘eis’ van alle gebruikers.

“De keuze voor I.R.I.S. lag vervolgens voor de hand, gezien de expertise en ervaring van het bedrijf ter zake”, situeert Patrick Franssens, COO van Lydian. “Daarenboven werkte onze recent aangetrokken IT Manager, Jan Vanherpe, in een niet zover verleden met I.R.I.S. aan een gelijkaardig project. Hij was overtuigd van de mogelijkheden van het bedrijf om Lydian bij te staan bij de implementatie van deze toepassing, zo relevant voor en rakend aan onze core business.”

“Belangrijke reden voor de keuze voor WorkSite is vooral het gebruiksgemak en de manier waarop de toepassing aansluit bij de werkwijze van advocaten”, licht Jan Vanherpe toe. “De conversie van het vorige document managementsysteem naar WorkSite leverde geen problemen op waardoor alle oude dossiers nu in WorkSite zijn opgeslagen. Dat was een absolute voorwaarde. Maar ook de integratie met e-mailmanagement en het gebruik blijkt eenvoudig.”

Vanherpe gaat enthousiast verder: “In de praktijk blijk e-mailmanagement heel eenvoudig. Via de Outlook-plugin zoeken de gebruikers in dossiers. Klassement en opslaan gaan nu sneller en makkelijker dan voorheen. Het op een vlotte manier verwerken van mails en documenten is dan ook spectaculair gestegen. Na de implementatie van WorkSite is de optimalisatie van deze investering belangrijk. Fine tunen is de enige nazorg die we nu hebben.”

Franssens sluit zich daarbij aan: “Lydian wil ‘lean and mean’ werken. Dat blijkt ook uit onze keuze voor WorkSite en de implementatiepartner; vanuit een beperkte IT-capaciteit op een pragmatische wijze kiezen voor best practices. Steeds met het oog op de behoeftes van onze eindgebruiker! Lydian heeft bewust geïnvesteerd in een applicatie voor de toekomst. In een volgende fase gaan we deze wellicht ook mobiel beschikbaar maken. I.R.I.S. bleek in dit traject een goede en betrouwbare partner.”

“Sterk betrokken bij de implementatie en vooral goed weten wat het kantoor wil, dat is kenmerkend voor Lydian”, concludeert Rick Gruijters, Sales Manager I.R.I.S. Nederland. “Die gerichte aanpak heeft er ook en vooral toe geleid dat Lydian de ‘Smart ECM Implementation Award’ kreeg uitgereikt tijdens het laatste I.R.I.S. Customer Event, vanwege de voortvarende implementatie van WorkSite aan de hand van I.R.I.S. best practices. Opvallend was de zeer goede wisselwerking tussen IT en Lydian’s advocaten. Efficiënt dossierbeheer was het doel, zonder omwegen hebben ze dit als team gerealiseerd.”

 

Rate this post

Print Friendly