Meer grip op de bedrijfsvoering draagt bij aan kwaliteit van onderwijs

Het Alfa-college, een Mbo-instelling in het noorden, heeft BCT geselecteerd als partner voor de uitrol van zijn digitaliseringsprogramma. BCT gaat het Alfa-college de komende jaren ondersteunen bij het efficiënter en effectiever inrichten van zijn ondersteunende processen. Anja Meerveld, projectleider van het Alfa-college: “De kwaliteit van het onderwijs staat bij ons voorop. Samen met BCT gaan we ons daarom richten op het optimaliseren van de bedrijfsvoering, waardoor er meer geld voor het onderwijs beschikbaar komt.”

Bij de aanbesteding werd de prestatie-inkoopmethodiek gevolgd. Het uitgangspunt van prestatie-inkoop is dat de opdrachtgever de leverancier als expert veel vrijheid geeft in het bieden van de beste oplossing. Het Alfa-college hoefde dus geen gedetailleerd programma van eisen te schrijven, maar stelde een aantal doelstellingen en randvoorwaarden centraal. “Het verhogen van de efficiëntie en effectiviteit van de processen is het belangrijkste doel”, zegt Meerveld. “We hebben daarbij een concreet doel voor het komende schooljaar geformuleerd: het digitaliseren van het bestel- en factuurproces, de bekostigingsdossiers en de examendossiers.”

Duurzaam partnerschap

Het Alfa-college zette bij het beoordelings- en selectietraject zwaar in op kwaliteit. “We wilden simpelweg de beste leverancier met de beste oplossing kiezen. We keken daarom onder andere naar de ambitie en visie van de leveranciers. De inschrijvers moesten onder andere een prestatieonderbouwing en de risico’s aangeven.” BCT werd volgens Meerveld geselecteerd omdat het bedrijf commitment toonde en de wensen van het Alfa-college het beste wist te doorgronden. Ook kwam BCT’s ervaring en kennis goed naar voren in de demonstratie en interviews. “BCT begrijpt onze organisatie- en projectdoelstellingen en daardoor hebben we echt het gevoel dat het bedrijf onze bedrijfsprocessen kan verbeteren. We vinden het belangrijk om een duurzaam partnerschap aan te gaan met BCT. De geboden oplossing is dan ook breed inzetbaar en biedt mogelijkheden voor toekomstige digitaliseringsprojecten.”

Meer grip op het proces

De oplossing bestaat uit het document management systeem van BCT, dat gekoppeld wordt aan een workflowapplicatie. De software ondersteunt het interne digitale bestelproces, matcht de binnenkomende facturen en verzorgt de routering, codering en accordering van inkomende facturen. De facturen worden tot slot betaalbaar gesteld in het financiële boekhoudsysteem. Naast deze financiële oplossingen worden ook de bekostigings- en examendossiers gedigitaliseerd.

De komende tijd wordt de implementatie voorbereid, waarbij er goed wordt gekeken naar het formuleren van de juiste processen en de integratie van de software met de backofficesystemen van het Alfa-college. “Straks kunnen we het aantal processtappen sterk terugbrengen”, verwacht Meerveld. “Facturen hoeven niet meer per post naar de verschillende vestigingen verzonden te worden en handmatig door budgethouders geaccordeerd te worden. Dat zorgt voor minder fouten en kortere doorlooptijden. Bovendien weten we beter waar een factuur zich bevindt in de organisatie. Kortom, we hebben meer grip op het proces.”

 

Rate this post

Print Friendly