Eindhoven/Den Haag – Doxis Informatiemanagers en Circle Software introduceren Ceelo™. Ceelo is de oplossing voor een schijnbaar onoplosbaar probleem: het gestructureerd filteren, selecteren, bewaren en beheren van alle belangrijke ongestructureerde digitale informatie binnen de kantoorautomatiseringsomgeving. Voor informatie-intensieve organisaties zoals overheden en non-profit instellingen bestaan strikte eisen aan de kwaliteit van de informatievoorziening. Terwijl uit ervaringsgegevens blijkt dat maximaal 30% van de echt belangrijke informatie in gestructureerde systemen ligt opgeslagen.

Bart Rossieau, Directeur bij Circle Software: “Het grootste deel van de belangrijkste informatie komt, ondanks de beste bedoelingen, niet terecht in zaaksystemen, DMS-en of RMA’s maar bevindt zich verspreid over netwerkschijven en in mailboxen van individuele (ook ex-)medewerkers. Veel van de data die wel op het netwerk staat, is overbodige rommel en ballast. Dat kost onnodige opslag- en back-up capaciteit en geld. Om nog maar te zwijgen over propvolle e-mailboxen en diverse applicaties met exotische bestandsformaten.”

Geen grip op informatie brengt grote risico’s met zich mee

Max Beekhuis, Directeur bij Doxis vult aan: “Wij zien bij overheidsorganisaties dat men in meer of mindere mate digitaal werkt, meestal in hybride vorm. Daarnaast is er vaak ook al een DMS/RMA of zaaksysteem in huis. Of ze maken gebruik van bijvoorbeeld SharePoint als collaborationtool. In de praktijk blijkt de techniek vaak een stuk weerbarstiger. Vooral het punt van verandermanagement is een struikelblok. Hoe zorg je er nou voor dat mensen op de juiste manier met een systeem gaan werken?”

Rossieau: “En hier gaat het vaak knellen. Want hoe weet je nu als verantwoordelijke dat alle informatie die van belang is voor de organisatie op de juiste manier wordt vastgelegd in de desbetreffende applicatie? Dat weet je dus niet.” Beekhuis: “En dat betekent dat je als organisatie geen grip hebt op je informatie. Dit brengt enorme risico’s met zich mee.”

Ceelo: combinatie van unieke selectiemethode en duurzame digitale opslag

Ceelo maakt hier een eind aan. Met een gestandaardiseerde selectiemethodiek zijn achteraf selecties toe te passen op informatie die tijdelijk of permanent dient te worden bewaard. Daarna is het eenvoudig om deze informatie vanuit alle bronnen (netwerkschijven, mailboxen, zaaksystemen, DMS-en, etc.) eenvoudig naar een gecontroleerde digitale beheeromgeving, een digitaal depot, over te brengen. Vanuit deze beheeromgeving kunnen de gebruikers informatie archiveren, toegankelijk maken en eventueel op termijn vernietigen. Er zijn koppelingen aanwezig met praktisch alle documentmanagement- en zaaksystemen en/of verticale vakapplicaties.

Resultaat: grip op informatie, adequaat risicomanagement en uw organisatie is compliant.

Bekijk ook de nieuwe website: http://www.ceelo.nl .

 

Rate this post

Print Friendly