’s-Hertogenbosch, 16 oktober 2013 – Hoewel overheden zich wereldwijd bewust zijn van de inefficiëntie van hun documentprocessen heeft verbetering hiervan geen prioriteit, met name niet in tijden van bezuinigingen. Overheidsinstanties lopen daardoor echter aanzienlijke kansen mis op het gebied van kostenbesparingen, verbetering van de dienstverlening aan burgers en behoud van waardevolle medewerkers. Dit zijn de bevindingen van een IDC Government Insights Market Spotlight op basis van een IDC-whitepaper, mede mogelijk gemaakt door Ricoh, getiteld: “Government: Fixing Document Processes Improves Constituent Services While Reducing Costs, July 2013” (Overheden: optimalisering van documentprocessen verbetert dienstverlening aan burgers en bespaart kosten, juli 2013).

De IDC Government Insights Market Spotlight geeft aan dat zelfs in het licht van bezuinigingen overheidsinstanties over vele mogelijkheden beschikken om kosten te besparen, uitgaven te beperken en tegelijkertijd de kwaliteit van dienstverlening aan het publiek te verbeteren. Dit is vaak mogelijk door op een meer strategische wijze te bezuinigen, door gebruik te maken van bestaande technologie en samenwerkingsverbanden met leveranciers, met relatief weinig extra investeringen.

Het wereldwijde IDC-onderzoek onder 1.516 kenniswerkers en eigenaren van documentgestuurde processen heeft een aantal kernbevindingen:

• Ineffectiviteit, inefficiëntie – Slechts 36 procent van de respondenten die bij de overheid werkt, bestempelde de publieksgerichte documentgestuurde processen als efficiënt en effectief, vergeleken met 52 procent van de respondenten in de commerciële sector. Waar het gaat om efficiëntie van documentprocessen behoort de overheid tot de slechtst scorende sectoren in het onderzoek.

• Ontbreken van urgentie – Hoewel ze zich bewust zijn van procesefficiëntie, hecht slechts één op de drie overheidsrespondenten meer belang aan projecten ter verbetering van documentgestuurde processen dan aan IT-projecten. Dat is tien procent lager dan de commerciële sector.

• Substantiële mogelijkheden voor kostenbesparingen – Overheidsrespondenten verwachten dat hun totale kosten met 9 procent afnemen als ze alle problemen in hun publieksgerichte processen konden oplossen. Volgens het onderzoek dragen deze oplossingen ook bij aan verbetering van de dienstverlening aan burgers, behoud van werknemers en het aantrekken van jonger personeel.

“Veel waarnemers zijn van mening dat overheden meer zouden moeten werken als commerciële organisaties”, stelt Vincent Faaij, Market Development Manager Overheid bij Ricoh Nederland. “Overheden hebben weliswaar een beperkt budget, maar uit dit onderzoek blijkt dat zelfs bescheiden investeringen in het verbeteren van de documentworkflows in aanzienlijke mate worden terugverdiend door kostenbesparingen, behoud van medewerkers, tevredenheid en capaciteitstoename.”

Een goed voorbeeld is een Ricoh-oplossing waarbij gebruik gemaakt wordt van digitale informatiezuilen, die tegenwoordig veelvuldig en succesvol, met aantoonbare kostenverlaging als gevolg, in de zorgsector geïmplementeerd worden. Ook voor de overheidssector biedt het systeem vele voordelen. Vincent Faaij: “Met deze informatiezuilen kunnen wachttijden bij overheidsinstellingen sterk gereduceerd worden. Via eenvoudige aanmeldingsprocedures worden burgers op overheidslocaties efficiënt en snel begeleid bij hun vragen. In de zorgsector spreken we over patiëntenlogistiek, je zou dit ‘burgerlogistiek’ kunnen noemen. Daarnaast kunnen specifieke processen geoptimaliseerd worden, zoals processen binnen het domein Sociale zaken, waarbij burgers de verplichte aan te leveren informatie rondom uitkeringen, sollicitaties etc. digitaal en snel via scanzuilen aan kunnen leveren. De komende maanden breiden we onze dienstverlening uit met oplossingen specifiek gericht op meerdere producten die (gemeentelijke) overheden aanbieden, zoals rijbewijsaanvragen, paspoorten en vergunningen.”

Voor het beste resultaat raadt Ricoh aan documentprocesverbetering breed te benaderen. “Veel overheidsinstanties werken met een budget dat is beperkt tot hun eigen units of afdelingen, maar documenten overspannen bijna alle overheidsinstanties en -processen”, aldus Vincent Faaij. “We raden overheidsinstanties aan om bij het verbeteren van hun processen een meer strategische benadering toe te passen en samen te werken met andere instanties om zo hun voordeel te vergroten.”

Meer onderzoeksbevindingen en informatie over hoe betere processen organisaties aan een hogere omzet helpen en bijdragen aan risicobeheer, zijn te vinden op www.ricoh-europe.nl/thoughtleadership of in het Process Imperative van Ricoh, een lopend initiatief ter bevordering van inzicht in de nieuwe paradigma’s voor document- en informatieverwerking, zodat ondernemingen de collectieve wijsheid binnen hun organisaties beter kunnen benutten.

Rate this post

Print Friendly