Hoofddorp, 21 oktober 2013 – Organisaties/afdelingen die veel contact hebben met hun klanten, leveranciers en/of medewerkers, staan voor de toenemende uitdaging alle communicatie en bijbehorende documentstromen in goede banen te leiden. Juist nu er zoveel meer opties zijn om met elkaar te kunnen communiceren is de noodzaak groot om ieder bericht aan te laten sluiten op de gewenste bedrijfsprocessen. De specialist in “document capture”, DDi Document Software uit Hoofddorp legt hiermee de basis voor haar productvisie en strategie voor de jaren die voor ons liggen.

DDi biedt een standaard proces inrichting op alle documenten die door organisaties worden ontvangen. Per post, via de email, sms, XML, EDI, etc. alle documenten/berichten worden op uniforme wijze “opgevangen”, de inhoud ervan geïnterpreteerd en aangesloten op de interne bedrijfsprocessen. “Klinkt makkelijk, maar als geen ander weten wij – met ruim 20 jaar ervaring – hoe ingewikkeld het is om document gedreven bedrijfsprocessen in te richten en/of te optimaliseren. Het zijn altijd weer de nuances die optimaliseren lastig maakt. In de regel leidt dit vaak tot tijdelijk bedoelde workarounds die pragmatisch worden toegepast, maar echter grote impact kunnen hebben op de efficiëntie van het totale proces. Met als eindresultaat: extra handelingen door medewerkers, inaccurate beslissingen, inefficiënte processen, toename in fouten en behoorlijk oplopende kosten.” Aldus Thom Menssink, oprichter en eigenaar van DDi.

De software oplossingen van DDi hebben zich door de jaren heen geëvolueerd tot een volledig “Document Capture platform”. Via vast te leggen business rules worden alle ontvangen documenten/berichten inhoudelijk toegankelijk gemaakt. Om automatisch vast te stellen; “waar gaat het document over”, “bij welk(e) dossier/casus/proces hoort het document”, “wie moet het behandelen” en “wat moet er mee gebeuren”.

Volgens de visie van DDi maakt het niet uit waar het document vandaan komt. Fysieke documenten worden gescand, email boxen worden verbonden aan het platform en bijvoorbeeld internet portalen/applicaties hebben een rechtstreekse interface met het document capture platform. Innovatieve technieken zorgen ervoor dat bijvoorbeeld aanvragen gekoppeld worden aan het CRM en naar de verkoopafdeling gaan, de facturen automatisch ingeboekt worden in het ERP-systeem en het goedkeuringsproces ingaan en de functioneringsverslagen direct aan het HRM dossier worden toegevoegd en automatisch een kopie exemplaar naar de medewerker wordt gestuurd.

Het DDi Document Capture Platform biedt standaard interfaces en kent onder meer standaard integraties met Microsoft CRM/Navision, Exact, Unit4, AFAS, SAP, Oracle, Navision, Anva, PerfectView. DDi legt haar productvisie en strategie 2014 – 2020 vast in een white paper die over enkele weken beschikbaar komt. Zodra deze beschikbaar is brengen wij u op de hoogte.

Rate this post

Print Friendly