BCT, leverancier op het gebied van Enterprise Information Management, heeft in de afgelopen paar maanden vier nieuwe gebruikers van Liber mogen verwelkomen. Gemeenten Veldhoven, Wageningen, Horst aan de Maas, en Zuidplas kozen voor de BCT-oplossing voor zaakgericht werken. De gemeenten willen met behulp van de Liber zaaksysteemsuite hun processen stroomlijnen en de dienstverlening richting burgers en bedrijven optimaliseren. Daarnaast kunnen de gemeenten door de inzet van zaakgericht werken eenvoudiger samenwerken met andere gemeenten en ketenpartners.

Liber werd in 2011 op de markt gebracht. Alex Lony, product portfoliomanager bij BCT, vertelt waarom: “We zagen enkele jaren geleden een veranderende behoefte in de markt, mede veroorzaakt door decentralisatie van wet- en regelgeving. Dat betekende meer verantwoordelijkheden en focus op betere dienstverlening en vermindering van administratieve lasten. Met zaakgericht werken staat niet het document maar het resultaat centraal, en daardoor zijn gemeentelijke organisaties in staat hun werkprocessen flexibeler en efficiënter in te richten.” De Liber zaaksysteemsuite, bestaande uit zaakafhandeling, zakenmagazijn, berichtencentrale, KCS en BPM, maakte de afgelopen jaren een flinke ontwikkeling door. Lony: “We hebben Liber met behulp van onze eerste pilotklanten nog beter afgestemd op de behoeften van de gebruikers. De huidige functionaliteiten bieden gemeenten, maar ook veiligheidsregio’s en zorg- en onderwijsinstellingen, een gebruiksvriendelijke, flexibele en open productsuite waarmee organisaties direct aan de slag kunnen.” De vier nieuwe gemeenten geven allemaal hun eigen invulling aan het zaakgericht werken. Zo biedt Liber de gemeente Zuidplas een all-in-one midoffice-oplossing en is zaakgericht werken met Liber bij gemeente Horst aan de Maas een mijlpaal in het gemeentebrede programma Dienstverlening, Deregulering en Digitalisering.

Ontwikkeling zaakgericht werken

BCT werkt momenteel hard aan de doorontwikkeling van Liber. Volgens Lony is dit noodzakelijk omdat gemeenten andere behoeften krijgen. “Het concept van zaakgericht werken en de voordelen voor de interne bedrijfsvoering zijn bij de meeste gemeenten wel geland”, vertelt hij. “Daarom kijken veel gemeenten nu naar het betrekken van externe organisaties bij zaakgericht werken. Een logische vervolgstap, omdat gemeenten steeds meer ketengeoriënteerd zijn. Denk aan samenwerkingsverbanden met andere gemeenten en de vele (overheids)organisaties die betrokken zijn bij Regionale Uitvoeringsdiensten en de Veiligheidsregio’s.” Het werken met een zaak als basis, waarbij het dossier automatisch wordt bijgehouden en medewerkers documenten eenvoudig extern kunnen delen, past hier uitstekend bij.

Nieuwe functionaliteiten

Een van de nieuwe functionaliteiten die hieruit voortkomt, is het zogenaamde ‘multi tenant’ zaaksysteem. Hierbij implementeren gemeentelijke organisaties die nauwe banden hebben gezamenlijk het Liber zaaksysteem. De basis van de oplossing is daarbij voor elke organisatie hetzelfde, maar per gemeente of instelling zijn er individuele aanpassingen mogelijk. Daarnaast werkt BCT aan uitgebreidere zoekmogelijkheden (enterprise search) binnen Liber, waarbij men niet alleen het zaaksysteem, maar ook andere bronnen zoals het oude DMS, de VAC en PDC kan doorzoeken.

Bovendien wordt Liber binnenkort uitgebreid met een dynamisch dashboard, waarin in één oogopslag managementinformatie te zien is. “Denk daarbij aan het aantal openstaande zaken en welke zaken binnen een bepaalde tijdsnorm zijn afgehandeld. Dat biedt de juiste stuurinformatie om de interne organisatie én externe projecten nog efficiënter uit te voeren”, aldus Lony.

 

Rate this post

Print Friendly