Terwijl het reduceren van IT-kosten nog steeds hoog op de agenda staat, zien veel bedrijven kostenbesparingen op het gebied van fax over het hoofd. Veel IT-afdelingen zijn zich niet bewust van het wijdverbreide gebruik van fax binnen bedrijfsprocessen zoals inkoop en orderverwerking en verzuimen hierdoor de infrastructuur te optimaliseren.

Ook al klinkt het ouderwets en zijn er tegenwoordig digitale alternatieven, fax is en blijft voor vele sectoren bedrijfskritisch. Vooral de internationale handel en gereguleerde sectoren zoals het bank- en verzekeringswezen en de gezondheidszorg faxen intensief. Uit een recent onderzoek bij een middelgroot Nederlands ziekenhuis is gebleken dat zij gemiddeld 300.000 faxen per jaar ontvangen en versturen.

Voor het merendeel gebruiken bedrijven traditionele fax machines of eerste generatie fax servers. Bij traditionele faxmachines is er echter onvoldoende toezicht op de belangrijkste correspondentie binnen een bedrijf, de noodzaak om met papier door het gebouw te lopen is niet efficiënt en is men afhankelijk van de werking van de machine zelf. Eerste generatie fax servers hebben over het algemeen zeer hoge IT-onderhoudskosten. Omdat verreweg het meeste faxverkeer plaatsvindt buiten het oog van de IT-afdelingen om, ziet men niet dat er op dit gebied eenvoudig flinke kostenbesparingen gerealiseerd kunnen worden.

Derde generatie fax servers, zoals de Fenestrae Faxination Server 2013, consolideren het bedrijfsbrede faxverkeer in het datacenter. Dit maakt traditionele fax machines en eenvoudige fax servers overbodig, reduceert de IT-kosten en vergemakkelijkt het voldoen aan accounting en auditing wet- en regelgeving.

Meer dan 1000 bedrijven in ruim 40 landen, zoals Vodafone, ING en de Royal Bank of Scotland, maken al jaren gebruik van de Fenestrae Faxination Servers. Met de 2013 versie, die deze week is gelanceerd, kunnen bedrijven IT-beheerkosten verder verlagen. De nieuwe web-based management portal faciliteert het beheer van de server op afstand en met iedere telefoon of tablet. Met de tekst preview van inkomende faxen op mobiele telefoons kan men zien of het downloaden van de fax op dat moment noodzakelijk is of kan worden uitgesteld.

 

Rate this post

Print Friendly